Главбух требует сдавать товарные чеки

[Падонаг]

Ситуация довольно странная.
Работаем вахтовым методом (бурение нефтяных скважин) в компании, юридически и физически находящейся в г. Южно-Сахалинск. Многие из нас - не жители этого города. Часто нас отправляют в этот город для прохождения медкомиссии, различного рода курсов, тренингов и т.п. В таких случаях, как нам объяснили, нам полагаются суточные. Но сами эти суточные мы не получаем при направлении в командировку, а сначала используем свои деньги для покупки продуктов или питание в предприятиях общепита. (очень странно, но наша контора ВООБЩЕ не работает с наличкой и кассы в офисе нет как таковой). Так вот, главбух требует от нас по окончании командировки приносить товарные чеки на те продукты которые мы покупаем или из тех мест общепита, где мы питались, и только в этом случае производит перечисление суточных на наши зарплатные счета, заметьте, ПОСЛЕ окончания командировки!!! Мало того, требует, чтобы в чеках конкретно были прописаны названия продуктов или блюд!!! Магазины, в которых выдают такие чеки, можно пересчитать по пальцам.
Не будучи очень сведущ в делах связанных с суточными (или командировочными???), все-таки сомневаюсь, что мы должны отчитываться за те деньги, которые на руки или в подотчет не получали. Думаю, что в таком случае бухгалтерия просто должна начислять суммы по приказу о направлении в командировку из отдела кадров.

Кто-нибудь может разъяснить кто прав или кто виноват?

Заранее благодарен за конструктивные ответы.

[Larky]

Сообщение от Падонаг

очень странно, но наша контора ВООБЩЕ не работает с наличкой и кассы в офисе нет как таковой

Ничего странного, при нынешних возможностях безналичного расчета многие работают без кассы...

Сообщение от Падонаг

главбух требует от нас по окончании командировки приносить товарные чеки на те продукты которые мы покупаем или из тех мест общепита, где мы питались, и только в этом случае производит перечисление суточных

Это новое слово в бухгалтерии, местное изобретение... И что, суточные выплачиваются в размере фактических затрат по чекам?

[Падонаг]

Сообщение от Larky

Ничего странного, при нынешних возможностях безналичного расчета многие работают без кассы...
Это новое слово в бухгалтерии, местное изобретение... И что, суточные выплачиваются в размере фактических затрат по чекам?

Да нет, выплачивают ровно те суммы которые установлены у нас на предприятии, по 600 р. в день, но только по факту сдачи чеков...Нет чеков, нет приказа и перечисления...

Так кто же прав, имеют ли они право требовать эти чеки и именно с указанием названий продуктов и блюд, или все это "личная инициатива"?

[Larky]

Да, это местная придумка, но вот в чьем "ясном" мозгу родилась эта идея... Может и не бухгалтер тут виноват, а собственники придумали...

[Падонаг]

Сообщение от Larky

Да, это местная придумка, но вот в чьем "ясном" мозгу родилась эта идея... Может и не бухгалтер тут виноват, а собственники придумали...

Придумали-это может быть, однако хотелось бы знать, имеет ли такая придумка законные основания??? Честно говоря, почти уверен, что это не придумка начальства, потому как они иностранцы, и такую глупость не стали бы выдумывать. Вот сегодня наш босс объяснил что у них за рубежом отчитываются только за командировочные расходы, но никак не за суточные. А лезть в дебри нашего законодательства чтобы заставить нас сдавать чеки ему точно в облом.

[Larky]

Сообщение от Падонаг

имеет ли такая придумка законные основания?

Нет... Суточные выдаются в качестве компенсации повышенных затрат при нахождении вне дома, но нигде не сказано, что командированный должен чем-то отчитываться за них...

[Падонаг]

Сообщение от Larky

Нет... Суточные выдаются в качестве компенсации повышенных затрат при нахождении вне дома, но нигде не сказано, что командированный должен чем-то отчитываться за них...

Dear Larky

А можете дать какую нибудь ссылочку на существующие законодательные акты, в которых прямо или косвенно указано об отсутствии необходимости сдавать чеки (отчитываться) за суточные? Просто очень хочется приструнить нашу "Главную", если уж ясно что действует она не по закону.

[Larky]

Нет таких актов, видимо даже законодателям не пришла в голову такая мысль... А вот у своего главбуха спросите, на основании чего она действует, пусть покажет НПА, коим подотчетники обязываются отчитываться за суточные...

