Документальное оформление прихода МПЗ

[mari661]

:bye:
Здравствуйте, все кто сейчас на форуме.
У меня такой вопрос.
При получении материалов может ли материально ответственное лицо расписаться в накладной без доверенности, если при этом в накладной поставить печать организации? Знаю многих, кто так приходует материалы, я тоже так делала иногда. Но одна организация требует от нас обязательно доверенность. Они говорят, что печать действительна только на подписи директора. Не могу найти нормативных документов, где четко оговариваривался бы этот момент.
Подскажите пожалуйста как все таки правильно оформлять приход МПЗ.
:confused:

[Cepera]

Ерунда!!! Печать действительна на подписи директора, главного бугалтера, лиц имеющих право подписи, а так же лиц получивщих такое право на основании злощасной доверенности. Хотя прямо сейчас доказать не могу. (Но банк и налоговая не разу не придерались, оссобенно придирчив БАНК при получении кредита). Завтра попытаюсь найти доказательсва. Если не найду, чтож если не сказано что нельзя, значит можно.

[mari661]

Сообщение от Cepera

Ерунда!!! Печать действительна на подписи директора, главного бугалтера, лиц имеющих право подписи, а так же лиц получивщих такое право на основании злощасной доверенности. Хотя прямо сейчас доказать не могу. (Но банк и налоговая не разу не придерались, оссобенно придирчив БАНК при получении кредита). Завтра попытаюсь найти доказательсва. Если не найду, чтож если не сказано что нельзя, значит можно.

Спасибо Сергей. Хотелось бы все таки точно знать, имеет ли право материально ответственное лицо подписывать накладные на приобретенные материалы поставив печать предприятия в бухгалтерии без доверенности.
Где то я читала, что это возможно при наличии образца нашей печати у контрагента, доставившего материалы. Я считаю, что при наличии договора с этим контрагентом,- образец есть, ведь печать в договоре на подписи директора в договоре существует.
Меня волнует этот вопрос еще и с точки зрения налоговой проверки, Может быть такое оформление материалов не правомерно, тогда все затраты связанные с таким оприходованием могут признать не правомерными и доначислить налог на прибыль.

[Nadia]

Сообщение от mari661

:bye:
Здравствуйте, все кто сейчас на форуме.
У меня такой вопрос.
При получении материалов может ли материально ответственное лицо расписаться в накладной без доверенности, если при этом в накладной поставить печать организации? Знаю многих, кто так приходует материалы, я тоже так делала иногда. Но одна организация требует от нас обязательно доверенность. Они говорят, что печать действительна только на подписи директора. Не могу найти нормативных документов, где четко оговариваривался бы этот момент.
Подскажите пожалуйста как все таки правильно оформлять приход МПЗ.
:confused:

Ваши контрагенты правы, т.к. только директор имеет право действовать от имени общества без доверенности.

[Nadia]

"Новая бухгалтерия", 2006, N 2

ОФОРМЛЯЕМ ДОВЕРЕННОСТИ

Контрагенты организации должны быть уверены в том, что они имеют дело с официальным представителем фирмы, а для этого нужен подтверждающий документ. Таким документом служит доверенность, которая оформляется для подтверждения полномочий работника в различных случаях.

Если руководитель организации (а иногда и его заместители) представляет организацию без доверенности на основании устава (учредительных документов), то всем остальным работникам нужна доверенность.
Доверенность необходима при совершении от имени организации любых действий, имеющих юридическое значение. Например, при получении материальных ценностей, документов в ИФНС или обслуживающем банке, при представительстве в суде и т.д.
Гражданский кодекс РФ определяет доверенность как документ, который одно лицо (доверитель) выдает другому (представителю) для представительства перед третьими лицами.
Доверенности могут оформляться от имени юридических лиц, индивидуальных предпринимателей или от граждан. Юридическую силу имеет только правильно оформленная доверенность.
В этой статье мы подробно расскажем о том, как и когда необходимо оформлять доверенности.

