Разрабатываем положение о командировках

[Гэндальф]

Отношения между работником и работодателем фиксируются с помощью законодательных актов, а также внутреннего положения о командировках в компании. Разбираем все по пунктам: что следует включить в документ и какие изменения последних лет предстоит учесть.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2017
Ирина Атаманова, старший менеджер финансово-экономического отдела ГК «ГЭНДАЛЬФ»

Зачем нужно внутреннее положение о командировках

Необходимость составления положения о командировках и введения в силу как внутреннего локального документа обусловлена рядом причин важных не только для работодателя, но и для командируемого сотрудника.

С точки зрения работодателя намного проще пользоваться одним единым документом, регламентирующим закрепление видов командировок, характер и величину возмещаемых расходов, специфику отчетности, а также действие различных служб при оформлении командировок и пр.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН.

С точки зрения работника или совместителя, который направлен в командировку, предоставляются сохранение места работы (должности), сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке, возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных и др.).

Для правильного составления положения о командировках необходимо ознакомиться со структурой разделов и выделить главные пункты, которые необходимо зафиксировать в положении.

Структура положения о командировках

Как правило структура положения о командировках включает типичные разделы, но существуют и дополнительные разделы, которые зависят от специфики деятельности того или иного предприятия.

Рассмотрим основные разделы:
1) общие положения;
2) порядок оформления служебной командировки;
3) сроки командировки;
4) порядок оплаты труда командированных расходов и гарантии при направлении в служебные командировки;
5) порядок предоставления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки;
6) иные пункты, в зависимости от специфики направления компании.

Общие положения:

Данный раздел является водным и содержит перечень основных понятий.
Здесь раскрываются понятие и виды служебных командировок, определяется круг лиц, на которых распространяется действие данного положения.

В трудовом законодательстве установлен запрет на направление в служебные командировки определенному перечню лиц: беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, и иные лица, указанные в ТК РФ.

В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками, например:
1) служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы (т.е. в течение рабочего дня выезды к клиентам), если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;
2) поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к местожительству;
3) выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);
4) поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

Оформление служебной командировки

В данном разделе следует установить, какими документами оформляются командировки сотрудников. В компании могут использоваться не только унифицированные формы оформления командировки, но и неунифицированные, принятые в виде официального документооборота внутри компании.
В таком случае необходимо зафиксировать в положении обязательные пункты, которые должны содержать:
1) цель поездки;
2) ожидаемый результат командировки. Цель и результат необходимы работодателя для понимания целесообразности планируемой командировки;
3) способ поездки: каким видом транспорта планируется поездка (самолет, поезд, личный транспорт). Указывается, необходимо ли провести заказ и оплату билетов работодателем по безналичному расчету, или командируемый сотрудник будет производить оплату за наличный расчет. Если согласована поездка в командировку на личном автомобиле, то в этом случае прикладывается расчет затрат на ГСМ;
4) вид проживания: гостиница или съемная квартира;
5) срок командировки в соответствии с билетами (дата отправления и дата прибытия). Если конечная дата не известна, необходимо указать предполагаемую. Исходя из количества дней производится расчет суточных;
6) наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре с клиентом.

Также необходимо описать порядок документооборота, закрепить определенные обязанности по обработке документов за работниками разных административных служб предприятия.

Основанием для направления в командировку является письменное решение работодателя в виде приказа о направлении в командировку в соответствии с формой № Т-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Информация о командировании работника вносится в журнал внутрифирменного учета служебных командировок.

Необходимо заметить, что журналы регистрации командированных работников теперь необязательны. Однако работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

Важно учесть, что с 2015 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Из текста Положения исключены понятия «командировочное удостоверение», «служебное задание» и «отчет о выполненной работе в командировке».

Это существенно упрощает порядок направления работника в командировку. Но многие работодатели придерживаются старого порядка, закрепив условия его применения в положении о служебных командировках.

Срок командировки

Срок командировки работников определяется решением работодателя с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

Если принято решение проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте (служебной машине), необходимо отразить данный факт в приказе о направлении в командировку. Это и будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.
На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, в которое он командирован.

Командировочные расходы

Работодателю необходимо определить и зафиксировать перечень и объем затрат, которые компания компенсирует командированному сотруднику.