[Падонаг]

Сообщение от Larky

Нет таких актов, видимо даже законодателям не пришла в голову такая мысль... А вот у своего главбуха спросите, на основании чего она действует, пусть покажет НПА, коим подотчетники обязываются отчитываться за суточные...

Спасибо большое за инфо, будем бороться с бюрократией...

[Lala]

Падонаг, вы немного не так понимаете слово "Касса". Касса есть во всех предприятиях, а вот ККМ - не у всех. ККМ предприятия устанавливают для принятия денег от юриков и физиков за выполненные работы, Касса - выплата ЗП, выдача денег подотчет (если в организации нет карточек через банкомат). Просто можно вам перечислить на карточку ваши суточные(командировочные), а можно снять с расчетного счета организации и выдать вам в офисе наличкой, так вот то что вам выдают в офисе бухгалтер - это называется кассой организации. Нет такого, чтобы у организации не было кассы, у организации может не быть ККМ, но Касса всегда есть. Если человек отправляется в командировку, то сначала составляется приказ, выдаются суточные (командировочные), оформляется командировочное удостоверение и только потом человек едет в командировку. А по приезду из командировки если у сотрудника был перерасход, то он садится пишет авансовый отчет и сдает в бухгалтерию, для возврата ему тех сумм которые он потратил сам. Если вам дали командировочные и вы за них не отчитаетесь, то бухгалтер просто поставит вам в доход и начислит НДФЛ. Ничего сложного в этом нет все просто. А бухгалтер у вас просто пошла более легким путем, в этой ситуации не она за вами ходит чтобы вы отчитались за командировку, а вы за ней. Не все просто командировочные отчитываются в сроки за командировки, вот и получается так как у вас.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 8 февраля 2002 г. N 93

ОБ УСТАНОВЛЕНИИ НОРМ РАСХОДОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
НА ВЫПЛАТУ СУТОЧНЫХ ИЛИ ПОЛЕВОГО ДОВОЛЬСТВИЯ,
В ПРЕДЕЛАХ КОТОРЫХ ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ
ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ ТАКИЕ РАСХОДЫ
ОТНОСЯТСЯ К ПРОЧИМ РАСХОДАМ, СВЯЗАННЫМ
С ПРОИЗВОДСТВОМ И РЕАЛИЗАЦИЕЙ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 15.11.2002 N 828,
от 09.02.2004 N 64, от 13.05.2005 N 299)

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Установить, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих норм:
(в ред. Постановления Правительства РФ от 15.11.2002 N 828)
а) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 рублей;
б) за каждый день нахождения в заграничной командировке - суточные в размере согласно приложению;
в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях:
за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 рублей;
за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 рублей;
за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 рублей;
за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 рублей.
При применении упрощенной системы налогообложения указанные нормы используются с 1 января 2003 г. для определения расходов на выплату суточных или полевого довольствия.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 15.11.2002 N 828)
При применении системы налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единого сельскохозяйственного налога) указанные нормы используются с 1 января 2004 г. для определения расходов на выплату суточных или полевого довольствия.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 09.02.2004 N 64)
2. Признать утратившим силу Постановление Правительства Российской Федерации от 18 апреля 1992 г. N 262 "О дополнении Постановления Правительства Российской Федерации от 26 февраля 1992 г. N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов".
3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 г.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М.КАСЬЯНОВ

А медкомиссию вам по сути должны оплачивать по безналу. Т.е. составить договор с медучереждением и перечислить туда деньги. В договоре прописывается за сколько человек будет оплачена медкомиссия. У меня подруга главбух в медбольнице и там медкомиссия у них по безналу оформлена с предприятиями. Так же все это касается курсов и тренингов, то же все по безналу. Я сомневаюсь, что вы сами находите себе курсы и идете на них учиться. При желании можно и столовую сделать по безналу (если вы конечно питаетесь всегда в одной и то же столовой). Все что вы перечислили - это все организаторские дела. Которыми ни кто не занимался и не хочет заняться. В идеале бы тут просто правильно заключенные договора с предприятиями и ваша задача была бы тока работать, а не собирать чеки (представляю в каких объемах вы это все привозите, да еще и вспомнить все надо).

[Larky]

Lala, Много букофф, и все не по делу... Вот если бы ВЫ привели НПА, обязывающие командированного отчитываться за суточные, это было бы дело... Или Вы принимаете суточные к расходу тоже по чекам общепита?