Общие правила оформления доверенностей

Общие требования к оформлению доверенности изложены в ст. ст. 185 - 189 ГК РФ. Никакие иные правила, изложенные в других документах, не должны противоречить Гражданскому кодексу РФ.
Доверенность согласно Гражданскому кодексу РФ должна составляться в письменной форме, заверяться подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, и печатью организации и содержать дату выдачи.
Поскольку доверенность - это документ, который подтверждает право представителя действовать от чужого имени, в ней обычно определяются условия и ограничения этих прав.
Доверенность может быть адресована конкретному лицу, с которым предполагается, например, заключение сделок, или быть безадресной. В случае безадресной доверенности она предъявляется всем лицам, с которыми представитель уполномочен иметь дело.
Согласия представителя на выдачу ему доверенности не требуется. Однако представитель вправе в любое время отказаться от нее, что по сути означает отказ представлять интересы доверителя.
Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность. Если доверитель выдал доверенность, а потом отменил ее, то он обязан известить об этом лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность (п. 1 ст. 189 ГК РФ).
Составить доверенность можно в виде особого документа, письма, телеграммы и др. При этом соответствующий документ должен обязательно содержать следующие сведения:
- дату составления;
- реквизиты представителя и представляемого;
- существо полномочий.
Унифицированная форма существует только для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Во всех остальных случаях необходимо лишь соблюсти требования Гражданского кодекса РФ.
Использовать фирменный бланк организации или указывать номер доверенности не обязательно.
Заверять доверенность у нотариуса необходимо только в тех случаях (ст. 163 ГК РФ), которые указаны в законе, или тогда, когда это предусмотрено соглашением сторон (если по закону для сделок данного вида нотариальная форма не требовалась).
Согласно п. 2 ст. 185 ГК РФ нотариально нужно заверять доверенность на совершение сделок, требующих нотариального заверения.
Кроме того, в Гражданском кодексе РФ особо подчеркивается обязательность нотариального удостоверения доверенности при оформлении доверенности в случае передоверия (п. 3 ст. 187 ГК РФ).
Некоторые виды доверенностей могут быть удостоверены организацией, в которой доверитель работает (доверенность на получение заработной платы) или учится (на получение пенсий, пособий и стипендий), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства, а также администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором доверитель находится.
Организации любых организационно-правовых форм могут выдавать доверенности только за одной подписью руководителя.
Если доверенность выдается от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности (учреждения, казенного предприятия, государственного или муниципального унитарного предприятия), на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, на ней должен быть еще один обязательный реквизит - подпись главного или старшего бухгалтера организации.
Доверенность выдается на определенный период. Гражданский кодекс РФ устанавливает максимальный срок ее действия - три года (ст. 186 ГК РФ). Отсутствие в доверенности срока ее действия не означает, что данный документ недействителен, так же как не может и служить основанием для отказа ее к приему.
Если срок действия доверенности не указан, то по умолчанию она считается выданной на один год с даты ее совершения. Поэтому на доверенности обязательно должна быть указана дата ее выдачи.
Доверенности, выдаваемые на получение ТМЦ от поставщика, фактически ограничены в сроке действия сроком действия соответствующего договора.
Из общего правила о трехгодичном максимальном сроке действия доверенности Гражданский кодекс РФ сделал одно исключение - для доверенностей, выданных с целью совершения действий за границей. Если такая доверенность не содержит указания на срок ее действия, то, будучи удостоверенной нотариусом, она действует неограниченное время вплоть до ее отмены доверителем (п. 2 ст. 186 ГК РФ).
Кроме подписи, на доверенности необходимо поставить печать организации. Отсутствие на доверенности печати юридического лица может повлечь недействительность заключенной представителем сделки.

