Найм самозанятых: оптимизация или минимизация налогов?

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», апрель 2020.
Анна Архипова, заместитель директора ООО «Первая Ростовская Налоговая Консультация», налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов.

Многие компании восторженно встретили введение этого режима, ведь в СМИ появилось множество статей о налоговой экономии в связи с применением труда самозанятых. Давайте разбираться, в чем тут дело.

Оптимизация или минимизация налогов?

Прежде всего, хотелось бы обратиться к основным понятиям: «оптимизация» и «минимизация» налогообложения. Многие считают, что это одно и то же. Но толковый словарь заставляет нас задуматься. Слово optimus переводится с латинского как «самый лучший, самый благоприятный, наиболее подходящий». А вот minimus – это наименьшее возможное количество чего-либо. Получается, что «оптимальный» и «минимальный» – это совсем не одно и то же. Видимо для большинства людей наиболее подходящий налог – это налог минимальный, поэтому он и является оптимальным, поэтому под налоговой оптимизацией большинство людей понимают исключительно схемы ухода от налогов, а это совсем не так. Применение таких схем может привести к уголовной ответственности.

Поэтому призывы переводить своих работников в статус самозанятых оставляем налоговым волшебникам, а сами анализируем законодательство и разбираемся в нюансах нового налогового режима.

Выгода

Выгода работы организаций и ИП с самозанятыми очевидна. Организации и ИП экономят на страховых взносах и не перечисляют в бюджет НДФЛ в качестве налогового агента, не сдают по этим лицам справок 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, суммы, перечисленные самозанятым, можно учесть в расходах. Кроме того, меньше работы и у кадровиков: по самозанятому не надо оформлять приказ о приеме на работу, трудовой контракт, карточку Т-2, заполнять трудовую книжку, вести табель учета рабочего времени, рассчитывать заработную плату, начислять отпускные и социальные пособия.

Риск № 1. Не со всеми самозанятыми можно работать

Для того чтобы работу с самозанятыми налоговый орган не переквалифицировал в трудовые отношения со всеми вытекающими из этого доначислениями налогов и взносов, необходимо обратить внимание на риски.

Законодатель сознательно ограничил перевод работников организации или ИП в статус самозанятых. То есть если у вашей организации были или есть трудовые договоры с работниками, работать с ними как с самозанятыми можно только по прошествии двух лет с момента прекращения таких трудовых отношений. Такая норма содержится в п. 8 ч. 2 ст.6 Закона № 422-ФЗ. Но желание сэкономить на налогах столь велико, что многие налогоплательщики, чтобы обойти требование о двухгодичном сроке, регистрируют новое юридическое лицо или ИП, с которым и начинают работать вновь зарегистрированные самозанятые, в то время как прежние трудовые отношения прекращаются. Этого делать не стоит, так как налоговому органу видна и взаимозависимость старого и нового юридического лица, и работа с одними и теми же физическими лицами, и это не останется без внимания. Можно заключить договоры с работниками «дружественной компании», которые зарегистрированы в качестве самозанятых. Но действовать нужно крайне осторожно, чтобы это не расценили как схему минимизации налогов. Необходимо следить за тем, чтобы у компаний не было общих учредителей, директоров, адресов, не «обменивалось» большое количество сотрудников. Как говорили древние греки: «мера превыше всего», не забываем об этой мудрости, прошедшей испытание временем.

Риск № 2. Самозанятый может потерять свой статус

При работе с самозанятым организации или ИП необходимо проверить статус налогоплательщика, так как и стать на учет, и сняться с учета в качестве самозанятого очень просто и быстро. За пару минут это можно сделать через мобильный телефон. Чтобы проверить статус самозанятого, можно запросить справку у самого самозанятого, приложение «Мой налог» позволяет сформировать такой документ. Плательщик налога может отправить эту справку по электронному адресу организации.
Также можно проверить регистрацию физлица в качестве плательщика НПД на сервисе сайта налоговой службы. Проверять статус самозанятого необходимо регулярно при перечислении ему денежных сумм, ведь он может его утратить по многим причинам: например, его доход превысит 2 400 000 руб. или ИП не прекратил использовать иной режим налогообложения. Со дня, когда самозанятый утратил свой статус, у организации возникают обязанности налогового агента по НДФЛ, а также нужно будет уплачивать страховые взносы при перечислении сумм физическому лицу.

Риск № 3. Отношения с самозанятыми могут быть приняты за трудовые

При работе с самозанятыми необходимо избегать схожести гражданско-правовых отношений с трудовыми. Так в гражданско-правовом договоре с самозанятым не должно фигурировать наименование должности, рабочее время и время отдыха, правила внутреннего распорядка, социальные гарантии, свойственные трудовым отношениям. Выплаты самозанятым не должны совпадать с выплатой заработной платы в организации и не должны носить такой же регулярный характер. Далеко не любые услуги организации может оказывать самозанятый.

