Переделка актов и накладных

[Magnus]

Добрый день!
Фирма находящаяся на УСН занимается продажей, ремонтом и заправкой копировальной техники, в связи с чем возникают проблемы при выписке актов выполненных работ и товарных накладных, бухгалтерия моей фирмы доказывает что клиент не прав, в основном ситуации возникают при работе с бюджетными организациями.
Ситуация 1
Клиент - Санаторий бюджетник, заказал копир, для оплаты копира (вначале 30% предоплаты с момента получения счета, через неделю-полторы оставшуюся часть) потребовали сразу счет, накладную, так как иначе не пройдет оплата через Казначейство. Выписал документы 27 июля, клиент приехал за копиром 5 августа и потребовал накладную от 5 августа, к тому же он привез договор от 5 августа (тот что я ему дал 27 июля санаторий чем-то неустроил), на мои заявления что накладные уже выписаны стал звонить в свою бухгалтерию и они убеждали меня, что я могу переделать документы на 5 августа, моя бухгалтерия отказалась это делать, кто прав?
Ситуация 2
Клиент бюджетник оплатил в августе заправку картриджа, был выписан счет и акт выполненных работ. Клиент в августе картридж не привез и работа не была проделана. Клиент попросил включить эту заправку в счет в сентябре когда он привез еще картриджи на заправку, следовательно бухгалтерия клиента не будет оплачивать августовский счет, моя бухгалтерия настаивает на том, чтобы они поставили печать на августовском акте, и в сентябрьском счете и акте указать на одну заправку меньше, бухгалтерия клиента отказалась это делать, им нужен сентябрьский счет, на все картриджи. Кто прав?

[MarinaAnna]

Сообщение от Magnus

Ситуация 1
Клиент - Санаторий бюджетник, заказал копир, для оплаты копира (вначале 30% предоплаты с момента получения счета, через неделю-полторы оставшуюся часть) потребовали сразу счет, накладную, так как иначе не пройдет оплата через Казначейство. Выписал документы 27 июля, клиент приехал за копиром 5 августа и потребовал накладную от 5 августа, к тому же он привез договор от 5 августа (тот что я ему дал 27 июля санаторий чем-то неустроил), на мои заявления что накладные уже выписаны стал звонить в свою бухгалтерию и они убеждали меня, что я могу переделать документы на 5 августа, моя бухгалтерия отказалась это делать, кто прав?

А оплату-то они произвели? В платежке что написано? "Оплата по счету №..от..." или оплата по договору №...от....? Ваша бухгалтерия отказывается это сделать, то есть переделать на 5 авг, так как у них уже проведена накладная от 27 июля, но можно сделать сторнирование и переделать ее на 5 авг, клиенту, тем более бюджетнику надо пойти на уступки, накладную переделать, а вот счет либо переделать, либо оставить, в зависимости от того, что написано в платежке в назначении платежа.

Сообщение от Magnus

Ситуация 2
Клиент бюджетник оплатил в августе заправку картриджа, был выписан счет и акт выполненных работ. Клиент в августе картридж не привез и работа не была проделана. Клиент попросил включить эту заправку в счет в сентябре когда он привез еще картриджи на заправку, следовательно бухгалтерия клиента не будет оплачивать августовский счет, моя бухгалтерия настаивает на том, чтобы они поставили печать на августовском акте, и в сентябрьском счете и акте указать на одну заправку меньше, бухгалтерия клиента отказалась это делать, им нужен сентябрьский счет, на все картриджи. Кто прав?

Акт выполненных работ выписывается тогда, когда работа выполнена, а у вас она выполнена не была и соответственно не оплачена. Выписка счета не означает его оплату и сумма в баланс не попадает, ваша бухгалтерия поторопилась провести акт выполненных работ, поэтому его нужно удалить. Как предлагает ваша бухгалтерия - так делают иногда, но с бюджетниками это не проходит, поэтому нужно сделать правильно, а они просят именно этого. В сентябре акт на все количество.

[Magnus]

MarinaAnna
Спасибо за ваш ответ!
По ситуации 1.
Мне важно было услышать что накладную можно переделать, это я и хотел услышать, ибо не являясь бухгалтером, понимаю что не может такого быть, чтобы категорично нельзя было переделать документ.
По ситуации 2.
Акт был проведен потому что клиент опять бюджетник и без акта не пойдет оплата, проблема только в том, что в августе клиент не привез картридж. По логике и оплаты тоже от него не будет, бухгалтерия хотела разбить сентябрьскую оплату на августовский и сентябрьский акт.
Моё мнение что наша бухгалтерия не хочет делать какие либо действия по переделке - как вы сказали сторнирование, видимо это требует некоего движения, а им лень.
Еще вопросик, есть какой то нормативно-правовой акт о том что документы можно переделывать, ибо мне их надо показать, так как ваш ответ, к сожалению не закон -))))

[MarinaAnna]

Сторнирование - это исправление ошибок. Существует Положение по бухгалтерскому учету “Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности” (ПБУ 22 /2009)
Нет такого бухгалтера, который бы за период своей деятельности не допускал ошибок, и каждый бухгалтер умеет их исправлять. Когда баланс еще не сдан за этот квартал, исправить ошибку вообще нет проблем. А вот когда баланс уже сдан за квартал, то приходится и баланс исправлять, а это уже не совсем красиво. Раз такая ситуация, то тогда вам нужно работать с клиентом-бюджетником без предоплаты, либо потерять этого клиента, так как у вас довольно таки часто будет возникать такая ситуация. Деньги бюджета всегда под контролем, поэтому они и не могут без накладной или акта вып работ перечислить деньги, либо вашей бухгалтерии нужно знать о такой ситуации и накладную или акт выполненных работ нужно делать в одном экземпляре и у себя в программе их не оставлять, а только распечатать клиенту-бюджетнику, а вот когда действительно будет произведена отгрузка или выполнены работы, тем числом и делать. Ваша бухгалтерия просто "выкаблучивается".
Ну и все-таки самый оптимальный вариант, чтобы ни у клиента, ни у вас не было проблем с документами, работать без предоплаты, правда, при этом оплаты могут задерживаться.

[kalina]

Сообщение от MarinaAnna

накладную или акт выполненных работ нужно делать в одном экземпляре и у себя в программе их не оставлять, а только распечатать клиенту-бюджетнику, а вот когда действительно будет произведена отгрузка или выполнены работы, тем числом и делать.

А как это все будет выглядеть при встречной проверке?

[MarinaAnna]

Сообщение от kalina

А как это все будет выглядеть при встречной проверке?

Так эта накладная или акт выполненных работ ни у клиента-бюджетника, ни у продавца нигде не будет фигурировать, ведь будет накладная или акт выполненных работ подписанный двумя сторонами по фактической отгрузке или по факту выполненных работ. Скорей всего бюджетнику нужно условие поставить, что для того, чтобы ему выписали накладную по факту отгрузки, он должен вернуть предыдущую накладную для уничтожения (которая является "липовой"), тогда и при встречной проверке все будет красиво. Ведь по сути ему накладная выписывается по его просьбе, а не по факту отгрузки, товар-то он не получил, а вот если их бухгалтерия эту накладную проведет, а товара-то нет - недостача, в случае проверки?