[Nadia]

Доверенность на получение
товарно-материальных ценностей

Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н) установлено, что для получения ТМЦ со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность.
Доверенность на получение ТМЦ не требуется, если ценности получает сам руководитель организации-покупателя (уполномоченный на то учредительными документами), а также ПБОЮЛ.
Порядок оформления доверенностей и получения по ним ТМЦ определен Инструкцией от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (утв. Минфином СССР). Инструкция N 17 применяется в части, не противоречащей Гражданскому кодексу РФ и Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Для получения ТМЦ Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а утверждены специальные унифицированные формы доверенности. Это формы N М-2 (с отрывным корешком) и форма N М-2а (без корешка). Выбор формы доверенности определяется самой организацией и спецификой ее деятельности. Законодательных ограничений на использование той или иной формы нет.
Доверенности выдаются на получение ТМЦ, отпускаемых по счету, договору, заказу, соглашению или по другому заменяющему их документу. Если в документе на отпуск (накладная и т.д.) приводятся наименования и количество ТМЦ, подлежащих получению, то перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.
Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.
Бухгалтер организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее получателю ТМЦ под расписку.
Согласно п. 1 Инструкции N 17 доверенности на получение ТМЦ подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или иными лицами, уполномоченными приказом руководителя, и заверяются печатью организации.
Эта норма отчасти противоречит п. 5 ст. 185 ГК РФ, поскольку требует подписи главного бухгалтера на доверенностях, выдаваемых организациями любой организационно-правовой формы. Поэтому отсутствие подписи главного бухгалтера на доверенности, выданной, например, обществом с ограниченной ответственностью, не повлечет за собой недействительность такой доверенности. Однако на практике лучше ставить подпись главного бухгалтера, нежели спорить с налоговыми органами.
Срок действия доверенности на получение ТМЦ устанавливается, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение ТМЦ, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.
Организация может аннулировать доверенность до истечения срока ее действия.
Но при этом она должна немедленно поставить в известность поставщика об аннулировании доверенности, срок действия которой не истек, поскольку именно с этого момента прекращается отпуск товара по такой доверенности и ответственность за выдачу товара по аннулированной доверенности переходит на поставщика.
В случае неизвещения поставщика об аннулировании доверенности ответственность за выдачу товара по ней возлагается на организацию - получателя товара (п. 5 Инструкции N 17). Аннулированная доверенность должна быть отобрана у доверенного лица.
Выдаваемые доверенности необходимо регистрировать в книге или журнале доверенностей (п. 6 Инструкции N 17). Способ регистрации зависит от вида бланка доверенности (с корешком или без корешка).
При выдаче доверенности по форме N М-2 бухгалтер организации регистрирует ее в корешке книжки бланков доверенностей. В этой книжке все листы должны быть пронумерованы до начала выдачи из нее доверенностей. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ______ листов". Количество листов указывается прописью (обычно 50 или 100 листов). Корешки доверенностей хранятся не менее 5 лет.
Организации, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, обычно используют форму N М-2а (без корешка) и регистрируют доверенности в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале "Учет выданных доверенностей".
В Инструкции N 17 представлена следующая форма такого журнала.

--------T----------T------T-------------------T----------T------------T----------------T----------¬
¦N дове-¦Дата ¦Срок ¦Должность и фамилия¦Расписка в¦Наименование¦N и дата наряда ¦Отметка о ¦
¦реннос-¦выдачи ¦дейст-¦лица, которому вы- ¦получении ¦ поставщика ¦(счета, специ- ¦выполнении¦
¦ти ¦ ¦вия ¦дана доверенность ¦доверенно-¦ ¦фикации и др. ¦поручения ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦сти ¦ ¦заменяющего ¦по ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦наряд документа)¦выданной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или извещения ¦доверен- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ности ¦
+-------+----------+------+-------------------+----------+------------+----------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-------+----------+------+-------------------+----------+------------+----------------+----------+
¦ 1 ¦18.01.2006¦ 10 ¦Иванов Т.И. ¦Иванов ¦ООО ¦Счет N 15 от ¦Товар ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦"Азимут" ¦10.01.2006 ¦получен. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Накладная ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 26 от ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦19.01.2006¦
L-------+----------+------+-------------------+----------+------------+----------------+-----------

