загранкомандировка

[Яна_]

Добрый день, коллеги. Никогда не сталкивалась с такими командировками, запуталась. Подскажите, кто как проводит? Сотрудник уехал в командировку в Европу. Под отчет получено в рублях. Все оплачивал со своей личной карты (банк списывал в рублях по своему курсу). Как это провести? В АО указать расход в рублях или в валюте? Все документы на оплату в валюте и на иностранном языке. Курсовая разница не возникает? Я предположила в АО указать расходы по выписке с карты в рублях, приложив все документы и чеки (правда они в инвалюте). УСН 15%. Буду благодарна если поделитесь опытом.

[КЕЕ]

Сообщение от Яна_

Все документы на оплату в валюте и на иностранном языке

Развернуть для просмотра

Очень часто, особенно при направлении работника в командировку за границу, командированный сотрудник может принести для подтверждения своих расходов документы на иностранном языке (счета за гостиницу, билеты и т.д.).

Пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, требует в таком случае построчного перевода документов на русский язык.

Данное требование основывается на присущем русскому языку статусе государственного языка (см. п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации").

Однако нормы действующего законодательства не разъясняют вопроса, обязана ли организация обращаться за переводом к специализированному переводчику.

Рекомендации
Перевод может быть произведен как профессиональным переводчиком, так и сотрудником самого налогоплательщика.

Нормы действующего законодательства не ставят факт подтвержденности расходов в зависимость от того, кто переводит документы. Следовательно, организация вправе подтвердить расходы документами, которые переведены ее сотрудником (см. письма Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 26.03.2010 № 03-08-05/1, от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725, УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 № 20-12/050126).

В действующем законодательстве нет требований и к образованию лица, которое будет осуществлять перевод документов.

Однако, поскольку со стороны проверяющих возможно предъявление претензий, выполнять перевод документов с иностранного языка целесообразнее работнику, который имеет диплом или иной документ, подтверждающий знание иностранного языка.

[свернуть]

По АО и расходвм :

Авансовый отчет (загранкомандировки)

Развернуть для просмотра

При направлении сотрудника в командировку за границу, оплата расходов, в том числа выплата аванса и возврат неизрасходованной суммы может осуществляться в валюте (п. 16 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, пп. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ). В авансовом отчете (форма № АО-1) в этом случае дополнительно заполняются строка 1а, а также графы 6 и 8 на оборотной стороне.

Суточные платятся в валюте за день пересечения границы РФ при следовании в командировку, и в рублях за дату пересечения границы при возвращении в РФ. Денежные средства в рублях сотруднику могут быть выданы из кассы на основании приказа о направлении в командировку, и служебной записки (расчета) с указанием необходимой суммы (пп. 6.3 п. 6 Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Выдавать денежные средства в валюте сотруднику, который является валютным резидентом, нежелательно, так как это может стать основанием для привлечения к ответственности.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник представляет авансовый отчет, к которому прилагает следующие документы: по проезду (включая страховку и оплату постельных принадлежностей), по найму жилого помещения и др. Все подтверждающие расходы документы при заграничной командировке должны иметь перевод на русский язык, который может сделать как профессиональный переводчик, так и штатный работник.

Бухгалтерский учет

Суммы, выданные работнику в качестве аванса (в том числе суточные), до момента утверждения авансового отчета не признаются расходами, а учитываются как дебиторская задолженность подотчетного лица (п. 3, 16 ПБУ 10/99). После утверждения авансового отчета расходы на служебные командировки работников (в т.ч. суточные) учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). При этом затраты, связанные с оплатой услуг банка (в т.ч. комиссия банка за снятие наличных в банкомате) относятся к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).

Согласно п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н и п. 20 ПБУ 3/2006, записи в бухгалтерском учете по валютным счетам организации производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции.

Расходы организации на командировки сотрудников признаются на дату утверждения авансового отчета (п. п. 6, 9 ПБУ 3/2006). При этом авансовые суммы, в том числе суточные, выданные в валюте пересчитываются по курсу на дату выдачи (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами производится в соответствии с порядком, установленным "Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций", утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

Налоговый учет

В целях начисления налога на прибыль командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Командировочные расходы, выраженные в иностранной валюте признаются в расходах на дату авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ), при этом, если выдавался аванс в валюте, то он пересчитывается на дату выдачи (абз. 4 п. 10 ст. 272 НК РФ).

