Квартира под офис

[Солнце)))]

Добрый день!!!!1
Мы хотим чтобы офис нашей фирмы пока располагался в 1комн. квартире одного из учредителей.Но эта кватрира находится в долевой собственности, то есть пол квартиры принадлежит его бабушке. она написала письмо, что не возражает предоставить свою половину под офис. Как нам это правильно оформить? И вообще, можно так поступать? Просто у нас пока деятельности нет и пока она будет маленькая как таковой офис не нужен)))
И ещё вопросик.у нас за 3 квартал доходов не было, деятельности тоже, одни расходы в виде услуг банка и покупки машины на заёмные средства. Мы обязаны учитывать расходы на аренду сейчас, или это право наше, хотим делаем офис или нет и когда захотим можем принять расходы по нему? по учредительным документам у нас др адрес юридический.