Работник, которому выдана доверенность, обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей (независимо от того, получены они по доверенности полностью или частями), представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально-ответственному лицу полученных им ТМЦ.
Не использованная работником доверенность должна быть возвращена в организацию на следующий день после истечения срока ее действия. О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию (например, у бухгалтера, менеджера по работе с клиентами, секретаря и т.д.). По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта. Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.
Доверенное лицо, получая ТМЦ, предъявляет доверенность поставщику.
Поставщик отбирает ее у доверенного лица при первом отпуске ТМЦ независимо от срока действия доверенности.
При отпуске ТМЦ частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (акт приемки) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной передается получателю ТМЦ, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета покупателю.
По окончании отпуска ТМЦ доверенность сдается ответственным лицом поставщика в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по данной доверенности.
Пример заполнения доверенности по форме N М-2 показан на с. 21. По этой доверенности менеджер ООО "Фолд" Иванов И.С. может получить печатную продукцию на складе поставщика - ЗАО "Пронт" в течение 10 дней.
На лицевой стороне доверенности в строке "Материальные ценности по" указывается документ, по которому поставщик отпускает товар (договор, счет и т.д.).
На оборотной стороне бланка ставится подпись лица, получившего доверенность, которая заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью организации.
На корешке доверенности в поле 8 "Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения" лицо, ответственное за выдачу доверенностей, записывает номера и даты сопроводительных документов, которые работник привез от поставщика вместе с материальными ценностями.

[Cepera]

С этим я согласен. Без доверенности, нельзя, а с ней все можно.
Но я слышал что печтать на накладных не нужна.
А вот нашел:
Вопрос: Правомерно ли при оформлении товарных накладных проставлять печать, содержащую дополнительные надписи, например "Для финансовых документов", и отличную от основной печати организации (ООО)? Если фирма использовала эту печать, могут ли налоговики при проверке компании не принять такие документы, доначислить налог и привлечь к ответственности?
Ответ: Считаем, что у налоговиков нет оснований для привлечения к ответственности за то, что компания при оформлении накладных проставила печать, отличную от основной и содержащую дополнительные надписи. Во избежание проблем при проверке рекомендуем предусмотреть в учетной политике наличие данного порядка заполнения первичных учетных документов либо оформить его соответствующим приказом руководителя. В Налоговом кодексе не оговорены условия оформления "первички", в этом случае применяются понятия и термины законодательства о бухгалтерском учете. Накладная будет первичным документом для торговых операций (форма N ТОРГ-12). Инструкция по заполнению этого бланка не требует печати покупателя. Первичные документы принимают к учету, только если они составлены с соблюдением определенных требований. То есть содержат обязательные реквизиты. Печать как необходимое условие соответствия законодательству не предусмотрена (п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете").
Так что вы просто можете посылать человека без печатей. Но все-таки делайте доверенности, я думаю это не сложно, мы делаем, зачем портить отношения с поставщиками, тем более что это правельно.

[Cepera]

А еще вот что нашел странно да...

"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 27

ЭКСПОРТ ТОВАРОВ В РЕСПУБЛИКУ БЕЛАРУСЬ:
ОФОРМЛЕНИЕ ТРАНСПОРТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

На товарной накладной ставится печать организации-продавца. Покупатель должен поставить свою печать, если его представитель получил товар без доверенности. В случае когда российская организация осуществляет торговые операции и не выполняет работ по перевозке товаров, первичными документами для нее будут являться не товарно-транспортные накладные, а товарные накладные. Это подтверждается и арбитражной практикой (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2005 N А56-21565/04, от 22.02.2005 N А56-30292/04, от 08.11.2005 N А56-52293/04).

