Возмещение перерасхода по авансовому отчету

[slena89]

В нашей фирме очень много авансовых отчетов,очень много командировок. У нас есть обособленное подразделение,которое находится в Ярославле,что довольно не близко. Весь учет ведется у нас,т.е. в главном офисе. Проблема заключается в том, что ребята из Ярославля отчитавшись за командировку сразу могут уехать,а возместить расходы я им в тот же день иногда не успеваю. Читала в консультант+,что расходный кассовый ордер можно выписать на доверенное лицо. Прокатит ли это с подотчетными лицами? Ну реально заколебала уже эта касса.)))) Коллеги,посоветуйте,можно ли так делать?

[Вес`на]

Сообщение от slena89

реально заколебала уже эта касса.))))

не судьба на карточки безналом перечислять подотчетные суммы?

[slena89]

Не судьба,чтобы их туда перечислять их сначала завести надо,а для этого необходимо личное присутствие сотрудников,в общем в причины я толком не вдавалась,сказано что это пока проблематично и в ближайшее время не планируется. Есть еще варианты?

[MarinaAnna]

slena89, Сотрудники сами могут завести карточки личные, для этого достаточно пойти в банк с паспортом написать заявление, через неделю ему карточку изготовят, это его личная карточка, а не зарплатная, когда получит карту, там же берет реквизиты для перевода денег ему на карту, отдает бухгалтеру и в дальнейшем ему можно платежкой перечислять, в назначении платежа : Возмещение расходов по ав отчету № ..... от ...... на карту (прописывается название карты и ее номер) Иванову И.И.
У меня нет зарплатного проекта, но у некоторых сотрдников есть карты и по их заявлению с приложенной распечаткой реквизитов карты, я им перечисляю зарплату и прочие выплаты. Не реестром, а отдельными платежными поручениями каждому отдельно.

Сообщение от slena89

Читала в консультант+,что расходный кассовый ордер можно выписать на доверенное лицо.

На кого, на жену ? жена будет приходить получать ? Иногда бывает, что н-р работник в больнице, зарплату не получил, приходит жена с доверенностью и получает зарплату, доверенность остается в фирме и прилагается к РКО, вот только кто заверяет доверенность ? ну когда в больнице понятно, врач может заверить, как-то ведь должен человек подтвердить свою подпись и что он действительно этому человеку доверяет получить за него причитающиеся ему суммы....

[Larky]

Сообщение от slena89

для этого необходимо личное присутствие сотрудников

А какая проблема в личном присутствии работника в любом из банков Ярославля? Или там банков не стало?

[slena89]

А где вообще написано,что доверенность должна быть нотариально или еще кем либо заверена? Разговор про карты понятен,но этот вопрос можно даже не поднимать, руководитель не даст на это добро.

[MarinaAnna]

Сообщение от slena89

что доверенность должна быть нотариально

А я разве говорила о нотариально ? Если не заверена, то хотя бы бух ее должен заверить, а это значит работник в вашем присутствии эту доверенность должен написать.

Сообщение от slena89

или еще кем либо заверена?

А как вы себе представляете без заверения. Приходит тетя Маша или дядя Петя, дает вам доверенность, о том, что Иванов доверяет ему получить за него деньги, а через какое то время приходит Иванов и говорит, что он хочет получить деньги, а вы: так уже дядя Петя за вас получил, вы же ему доверили, а Иванов: не знаю я никакого дядю Петю, и никому я не доверял...
Как вы будете объясняться с Ивановым ?

[MarinaAnna]

Сообщение от slena89

руководитель не даст на это добро.

Не совсем понятно, почему руководитель не даст на это добро ???? Деньги работнику должны, должны, а как их выплатить наличкой или безналом, в чем криминал-то ? Другое дело, если налички полно, а на безнале денег мало, то тут понятно, чтобы деньги наличные в банк не относить, а пользовать наличку.

[slena89]

Ну вообще у нас доверенность один сотрудник выписывает другому сотруднику в присутствии бухгалтера. У руководителя есть на то свои причины. В общем понятно что придется с этой кассой и дальше мучаться в том же духе.

[MarinaAnna]

Сообщение от slena89

в присутствии бухгалтера.

Ну так в присутствии же бухгалтера, а буху что трудно свою подпись поставить, что удостоверяет. Вам же удобней будет, если в дальнейшем вопросы у налоговой возникнут.

[slena89]

Спасибо за советы,кажется безопаснее всего лучше оставить все как есть,иначе у налоговой действительно могут возникунть ненужные вопросы относительно заработной платы.
Вы мне не подскажите еще кое-какие мелочи. Например: Человек купил что-нибудь для хозяйственных нужд организациии. У нас есть приказ по бухгалтерии что подотчетные лица могут отчитываться за подотчетные средства в течение 90 дней. В течение какого времени он должен предоставить мне авансовый отчет чтобы я ему деньги возместила? Вообще, какие чеки я могу принять к учету,а какие нет. Иногда притаскивают чеки в которых фиг разберешь что написано. Ребята покупают строительные материалы на рынках, а там одни узбеки,которые не всегда русский хорошо знают. Вы себе даже не представляете что они могут в чеке написать))))))

[MarinaAnna]

Сообщение от slena89

У нас есть приказ по бухгалтерии что подотчетные лица могут отчитываться за подотчетные средства в течение 90 дней.

Если фирма выдала деньги в подотчет, то на основании приказа, отчитаться может в течение 90 дней, только по командировочным в течение вроде бы 3-х дней после возвращения из командировки, ну а когда денег ему не давали, а он что-то купил, потратил свои деньги, то тут сложнее, и в течение скольких дней ему нужно выплатить, затрудняюсь сказать, по большому счету желательно сразу как отчитался, и желательно чтобы тоже приказ был по этому поводу, что сотрудник может приобретать товары для хозяйственных нужд предприятия без получения денежных средств под отчет в связи с тем то и тем то (отдаленность сотрудника или что-нибудь еще), для того, чтобы налоговая потом не придралась и не написала то, что якобы сотрудник вам продал этот товар, вы ему оплатили и он получил доход и его нужно обложить налогом в лучшем случае НДФЛом, а потом сотрудник должен будет сдать 3-НДФЛ....

Сообщение от slena89

Иногда притаскивают чеки в которых фиг разберешь что написано. Ребята покупают строительные материалы на рынках, а там одни узбеки,которые не всегда русский хорошо знают. Вы себе даже не представляете что они могут в чеке написать))))))

Создайте приказ и дайте подроспись сотрудникам : какие документы они должны предоставлять, в какие сроки и т.д.
Приносить они могут что угодно, а проблемы потом будут у вас. Поэтому для организации своей работы и распишите, какие, на что и в какие сроки. Принес чек через 4 м-ца, это уже его проблемы, что за это выплачено не будет, в этом случае тыкайте носом в приказ: расписывался ? знал ? что тогда хочешь, бухгалтер всегда может сказать: у меня уже баланс сдан, у меня уже месяц закрыт и т.д. Работник ведь все равно не понимает, что ни месяц закрытый ни баланс сданный на это никак не влияет.
Ну а что можно, а что нет, сами подумайте: если водитель, то он покупает товары связанные с автомобилем, ну а если водитель принес тов чек на цемент, вопрос, для чего ему нужен цемент и в какие затраты фирмы вы это отнесете.

[slena89]

Спасибочки огромное!