[Lala]

Сообщение от Larky

Ничего странного, при нынешних возможностях безналичного расчета многие работают без кассы...
Это новое слово в бухгалтерии, местное изобретение... И что, суточные выплачиваются в размере фактических затрат по чекам?

Larky а вы молодой человек найдите мне в законе что в предприятии нет кассы? Что в вашем понятие касса организации? И прежде чем давать человеку ответ, думайте что вы пишите. И прекратите разводить в ветках флуд, я заметила что вы это любите делать.

[Lala]

Сообщение от Larky

Lala, Много букофф, и все не по делу... Вот если бы ВЫ привели НПА, обязывающие командированного отчитываться за суточные, это было бы дело... Или Вы принимаете суточные к расходу тоже по чекам общепита?

Кто бы говорил о деле.... Обычно не по делу пишите вы... А если вы беретесь консультировать человека то раскрывайте ответ полностью, а не отписками как у вас.

[Аланда]

Возможно в фирме,где работает Падонаг, бухгалтерия ведет бухгалтерский учет командировочных расходов,а точнее суточных,используя нормы суточных,установленных в организации плюс компенсационные выплаты .Об этих тонкостях бухучета работники могут и не знать.
Приведу выдержку из статьи:
" С 1 января 2008 года ситуация изменится – вводится норма выплаты суточных в размере 700 рублей. А все выплаты выше этой суммы будут *облагаться налогом на доходы физических лиц.

Пример 3

Сумма суточных за одни сутки для сотрудника организации составляет 1 000 руб. Сотрудник находился в командировке 5 дней. Следовательно, вся сумма составит 5 000 руб. Из выплачиваемой суммы 3 500 руб. не подлежат обложению налогом, а оставшиеся 1 500 руб. будут включаться в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. Доход сотрудника за месяц составляет 51 500 руб., из которых 50 000 руб. (зарплата) + 1 500 (сумма превышения нормы). Сумма уплачиваемого налога – 6 695 руб., из которых 195 руб. *уплачивается с суммы превышения.


Вводя с нового 2008 года изменения в Налоговый кодекс, законодатель не внес каких-либо изменений в Трудовой кодекс. Налицо – несоответствие и нестыковки норм различных правовых актов.

Судебно-арбитражная практика

Арбитражные суды в данном вопросе встают на сторону налогоплательщика и указывают, что не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в размерах, установленных в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса внутренними нормативными документами организации. Об этом говорится, в частности, в постановлении ФАС СЗО от 09.03.2005 г. № А52/3844/2004/2 и постановлении ФАС УО от 21.11.2005 г. № Ф09-5198/05-С2. Поэтому шансы выиграть дело по данному вопросу в арбитражном суде у налогоплательщика очень велики.



Безусловно, идти «в лобовую атаку» на налоговые органы, прикрываясь статьей 3 Налогового кодекса, не следует, так как неясностей и сомнений в трактовке норм налогового законодательства здесь нет. Но для избежания дополнительной налоговой нагрузки и иммобилизации денежных средств можно использовать систему компенсационных выплат. Компенсационные выплаты связаны с исполнением работником своих трудовых и должностных обязанностей в соответствии со статьями 164 и 165 Трудового кодекса и пунк*том 3 статьи 217 Налогового кодекса. Компенсационные выплаты являются не выплатами в пользу сотрудника со стороны работодателя, а считаются своего рода восстановлением личных финансовых потерь физического лица. Наиболее оптимальными выплатами будут компенсации за высокую стоимость питания. Не секрет, что цены на питание в кафе и ресторанах в провинции уже догнали московские цены, а отыскать что-либо дешевое в командировке не всегда представляется возможным. Пример 4

Сумма суточных за одни сутки для сотрудника организации составляет 1 000 руб. Сотрудник находился в командировке 5 дней. Следовательно, вся сумма составит 5 000 руб., из которых 700 руб. составляют суточные, а 300 руб. – компенсация за высокую стоимость питания в месте командирования.



Компенсация должна быть стандартной, то есть равна какой-либо фиксированной сумме и не должна изменяться. В противном случае со стороны налоговой инспекции может быть высказано обвинение в уходе от уплаты налога путем искусственного и необоснованного завышения налоговой базы по НДФЛ. К компенсации не должно быть претензий со стороны налоговых органов в части ее ненужности и возможности командированного не пользоваться ею, например, не пользоваться услугами такси, не пользоваться прачечной в отеле и пр. Компенсация же питания является бесспорной, так как человек не может не есть, а находящемуся в чужом городе и занятому человеку очень трудно искать предприятия питания с дешевой пищей.

