Правила истребования документов для налоговой: что делать нельзя

[Гэндальф]

Из-за большого количества судов, связанных с нарушениями в работе ревизоров, ФНС довела до сведения всех нижестоящих налоговых органов о правилах работы при истребовании документов вне рамок налоговых проверок (письмо от 27 июня 2017 г. № ЕД-4-2/12216@). Это связано с тем, что претензии в суде в сторону налоговиков почти всегда звучат одинаково: запрос большого количества документов у предприятия, будто в данный момент проводится его налоговая проверка.

Какие ошибки совершает налоговая при истребовании документов?

Во-первых, налоговики не всегда объясняют целесообразность своих действий.

Например, при встречной проверке у контрагента требуют документы по всей организации, а не только по сделкам с конкретным проверяемым.

Такие документы организация вправе не представлять. Пример: Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 27 марта 2015 года по делу № А27-9300/2014.

Во-вторых, местные проверяющие могут считать круг своих полномочий неограниченным – но это не так.

Например, ООО пришлось обратиться к услугам компании по копированию, потому что они не успевали предоставить все истребованные документы в срок (в бумажном виде оригиналы едва вошли в десять ящиков). В итоге были затрачены значительные средства компании, сотрудников оторвали от работы, и они собирали и копировали пачки документов. А налоговая даже не смогла просмотреть все документы и, тем более, провести их анализ. В то же время инспекция отказала в продлении срока предоставления документов.

Поэтому Конституционный Суд РФ указывает в постановлении № 14-П от 16.07.2004: «Наделяя налоговые органы полномочием действовать властно-обязывающим образом в пределах своей компетенции, федеральный законодатель должен соблюдать вытекающие из ч. 3 ст. 55 Конституции РФ <...> требования, в силу которых ограничение федеральным законом права владения, пользования и распоряжения имуществом, а также свободы предпринимательской деятельности возможно, только если оно отвечает требованиям справедливости, адекватно, пропорционально, соразмерно и необходимо для защиты конституционно значимых ценностей.

В-третьих, налоговики при истребовании документов могут не указать нужные реквизиты или контрагента.

Помимо этого, должна быть указана необходимость истребования именно этих документов и повод для их запроса.

Эти критерии установлены в ст. 93.1 НК РФ:

документы могут быть истребованы в связи с проведением камеральной либо выездной проверки контрагента;
только по конкретной сделке с указанием реквизитов и периода;
документы и информация должны касаться именно проверяемого налогоплательщика по конкретному вопросу.

В-четвертых, налоговая не входит в ситуацию налогоплательщика при запросе документов:

отправив требование, не узнает, когда оно доставлено и дошло ли вообще, реально ли собрать такое количество в срок и как это отразится на хозяйственной деятельности проверяемого (ведь нередки случаи, когда в организации при получении запроса из налоговой «работа встает»: все бросаются на сбор и подготовку документов).

Эти проблемы и стали основанием для письма от ФНС, где местным налоговым службам были даны следующие рекомендации:

• проверять реальную необходимость истребования конкретных документов (информации), исходя из существа конкретной ситуации (разумность и обоснованность требований);
• установить возможность налогового органа изучить большой объем документов;
• учитывать реальную возможность контрагента представить копии документов в большом объеме;
• узнать, обращался ли налогоплательщик с ходатайством о продлении срока представления истребуемых документов, было ли принято и какое именно решение по этому вопросу.

Особо отмечено, что инспекторы должны быть готовы аргументированно пояснить вышестоящему налоговому органу и суду истребование значительного количества бумаг на основании п. 2 ст. 93.1 НК РФ.

Однако, несмотря на позитивные тенденции и такой шаг от ФНС навстречу налогоплательщикам, количество судов по жалобам на действия местных инспекторов пока что не уменьшается. Да, было отмечено сокращение объемов запрашиваемых бумажных документов, но многие связывают это с распространением электронного документооборота и электронной отчетности.

Поэтому электронный архив, который позволит собирать документы в кратчайшие сроки, отправлять их копии в налоговую в электронном виде или распечатывать сразу необходимые сейчас не роскошь, а необходимость.

Материалы сайта Скан-Архив.