Это можно решить одной кнопкой в «1С»

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», январь 2021.
Валентина Петрова, специалист-консультант отдела сопровождения и поддержки «ГЭНДАЛЬФ»

Расскажем про несложные настройки в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0, которые упрощают работу с первичной документацией.

Задачи и задания
Начиная с версии 3.0.81, разработчики «1С» добавили в программу возможность создавать напоминания и задачи для себя и других пользователей. Чтобы активировать данный функционал, необходимо в программе «1С:Бухгалтерия 8» поставить флажок в разделе «Администрирование» – «Настройки программы» – «Органайзер» – «Мои задачи».

Рис.1

Дополнительно предусмотрена возможность включить уведомления по почте о просроченных или новых задачах, которые будут приходить исполнителю на электронную почту.
Для этого необходимо в разделе «Администрирование» – «Настройки программы» – «Органайзер» настроить учетную запись электронной почты, с которой будет происходить отправка сообщений, и поставить флажок «Уведомлять исполнителей о новых задачах по почте»/«Уведомлять о просроченных задачах по почте», затем настроить расписание по одноименной ссылке.

Рис.2

После применения настройки в разделе «Главное» появится новый блок «Мои задачи».

Рис.2

При этом «поставить задачу» (задание) можно на любую тему и любому сотруднику, заранее установив важность задачи и ее сроки выполнения. В теле задачи прописывается описание данной задачи, а в самом низу можно увидеть статус задачи: выполнена, не выполнена или отменена.

Рис.4

В списке «Мои задачи» устанавливается отбор по поставленными нами задачам, а также задачам, которые направили нам другие сотрудники, по статусу выполнено/не выполнено/отменено, либо просмотреть все задачи по кнопкам «Все». Выполненные в срок задачи не подсвечиваются, а просроченные задачи – выделяются жирным шрифтом.

Рис.5

Таким образом, можно организовать взаимодействие между разными подразделениями или сотрудниками. Например, главный бухгалтер проводит периодический аудит в базе «1С» введенных бухгалтерами документов. Он находит в бухгалтерских документах недочеты и создает «задания» с вопросами и замечаниями для своих подчиненных.

Установка напоминаний
Напоминания – это возможность пользователю самому себе из формы документа поставить «напоминание» о том, что нужно будет вернуться к этому документу. Настроим данный функционал в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»: ставим флажок «Напоминания» в разделе «Администрирование» – «Органайзер» – «Напоминания».

Рис.6

После активации настройки, во многих объектах и документах появилась специальная кнопка для добавления напоминаний. Например, в «Сотрудники», «Премии», «Начисление зарплаты и взносов», «Больничные листы» и журналы документов.

Рис.7

Если в выбранном документе нажать кнопку «Напомнить», то далее в открывшемся окне автоматически выводится наименование документа, остается указать нужное время, будь то через 30 минут или 3 дня от текущей даты.

Рис.8

Важно помнить, что одному документу соответствует только одно напоминание. Если необходимо изменить уже введенное напоминание, то возвращаемся к «старому» напоминанию документа и исправляем его.
Для просмотра общего списка напоминаний переходим в раздел «Главное – Мои напоминания».

Рис.9

Благодаря этой настройке в указанное время программа сама напомнит вам о неоконченных делах. В открывшемся автоматически окне можно увидеть список напоминаний и время, на которое напоминание было просрочено. Если открыть документ из списка, то по кнопке «Прекратить» можно остановить процесс напоминаний.

Сравнить файлы
Данная обработка появилась в «1С» еще начиная с платформы 7.7. Она позволяет сравнить содержимое файлов формата .txt и .mxl, другие форматы сравнить нельзя. Находится обработка в верхнем левом углу: «Главное меню» – «Файл» – «Сравнить файлы».

Рис.10

Перед началом работы добавим сопоставляемые файлы в окошки «Сравнить» и «С». Укажем «Как» сравнить: табличный документ, текстовый документ или двоичное сравнение.

Рис.11

После применения настроек откроется окно с обеими таблицами, в которых цветом выделены отличающиеся значения.

Рис.12

В нижней части окна отображается подсказка, что означает каждый цвет.

Рис.13

Таким образом, при сравнении в программе всех интересующих нас показателей можно моментально отследить изменения, найти несовпадающее количество единиц или потерявшуюся позицию.

Сложение чисел в программе

В программах «1С» реализована возможность подсчитывать сумму чисел, что гораздо быстрее, чем складывать их на калькуляторе. Для примера перейдем в оборотно-сальдовую ведомость раздела «Отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость» и выделим ячейки, которые хотим суммировать. При этом в окне ∑ будет отображаться результат.

Рис.14

Как мы видим, программа сложила выделенные значения, итоговая сумма отображается в правом верхнем углу.

Печать группы документов
Данный функционал позволяет печатать полный комплект документов по операции. Открываем раздел «Продажи» – «Реализация (акты, накладные, УПД)». Выбираем ту операцию, по которой необходимо распечатать комплект документов и нажимаем кнопку «Печать» – «Реестр документов».

Рис.15

При необходимости можно распечатать комплект документов за поставщика.
Изменение реестров документов
Если нажать на кнопку, то можно воспользоваться функцией «Вывести список», который заменит ручное составление реестра и отобразит в документе только нужные колонки.

Рис.16

Отмечаем в настройках галочками информацию, которую необходимо добавить в список.

Рис.17

Программа добавит нужные столбцы и выведет на экран таблицу. Реестр готов, можно сразу отправлять на печать или сохранить его себе в Excel.