Организации необходимо во внутренних документах зафиксировать, что компенсационная выплата составляет определенную сумму и ее превышение не компенсируется работодателем и производится за счет личных денежных средств сотрудника. Возникает обоснованное возражение, что компенсационная выплата должна производиться после понесения сотрудником определенных расходов. Однако компенсационную выплату при отправлении в командировку можно обосновать тем, что выдаваемая сумма компенсации фиксированная и сотрудник по возвращении должен представить оправдательные документы (например, чек и счет из ресторана). В отношении оправдательных документов должен действовать порядок, соблюдаемый неукоснительно: сотрудники обязаны представлять чеки и счета *из ресторанов с целью последующего произведения расчетов компенсации.
Достоинствами предлагаемой системы являются:

возможность избегания иммобилизации значительных денежных средств на уплату налога;
компенсационные выплаты являются именно восстановлением работнику понесенных им личных расходов при выполнении своих трудовых обязанностей, а не его личным доходом, полученным от работодателя;
имеются аргументы (трудовое законодательство и положительная для налогоплательщика арбитражная практика) в защиту того, что компенсационные выплаты не являются основанием для начисления на них НДФЛ.
Недостатками данной системы являются:

необходимость четко прописать весь порядок компенсационных выплат во внутренних нормативных документах организации;
риски непредоставления и/или утери сотрудниками соответствующих документов, подтверждающих факт осуществления ими *расходов, подпадающих под компенсации;
Как видно из вышеперечисленных аргументов, недостатки носят, *скорее, организационный характер, чем налоговый или правовой."
Вся статья по ссылке:
http://www.delo-press.ru/magazines/taxes/issue/2007/11/4957/
Собственных комментариев не даю,сообщение имеет характер информации для размышлений.

[Падонаг]

Сообщение от Lala

Падонаг, вы немного не так понимаете слово "Касса". Касса есть во всех предприятиях, а вот ККМ - не у всех. ККМ предприятия устанавливают для принятия денег от юриков и физиков за выполненные работы, Касса - выплата ЗП, выдача денег подотчет (если в организации нет карточек через банкомат). Просто можно вам перечислить на карточку ваши суточные(командировочные), а можно снять с расчетного счета организации и выдать вам в офисе наличкой, так вот то что вам выдают в офисе бухгалтер - это называется кассой организации. Нет такого, чтобы у организации не было кассы, у организации может не быть ККМ, но Касса всегда есть. Если человек отправляется в командировку, то сначала составляется приказ, выдаются суточные (командировочные), оформляется командировочное удостоверение и только потом человек едет в командировку. А по приезду из командировки если у сотрудника был перерасход, то он садится пишет авансовый отчет и сдает в бухгалтерию, для возврата ему тех сумм которые он потратил сам. Если вам дали командировочные и вы за них не отчитаетесь, то бухгалтер просто поставит вам в доход и начислит НДФЛ. Ничего сложного в этом нет все просто. А бухгалтер у вас просто пошла более легким путем, в этой ситуации не она за вами ходит чтобы вы отчитались за командировку, а вы за ней. Не все просто командировочные отчитываются в сроки за командировки, вот и получается так как у вас.

Видимо, надо было писать по-английски...

Речь идет НЕ О КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДАХ, А О СУТОЧНЫХ, ВЫПЛАЧИВАЕМЫХ НА ПИТАНИЕ, тем более выплачиваемых не наличкой, а перечисляемых ПОСЛЕ окончания командировки, да еще о ТРЕБОВАНИИ ЗА НИХ ОТЧИТЫВАТЬСЯ! Вопрос был о законности именно таких действий.

[Падонаг]

А насчет кассы как таковой (физически), то еще раз повторяю: В НАШЕЙ КОНТОРЕ ЕЕ НЕТ!!! Все расчеты ТОЛЬКО безнал. И прошу Вас, Lala, не писать так категорично, мол не может быть, что на предприятии нет кассы. Насколько мне известно, держать кассу в офисе это боп. головная боль, начиная с охраны и заканчивая какими-то платежами, я не говорю уже об отчетности...

