компенсация за бензин сотруднику

[mev-84]

"Главная книга", 2011, N 19

ВЫПЛАЧИВАЕМ РАБОТНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ
ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОМОБИЛЯ

(Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации
за применение личного транспорта в служебных целях)

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходов <1>.
--------------------------------
<1> Статья 188 ТК РФ.

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку <1>.
Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммы <1>:
- компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.
Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.
Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.
Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:
- степень его износа и срок полезного использования <2>;
- интенсивность его использования <3>.
Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:
(или) приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц <4>;
(или) установить расценки за 1 км "служебного" пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.
--------------------------------
<2> Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260.
<3> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.
<4> Пункты 17 - 20 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

Смотрим "зарплатные налоги"

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе "на травматизм") в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя <5>.
Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:
1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;
2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающие <6>, так и запрещающие это делать <7>;
3) документы учета служебных поездок:
(если) вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы <8>. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатора <9>);
(если) вы платите компенсацию, не учитывая "служебный" пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т.п.

Примечание
Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организации <10>;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:
(или) из фактического расхода ГСМ на 100 км "служебного" пробега;
(или) норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;
(или) Норм Минтранса <11>;
5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации - в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Совет
Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходов <12>.
Однако это не означает, что от обложения "зарплатными налогами" освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников
Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России
"Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:
- принадлежность используемого автомобиля работнику;
- расчет компенсации;
- фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
- сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).
Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме <13>. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы".

--------------------------------
<5> Статья 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..."; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".
<6> Письмо Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1, от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@.
<7> Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.
<8> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
<9> Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354.
<10> Пункт 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<11> Пункты 7.1, 7.2 Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
<12> Пункт 3 ст. 217 НК РФ; пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ; Письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98.
<13> Пункт 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных норм <14>:
- по легковым автомобилям:
- при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.;
- при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.;
- по мотоциклам - 600 руб.
При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:
- для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документы <15>. Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательно <16>. Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
- суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМ <17>;
- по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужно <18>.
По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью <19>. Согласен с этим и Минфин <20>.
Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения "доходы минус расходы", признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимники <21>.
--------------------------------
<14> Подпункт 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465.
<15> Пункт 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.
<16> Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 N 17АП-218/2008-АК.
<17> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@; Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен Президиумом ФАС УО 29.05.2009).
<18> Пункт 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87.
<19> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<20> Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.
<21> Подпункт 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления <22>. Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 "Расходы на продажу", 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.).
Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницы <23>.

Совет
Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательство <24>.

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

Условие

ООО "Альянс" перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника - менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

Решение

ООО "Альянс" отразит в учете следующие проводки.

Содержание операции Дт Кт Сумма
На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011)
Перечислена сумма
компенсации
работнику 73 "Расчеты
с персоналом
по прочим
операциям",
субсчет "Расчеты
по компенсациям
за использование
личных легковых
автомобилей для
служебных поездок" 51 "Расчетные
счета" 5000
Сумма компенсации
отражена в расходах 44 "Расходы
на продажу" 73, субсчет
"Расчеты
по компенсациям
за использование
личных легковых
автомобилей для
служебных поездок" 5000
Отражено постоянное
налоговое
обязательство
((5000 руб. -
1200 руб.) x 20%) 99 "Прибыли
и убытки", субсчет
"Постоянное
налоговое
обязательство" 68, субсчет "Налог
на прибыль" 760

--------------------------------
<22> Пункты 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
<23> Пункт 8 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций", утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.
<24> Пункты 4, 7 ПБУ 18/02.

Оцениваем недостатки фиксированной компенсации

Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей - в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.

Из авторитетных источников
Стельмах Н.Н., Минфин России
"Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях - поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. x 18 дн.)".

А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.

Из авторитетных источников
Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
"Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 - для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать".

Оформляем соглашение о выплате компенсации

Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договориться <25>.

Примечание
Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашением <26>. Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

В соглашении желательно предусмотреть:
- данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
- размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).
Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.

Приложение N 2 к трудовому договору N 57 от 01.03.2011

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

10 августа 2011 г. г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью "Альянс" в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем "Работодатель", с одной стороны, и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль "Форд Фокус" с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 г. выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее - автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива - 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
- вести учет служебных поездок в путевых листах;
- представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.
Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля "Форд Фокус".

От работодателя Работник
Генеральный директор ООО "Альянс" Печать
ООО
Романов "Альянс" Старостин
----------- Е.А. Романов ----------- А.В. Старостин

* * *

С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в "прибыльные" нормы. А это бывает очень редко (практически никогда). Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций. В этом случае компании могут включать в расходы и сумму арендной платы, и расходы на содержание и ремонт арендованного транспортного средства <27>. Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛ <28>.
--------------------------------
<25> Статья 188 ТК РФ.
<26> Постановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 N Ф04-5698/2008(11737-А81-41); Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 N 33-3213.
<27> Подпункт 2 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 646 ГК РФ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649.
<28> Подпункт 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ.

Н.А.Мацепуро
Юрист
Подписано в печать
23.09.2011