[Cepera]

Ну вот то, что вы слышали:

Вопрос: Как правило, отпуск товаров осуществляется по доверенности. Но мы слышали, что есть случаи, когда получателю товаров достаточно поставить на накладной печать предприятия-покупателя в момент ее выписки без предоставления доверенности. Что это за случаи?

Ответ: Действительно, для совершения каких-либо юридически значимых действий уполномоченному на то лицу необходимо предоставить надлежащим образом составленную и оформленную доверенность - документ, удостоверяющий право обозначенного в нем лица совершать оговоренные доверителем действия в отношениях с третьими лицами (п.1 ст.185 ГК РФ).
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этого юридического лица (п.5 ст.185 ГК РФ)
Порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков, отпускающих указанные ценности по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу, подробно регламентируется Инструкцией Минфина СССР "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" от 14.01.67 N 17.
Указанный вид доверенностей выдается должностным лицам предприятий, учреждений или организаций на бланках типовой формы N М-2 и подписывается руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия, учреждения или организации (п.1 Инструкции ).
Однако существуют определенные изъятия из общего правила получения товарно-материальных ценностей по доверенности. Это касается случаев, когда отпуск товаров и материалов осуществляется поставщиками при централизованном завозе и доставке ими товаров или материалов покупателям (п.11 Инструкции). При такой ситуации получатель товара будет обязан сообщить поставщику образец печати (штампа), которой материально ответственное лицо, получившее завезенный товар или материал, скрепляет на экземпляре сопроводительного документа (накладной, счете и т.п.), остающегося у поставщика, свою подпись о получении названных ценностей.
Кроме этого случая доверенность на получение товарно-материальных ценностей не требуется, если получателем указанных ценностей является руководитель указанного предприятия, лицо, уполномоченное на то учредительными документами предприятия и, разумеется, гражданин-предприниматель.

[Nadia]

Вывод: Доверенность необходимо выписывать всем сотрудникам, кроме руководителя. Также проводит отпуск товаров, материалов уполномоченному лицу на основании доверенности.

[mari661]

Спасибо большое всем. Буду делать доверенности.

[Cepera]

Ответ звучит как "Ну блин помогли тоже мне, только работы добавили". Можно составить генеральную доверенность на людей на длительный срок. ( а если боитесь, то юристы вам составят генеральную доверенность с особым перечнем полномочишь, правда она уже не генеральная вроде будет, но поставщики не должны придираться)

[Марийка]

Странно у нас так..... Если за товаром приходят с доверенностью то получатель просто расписываеться и ставит дату. А если есть печать то на накадной расписываються те лица, которым это разрешени приказом директора! Тут для нас главное наличие печати...... Пока прблем не было!!!

[Nadia]

А пора бы задуматься над этим.

[Марийка]

Т е даже когда к нам возвращаются по почте подписанные менеджерами, кладовщиками фирмы-контрагента товарные накладные нам нужна от них ещё доверенность? А если накладную подписал главный бухгалтер или просто бухгалтер? Как тут быть? Вот у нас на фирме все кто работает с документами имеют право на подпись, это оформленно доверенностями. А вот как у контрагентов я даже не задумывалась. ..

[Nadia]

Я сегодня искала информацию по этому вопросу и пришла к выводу, что никто и не разрешал и не давал разъяснений, что при получении можно действовать без доверенности.

[Марийка]

т е печати и подписи хватит?

[Nadia]

Что можно без доверенности получать

[mari661]

Сообщение от Nadia

Я сегодня искала информацию по этому вопросу и пришла к выводу, что никто и не разрешал и не давал разъяснений, что при получении можно действовать без доверенности.

Я тоже пересмотрела много информации и нигде не нашла конкретного ответа на этот вопрос.
Что-то я совсем запуталась. Так все таки получается, что при получении МПЗ без доверенности, но при наличии печати предприятия в накладной можно получать и без доверенности, поскольку это и не разрешено и не запрещено.:confused:

[Cepera]

Нет тут боло рассказано о том, что без довененности нельзя вступать в какие-либо отношения с контр агентами, но просто есть отступления.