[Аланда]

Падонаг, вы абсолютно напрасно так "ополчились" на Lala, поскольку вы говорите о разных кассах
Для вас "касса"-это наличие Контольно-кассовой машины(ККМ),а Lala, говорит о Кассе организации,где ведется учет прихода и расхода денежных сумм в организации,хотя бы только для того,чтобы снять деньги с р/с и выдать вам зарплату(если ,конечно она (зарплата)не перечисляется на пластиковую карточку),а также,чтобы выдать вам деньги на командировочные расходы.Вот правила ведения Такой кассы и должна соблюдать любая организация.

P/S Вообще,бухгалтерский учет ,при внешней простоте для непосвященных,довольно сложная штука,если учесть огромное количество нюансов в толковании законодательства, если не воспринимать его (бухучет) только как систему правильного оформления первичных документов ,суммирования дохода,вычитания из дохода расходов и расходования"получившейся" прибыли.ИМХО.

[Падонаг]

Сообщение от Аланда

Падонаг, вы абсолютно напрасно так "ополчились" на Lala, поскольку вы говорите о разных кассах
Для вас "касса"-это наличие Контольно-кассовой машины(ККМ),а Lala, говорит о Кассе организации,где ведется учет прихода и расхода денежных сумм в организации,хотя бы только для того,чтобы снять деньги с р/с и выдать вам зарплату(если ,конечно она (зарплата)не перечисляется на пластиковую карточку),а также,чтобы выдать вам деньги на командировочные расходы.Вот правила ведения Такой кассы и должна соблюдать любая организация.

P/S Вообще,бухгалтерский учет ,при внешней простоте для непосвященных,довольно сложная штука,если учесть огромное количество нюансов в толковании законодательства, если не воспринимать его (бухучет) только как систему правильного оформления первичных документов ,суммирования дохода,вычитания из дохода расходов и расходования"получившейся" прибыли.ИМХО.

Млин, неужели я не по-русски пишу???

Уважаемая Аланда! Во-первых, я ПРЕКРАСНО ЗНАЮ, что КАССА - это не ККМ!!! Хватит думать, что люди задающие здесь такие простые вопросы, совсем чайники в вашей бухгалтерии. Я сам проработал в ОТЗ 5 лет, но было это давно и не сталкивался с ситуациями, о которых спрашиваю.
Во-вторых, уже в третий раз пишу, что наше предприятие не работает вообще с наличкой, тоесть даже чёртовы суточные переводят на зарплатный счет в банке (а не на "пластиковую карточку", как Вы выразились ).
И вообще, кто-нибудь может дать грамотный и конкретный ответ, имеет ли право бухгалтерия требовать он работников сдавать товарные чеки (и именно с указанием названий товаров) для того чтобы "отчитаться" ЗА СУТОЧНЫЕ, которые они на руки НЕ ПОЛУЧАЛИ???

Спасибо.

[kalina]

Мое мнение, что никто и никогда не отчитывается за суточные. Издается приказ, где указывается время, на которое человека отправляют в командировку, бухгалтерия на основании этого приказа должна выдать человеку деньги на командировочные расходы, в т.ч. и суточные. Единственное, что может и должна сделать бухгалтерия в последствии, проверить по командировочному удостоверению и проездным документам фактическое нахождение в командировке. И удержать суточные, если, например, выдано на 5 суток, а человек был 3 суток.
Сумма командировочных должна быть утверждена руководством и коллективным договором, и бух. не имеет право обсуждать этот уже решенный вопрос, и тем более требовать отчет по суточным.
Денежные суммы на командировку, и не только, должны выдаваться авансом, т.е. до начала командировки. Выходные, ни какой документации под рукой нет. Если только до понедельника.

[kalina]

О, я по-моему, нашла откуда ноги растут у ваших чеков. К своему стыду, я даже теоретически не представляю сумму суточных на сегодняшний день. И внесена ли в НК поправка по сумме с 01.01.08 в сторону увеличения со 100 до 700руб. Но вот что нашла:
С 1 января 2008 года ситуация изменится – вводится норма выплаты суточных в размере 700 рублей. А все выплаты выше этой суммы будут *облагаться налогом на доходы физических лиц.

Пример 3

Сумма суточных за одни сутки для сотрудника организации составляет 1 000 руб. Сотрудник находился в командировке 5 дней. Следовательно, вся сумма составит 5 000 руб. Из выплачиваемой суммы 3 500 руб. не подлежат обложению налогом, а оставшиеся 1 500 руб. будут включаться в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. Доход сотрудника за месяц составляет 51 500 руб., из которых 50 000 руб. (зарплата) + 1 500 (сумма превышения нормы). Сумма уплачиваемого налога – 6 695 руб., из которых 195 руб. *уплачивается с суммы превышения.