[свернуть]

[Вес`на]

Сообщение от Яна_

Все документы на оплату в валюте и на иностранном языке. Курсовая разница не возникает? Я предположила в АО указать расходы по выписке с карты в рублях, приложив все документы и чеки (правда они в инвалюте)

По какому курсу валюты пересчитывать расходы по загранкомандировке

Если работник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, подтверждающий курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этом документе (Письма Минфина от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, от 17.07.2015 N 03-03-06/41128).
Если такого документа нет, то расходы работника, понесенные в иностранной валюте, надо пересчитать в рубли по курсу Банка России:
• в части, приходящейся на выданный аванс для загранкомандировки, - на дату выдачи аванса (Письмо Минфина от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059);
• в части, не покрытой авансом (т.е. в сумме перерасхода), - на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке (Письмо Минфина от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324).

[Яна_]

Сообщение от КЕЕ

Согласно п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н и п. 20 ПБУ 3/2006, записи в бухгалтерском учете по валютным счетам организации производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции.

Расходы организации на командировки сотрудников признаются на дату утверждения авансового отчета (п. п. 6, 9 ПБУ 3/2006). При этом авансовые суммы, в том числе суточные, выданные в валюте пересчитываются по курсу на дату выдачи (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).

Налоговый учет

Командировочные расходы, выраженные в иностранной валюте признаются в расходах на дату авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ), при этом, если выдавался аванс в валюте, то он пересчитывается на дату выдачи (абз. 4 п. 10 ст. 272 НК РФ).
[/SPOILER]

Я наверное не так задала вопрос. Как отражать (к каким расходам относить и тд) я знаю, но все же спасибо за подробный ответ. У меня вопрос в какой валюте отразить? Выдавали все в рублях РФ. Сотрудник не покупал валюту, у организации валютных счетов тоже нет. Сотрудник платил все с личной карты. С карты списывали рублевые суммы эквивалентные суммам в валюте по курсу банка. То есть с одной стороны я полагаю, что АО заполняю рублевыми суммами (например: гостиница 220 евро оплачена картой. С карты списана сумма допустим 15 400,00 руб (курс предположим, 70 руб). Вот 15 400,00 и отражаю прикладывая чек с переводом и выписку по карте сотрудника по данной операции. Я же должна возместить сотруднику все произведенные расходы. И при этом не вижу причин пересчета в валюту. То есть ни организация, ни сотрудник не покупали валюту, все списывалось с рублевой карты. И суточные выданы тоже в рублях РФ стандартно 2 500/день. Вот это с одной стороны я так предполагаю. А с другой пугают документы в валюте. Короче, вот в этом я запуталась.

[Вес`на]

Сообщение от Яна_

У меня вопрос в какой валюте отразить?

естественно в рублях по курсу. По какому описано выше

[Вес`на]

Кстати

Сообщение от Яна_

Курсовая разница не возникает?

упрощенцы в налоговом учете курсовые разницы не отражают

[Яна_]

Сообщение от Вес`на

естественно в рублях по курсу. По какому описано выше

курс ЦБ скорее всего будет отличаться от курса банка сотрудника. Может получиться, что я выдам ему меньше, чем он потратил. Может ли выступать оправдательным документом чек из онлайн-банка, например?

Я извиняюсь, если туплю. Запуталась сама не понимаю почему. Как стопор какой-то

[Яна_]

Сообщение от Вес`на

Кстати

упрощенцы в налоговом учете курсовые разницы не отражают

Я БУ имела в виду

[КЕЕ]

Сообщение от Вес`на

Если работник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, подтверждающий курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этом документе (Письма Минфина от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, от 17.07.2015 N 03-03-06/41128).

предполагаю,что это как раз ваш случай.

[Яна_]

Спасибо вам!!

[Entry]

АО заполняется на основании первичных документов. Они все в валюте, потому в валюте. Аванса не было. Поэтому пересчет сумм идет по курсу ЦБ РФ на дату оформления АО. Проводки идут и в валюте и в рублях.
И билет, как денежный документ и суточные должны были до командировки по идеи выдать.