Например, данный перечень может состоять из следующих расходов:
1) оплата проезда;
2) найма жилого помещения;
3) суточные;
4) затраты на бензин, если командировка согласована на личном транспорте;
5) оплата аэроэкспресса;
6) такси и пр.

Важно обратить внимание, какие из расходов оплачиваются только при условии предоставления первичных документов, а какие — при их отсутствии.

После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты, а также описать случаи при потере документов, подтверждающих расходы. Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице). Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы.

Необходимо особое внимание уделить закреплению в положении о командировках затратам по размеру суточных. Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере.

Также компенсация затрат, в которые входят и размер суточных, может быть установлена в одинаковом размере для всех сотрудников компании или возмещение сумм будет варьироваться в зависимости от занимаемой должности.

Например, в положении о командировках могут быть установлены следующее ранжирование размера суточных:
1) по Москве и Санкт-Петербургу:
• Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 600 руб. в сутки;
• Остальным сотрудникам – 500 руб. в сутки;
2) по остальным городам:
• Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 500 руб. в сутки;
• Остальным сотрудникам – 400 руб. в сутки.

Следует заметить, что для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:
• 700 руб. — для командировок по территории России;
• 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах (как в примере выше).

Однако ТК РФ не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении работников в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 г. предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Гарантии работодателей перед работниками

В положении о командировках необходимо зафиксировать гарантии работников при направлении в служебные командировки.

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку, а также во время нахождения работника в пути к месту командирования (из места командирования) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления работника-совместителя в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по их взаимному соглашению.

Рекомендуется выход сотрудника на работу в день отправления в командировку или прибытия из нее. Иное согласовывается с работодателем.

Отчет

В положении следует определить порядок и сроки представления отчетов о командировке.

Форма отчета командируемого о проделанной работе не регламентируется нормативными документами. Его содержание определяется исключительно спецификой деятельности предприятия и должностными обязанностями работника. Однако имеет смысл в положении привести образец такого отчета для командируемых сотрудников, иначе зафиксировать, что отчет составляется в произвольной форме.

По возвращению командируемый сотрудник обязан составить авансовый отчет в установленный срок. Этот документ является обязательным для заполнения.
Следует установить полномочия по заполнению и проверке отдельных разделов авансового отчета, требования к прилагаемым расходным документам, порядок выдачи перерасхода и возврата неиспользованного остатка денежных средств, выданных под отчет.

Например, в положении можно учесть специфику состава предоставления подтверждающих документов, а также конкретизировать по видам:
1) билеты на проезд, страховой полис и багажный билет, прилагаемые к билету. К электронному билету на самолет необходимо приложить посадочный талон. Посадочный талон не предоставляется в случае приобретения электронного ж/д билета. Если билет для сотрудника закупает сторонняя организация, предоставляется товарный чек с указанием стоимости билета и стоимости услуг посредника (сервисный сбор) и чек;
2) если проживание в гостинице оплачивалось сотрудником за наличные (либо оплачивал клиент), то необходимо предоставить чек. При отсутствии чека гостиница выписывает счет на бланке строгой отчетности;
3) чеки или подтверждения по другим расходам, установленным к возмещению действующим положением (бензин, Интернет, телефон, ГСМ, такси и пр.);
4) авансовый отчет в установленной форме.

В некоторых случаях для возмещения перерасхода от работника требуют письменное заявление. Если такой порядок практикуется, ему необходимо придать нормативную силу путем упоминания в Положении.

Например, если работник добирался до места командирования на личном транспорте, тогда по возвращении из командировки сотрудник представляет работодателю служебную записку, в ней указывается фактический срок пребывания в командировке и прилагает оправдательные документы, которые подтверждают использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

В противном случае дополнительные права возникают у предприятия. Ст.137 ТК РФ предусмотрено при несвоевременном возврате денежных средств удержание их из заработной платы работника с его письменного согласия. В Положении необходимо разработать механизм удержания, его сроки, письменного уведомления работника, а также утвердить форму документа-основания для удержания (приказ или распоряжение).

Дополнительные разделы

К дополнительным разделам можно отнести действие отдельных служб при оформлении командировки, права и обязанности командируемого сотрудника, виды взысканий за несвоевременное оформление документов или отсутствие оправдательных документов, заключительные положения и прочее.

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2017
Ирина Атаманова, старший менеджер финансово-экономического отдела ГК «ГЭНДАЛЬФ»