Вводя с нового 2008 года изменения в Налоговый кодекс, законодатель не внес каких-либо изменений в Трудовой кодекс. Налицо – несоответствие и нестыковки норм различных правовых актов.

Судебно-арбитражная практика

Арбитражные суды в данном вопросе встают на сторону налогоплательщика и указывают, что не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в размерах, установленных в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса внутренними нормативными документами организации. Об этом говорится, в частности, в постановлении ФАС СЗО от 09.03.2005 г. № А52/3844/2004/2 и постановлении ФАС УО от 21.11.2005 г. № Ф09-5198/05-С2. Поэтому шансы выиграть дело по данному вопросу в арбитражном суде у налогоплательщика очень велики.

Безусловно, идти «в лобовую атаку» на налоговые органы, прикрываясь статьей 3 Налогового кодекса, не следует, так как неясностей и сомнений в трактовке норм налогового законодательства здесь нет. Но для избежания дополнительной налоговой нагрузки и иммобилизации денежных средств можно использовать систему компенсационных выплат. Компенсационные выплаты связаны с исполнением работником своих трудовых и должностных обязанностей в соответствии со статьями 164 и 165 Трудового кодекса и пунк*том 3 статьи 217 Налогового кодекса. Компенсационные выплаты являются не выплатами в пользу сотрудника со стороны работодателя, а считаются своего рода восстановлением личных финансовых потерь физического лица. Наиболее оптимальными выплатами будут компенсации за высокую стоимость питания. Не секрет, что цены на питание в кафе и ресторанах в провинции уже догнали московские цены, а отыскать что-либо дешевое в командировке не всегда представляется возможным.

Пример 4

Сумма суточных за одни сутки для сотрудника организации составляет 1 000 руб. Сотрудник находился в командировке 5 дней. Следовательно, вся сумма составит 5 000 руб., из которых 700 руб. составляют суточные, а 300 руб. – компенсация за высокую стоимость питания в месте командирования.

Компенсация должна быть стандартной, то есть равна какой-либо фиксированной сумме и не должна изменяться. В противном случае со стороны налоговой инспекции может быть высказано обвинение в уходе от уплаты налога путем искусственного и необоснованного завышения налоговой базы по НДФЛ. К компенсации не должно быть претензий со стороны налоговых органов в части ее ненужности и возможности командированного не пользоваться ею, например, не пользоваться услугами такси, не пользоваться прачечной в отеле и пр. Компенсация же питания является бесспорной, так как человек не может не есть, а находящемуся в чужом городе и занятому человеку очень трудно искать предприятия питания с дешевой пищей.

Организации необходимо во внутренних документах зафиксировать, что компенсационная выплата составляет определенную сумму и ее превышение не компенсируется работодателем и производится за счет личных денежных средств сотрудника. Возникает обоснованное возражение, что компенсационная выплата должна производиться после понесения сотрудником определенных расходов. Однако компенсационную выплату при отправлении в командировку можно обосновать тем, что выдаваемая сумма компенсации фиксированная и сотрудник по возвращении должен представить оправдательные документы (например, чек и счет из ресторана). В отношении оправдательных документов должен действовать порядок, соблюдаемый неукоснительно: сотрудники обязаны представлять чеки и счета *из ресторанов с целью последующего произведения расчетов компенсации.

Достоинствами предлагаемой системы являются:

возможность избегания иммобилизации значительных денежных средств на уплату налога;
компенсационные выплаты являются именно восстановлением работнику понесенных им личных расходов при выполнении своих трудовых обязанностей, а не его личным доходом, полученным от работодателя;
имеются аргументы (трудовое законодательство и положительная для налогоплательщика арбитражная практика) в защиту того, что компенсационные выплаты не являются основанием для начисления на них НДФЛ.
Недостатками данной системы являются:

необходимость четко прописать весь порядок компенсационных выплат во внутренних нормативных документах организации;
риски непредоставления и/или утери сотрудниками соответствующих документов, подтверждающих факт осуществления ими *расходов, подпадающих под компенсации;

Не считает ли ваша бухгалтерия суточные - компенсационными выплатами всерх норм? И для вашего же блага, что бы не удерживать НДФЛ, требует у вас чеки?

А по поводу выплаты суточных после командировок - это просто нарушение законодательства.