Как главбуху принять дела на новом месте

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», сентябрь 2017.
Юлия Каткова, руководитель консалтингового направления ГК «ГЭНДАЛЬФ»

Каждый из бухгалтеров может сменить место работы – и перед ним тут же встанет вопрос: «Как принять дела?». Используйте подготовленную нами инструкцию, которая позволит вам качественно принять дела у предшественника и влиться в работу.

Две типовые ситуации

Итак, вы прошли собеседование и вышли на работу в новый коллектив. Рассмотрим два варианта дальнейшего хода событий.

Ситуация первая, она же наиболее удобная: ваш предшественник еще работает, и у вас есть несколько дней, чтобы он ввел вас в курс дела. Это говорит о том, что прошлый бухгалтер был ответственным и не бросил фирму в сложный момент, остался до выхода нового сотрудника, а значит, готов помочь с введением в курс дела.

Вам нужно за эти несколько дней получить обширную и наиболее точную информацию о состоянии компании, бухгалтерский документах, уплаченных налогах, сданной отчетности и планируемых проверках.

Второй случай – когда вы находитесь в более сложном положении, так как ваш предшественник уже не работает и не делится с вами информацией. Хуже всего, если как раз идет отчетный период и срочно нужно сдавать отчетность.

В этом случае перечень задач ниже не меняется, но вам придется самостоятельно находить информацию и разбираться в текущей ситуации. Если отчетный период идет, а отчетность не сдана, то в первую очередь постарайтесь сдать текущую отчетность и уделите ей максимум внимания. Далее обратите внимание на налоги.

Порядок действий при приеме дел

Во-первых, проверьте состояние текущих расчетов с контролирующими органами. Вам необходимо узнать, нет ли задолженности по налогам, которые должна платить компания в зависимости от системы налогообложения и вида деятельности.

Рекомендуем данную проверку провести с нескольких сторон:

• запросить информацию у предыдущего бухгалтера,
• запросить информацию у налоговой, направив соответствующие запросы по всем видам налогов и сборов,
• а также проверить состояние расчетов по налогам в используемой
  программе, в которой ведется бухгалтерский учет в организации.

Во-вторых, узнайте, не грозит ли вам в скором времени налоговая проверка. Это необходимо сделать, чтобы не попасть в ситуацию, когда прошлый бухгалтер уже не работает, а к вам в дверь стучится проверка, о которой вы не слышали и, конечно, к ней не готовы.

Если вы используете программу «1С:Бухгалтерия предприятия 8», ред. 3.0, то у вас есть отличный инструмент «Календарь проверок». Его можно найти в меню «Руководителю». С помощью этого календаря вы сможет получить информацию о том, какая проверка, в какие сроки и по какому вопросу придет в вашу организацию. У вас будет время подготовиться и, возможно, запросить у предыдущего сотрудника необходимый минимум информации для успешного прохождения проверки.

Если в календаре проверок не отмечено, то на ближайшее время они, вероятно, не запланированы. Также можно проверить план проверок юрлиц на соответствующий год – здесь публикуется информация по плановым проверкам.

В-третьих, обратите внимание на то, сдана ли вся необходимая отчетность для компании. После того, как проделаете все первичные действия, не забудьте проверить правильность сданной отчетности и при необходимости подайте корректировки.

Данную задачу не стоит откладывать: лучше исправить неточности в отчетности самостоятельно по собственной инициативе, а не после того, как налоговая пришлет запросы, а то и обнаружит расхождения во время проверки.

В-четвертых, обязательно посмотрите в каком состоянии программа «1С», в которой работает компания. Вам в дальнейшем работать с данной программой, поэтому постарайтесь узнать у бухгалтера, не производились ли в ней какие-то доработки. Если доработки были, то узнайте, где посмотреть информацию: что было изменено, есть ли инструкции по новому функционалу.