Так, например, у организации нет штатной единицы юриста, но возникает разовая потребность в подготовке искового заявления и представления интересов компании в арбитражном суде. В данном случае вполне логично заключение договора на оказание юридических услуг с самозанятым юристом. Но заключение ГПХ с самозанятыми рабочими на заводе, которые трудятся в цеху с утра до вечера, будет выглядеть как схема минимизации налогов. Легче всего обосновать заключение договора гражданско-правового характера с дистанционными самозанятыми.

И здесь не важно, если в регионе их проживания и регистрации не введен НПД. Они могут зарегистрироваться в качестве самозанятых по месту осуществления деятельности, то есть по месту нахождения организации заказчика, которой они оказывают услуги.

Риск № 4. Договор с самозанятым – не трудовой договор

Договор с самозанятым - это договор на выполнение работ по договору подряда, возмездного оказания услуг, аренды и т.п. Обязательно надо указать в договоре статус «самозанятый», обязанность самозанятого выдавать или присылать чек (без него никуда). Для того чтобы самозанятый не снялся с учета без уведомления организации или ИП в течение времени действия договора, можно порекомендовать включить условие о праве организации или ИП взыскать сумму штрафа в размере 30 % от перечисленной самозанятому суммы.

Риск № 5. Без первичных документов не учесть расходы

Для того чтобы организации учесть в расходах по налогу на прибыль суммы, перечисленные самозанятому, у нее должны быть первичные документы. И тут недостаточно договора и акта. Если сделка исполняется сразу, то заключение договора в письменной форме не требуется, достаточно чека.

В случае оказания услуг регулярно в течение определенного промежутка времени тоже будет обязательным наличие чека, дополнительными документами будут выступать договор и акты. При этом онлайн-кассу самозанятому покупать не надо. Чек можно напечатать на бумаге или отправить в электронной форме по почте или по номеру телефона приложение «Мой налог» позволяет это сделать. Распечатывать чек организации заказчику не обязательно. И в бумажном и в электронном чеке есть уникальный идентификационный номер, по которому чек можно проверить. Поэтому и электронная и бумажная версия чека равнозначны и хранить его можно в любом виде. В чеке должны быть обязательные реквизиты согласно ч. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ. Основные реквизиты чека формирует программа, самозанятому необходимо указать наименование услуги, сумму и ИНН заказчика.
Формирование чека остается на совести самозанятого, но штрафы установлены статьей 129.13 НК РФ. Если нарушение выявлено в первый раз, штраф равен 20% от суммы расчета по чеку, если нарушение выявили повторно в течение шести месяцев, оштрафуют на 100%. Но основным мотивом для формирования чека будет не страх штрафов, а необходимость предоставления чека организации заказчику для учета в расходах суммы перечисленной самозанятому. Расчеты с самозанятыми можно производить в безналичном порядке, наличными и с использованием электронных средств платежа.

Риск № 6. Если ИП стал самозанятым, проверьте НДС

Если вы работали с ИП, и он стал самозанятым – перезаключать договор не обязательно, за исключением тех случаев, когда меняются существенные условия договора. Вопрос о переоформлении договора возникает в случае, если ИП применял ОСН и являлся плательщиком НДС и в связи с этим в договоре указана цена товара, работы, услуги с НДС.
Предприниматели, применяющие НПД не признаются плательщиками НДС за исключением ситуаций ввоза товара на территорию РФ. ФНС РФ в Письме от 20.02.2019 разъяснила, что если согласно договору стоимость реализации товаров (работ, услуг) включала в себя НДС, то рекомендовано оформить допсоглашение для изменения цены с указанием на то, что ИП теперь применяет НПД.
Необходимо учитывать, что страховые взносы организация заказчик не платит в любом случае, независимо от того, является ли ИП самозанятым или нет.

Риск № 7. Блокировка расчетного счета

Многие организации предпочитают работать с самозанятыми ИП, так как боятся блокировок по расчетному счету в соответствии с Федеральным законом от 07.08.2001 №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при перечислении на счет самозанятого физического лица. Однако следует признать, что риски блокировки счета не зависят от статуса вашего контрагента и его режима налогообложения. Всегда надо иметь возможность подтвердить документами и объяснить банку суть хозяйственной операции, а также не стоит переводить на счет самозанятого сразу предельную годовую сумму дохода.

Таким образом, участие самозанятых в оказании услуг и выполнении работ организациям и ИП является хорошим инструментом оптимизации налогообложения. Но чтобы оптимизация не стала минимизацией, необходимо помнить о том, что работа с такими лицами не должна носить массовый характер и учитывать те риски, о которых речь шла в этой статье.