Проверьте актуальность релиза используемой программы. Узнайте о том, какая компания обслуживает вашу организацию, получите ее контакты. Сразу уточните срок действия текущего договора сопровождения, наличие документов на саму программу «1С»: регистрационных анкет, ключей (если используется аппаратная защита). Все это понадобится вам, если вы столкнетесь с трудностями при работе в программе: вы будете знать, как обратить в техподдержку или на Линию консультаций.

Если у вас старая версия программы, уточните, почему она не была обновлена, и запланируйте обновление – это поможет вам сдать отчетность в новом отчетном периоде.

Оценка качества ведения учета

В программе «1С» есть встроенные инструменты, которые вместо вас проведут проверку учета. Используйте их, чтобы быстро найти ошибки вашего предшественника:

• Экспресс-проверка – позволит проверить ключевые показатели состояния учета в программе «1С». Это и быстрая проверка бухгалтерского учета, и быстрая проверка учетной политики, операций по кассе и НДС.
• Анализ учета по налогу на прибыль – данный отчет позволит вам сверить данные по налогу на прибыль, увидеть, есть ли расхождения в бухгалтерском и налоговом учете, и при необходимости позволит быстро найти и устранить имеющиеся ошибки.
• Анализ учета по НДС – поможет увидеть состояние учета по НДС и наличие/отсутствие критичных ошибок в учете.
• Анализ учета по УСН – если в организации используется упрощенная система налогообложения, то данный отчет поможет увидеть состояние доходов и расходов, проанализировать принятые расходы и посмотреть их состав.
• Отчет по наличию счетов-фактур – позволит быстро узнать, у каких входящих документов отсутствует «Счет-фактура полученный». С помощью этого отчета вы сможете запланировать действия по возврату документов у ваших поставщиков и принять НДС к вычету.
• Оценка риска налоговой проверки – отчет построен на основании методологии ФНС и производит анализ по 12 критериям на основании данных, содержащихся в информационной базе организации. Вы узнаете, насколько показатели компании близки к пороговым значениям, а значит, попадает ли организация в поле зрение налоговой, которая может прийти с проверкой при планировании мероприятий на следующий год. Обязательно запланируйте подробный анализ данных показателей.

Все данные отчеты находятся в меню «Отчеты».

Если вам потребуется помощь, вы сможете обратиться в компанию, занимающуюся обслуживанием «1С» для детальной проверки учета с помощью программы «1С».

Дополнительные рекомендации

Не забудьте, что вам важно познакомиться с коллективом. Если в бухгалтерии есть еще сотрудники, обязательно ознакомьтесь с их обязанностями и задачами, чтобы не взять на себя двойную работу.

Поработайте с персоналом, узнайте и по возможности проверьте квалификацию имеющихся сотрудников бухгалтерии, чтобы вы могли опираться на уровень их профессионализма, а также понимать, кому из сотрудников нужно уделять больше внимание и контролировать их работу, а кого стоит обучить для более качественного выполнения обязанностей.

Проверьте состояние первичных документов, где они хранятся, как и кем контролируется их наличие и возврат. Если такие работы не ведутся, то сформируйте план действий по устранению этого узкого места. Для этого есть целый спектр возможностей: подключение электронного документооборота, установка программы «Скан-Архив» для контроля за возвратом документов и другие способы.

Возможно, вам потребуется помощь квалифицированных специалистов: проще всего обратиться в компанию, которая сопровождает «1С»: здесь помогут решить «горящие» вопросы по отчетности, и вы успеете разобраться с переданным вам учетом.

Не забудьте, что для успешной работы помимо всего прочего вам потребуется:

• наладить взаимодействия в коллективе;
• найти общий язык с директором;
• повысить свой уровень профессионализма (в сфере деятельности компании, в бухгалтерском и налоговом учете, в «1С» – или в любой другой области, которая может вам потребоваться).

Это поможет вам достичь основной цели – взять под контроль учет в новой организации и быть высококлассным специалистом.