Как выбрать систему автоматизации документооборота и не попасть на уловки поставщиков

[Гэндальф]

Практически в 100% случаев рекламные статьи и ролики производителей систем автоматизации документооборота представляют продукт только в лучшем свете: максимальный функционал, высокая эффективность и решение любых задач. Но зачастую заказчик понимает, что решение ему не подходит, потратив деньги на внедрение, а время – на переработку бизнес-процессов. Почему?

Дело вовсе не в продукте или недобросовестном производителе – дело в том, что система была предназначена для решения иных задач. Чтобы предотвратить подобные ситуации, наши эксперты подготовили несколько практических советов. Они помогут корректно поставить задачи для автоматизации документооборота и выбрать систему, которая их решит.

1. Определите задачи, которые должна решать система документооборота

Проведите беседы с непосредственными участниками процесса (сотрудниками, которые работают с документами: бухгалтеры, менеджеры). Они помогут вам найти «слабые места» вашего документооборота, а также составьте список функций, который бы «закрывал» ваши потребности».

Подойдите к вопросу стратегически – посмотрите обзоры и завершенные кейсы компаний, которые могли столкнуться с проблемами, которые ждут вашу компанию впереди. И только после этого начинайте выбирать решение.

2. Проведите собственное расследование

Если в штате есть IT-специалист, лучше доверить выбор системы документооборота ему, предварительно составив четкое ТЗ – список требований и проблем, которые должна решить система автоматизации документооборота.

Если специалиста нет, оцените предложения на рынке самостоятельно: читайте отзывы клиентов, уделите особое внимание результатам внедрения – соотносятся ли они с вашими целями. Выберите ТОП-3 системы автоматизации документооборота, функционал которых, соответствует вашим требованиям.

3. Проконсультируйтесь с техническим специалистом

Возможности решения зачастую определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Очень важно оценить выбранные вами решения в аспекте технических характеристик и возможностей. Если в штате такого специалиста нет, обратитесь к фрилансеру.

4. Оцените комфорт работы

Ответьте на вопросы: все ли системы, которые вы подобрали легко можно настроить под специфику вашей отрасли? Смогут ли они расти и расширяться вместе с вашим бизнесом? Будут ли они удобны в использовании, или придется проводить дорогостоящее обучение для себя и сотрудников.

5. «Доверяй, но проверяй»

Проверьте функционал в действии. Практически у всех разработчиков есть тестовые версии и возможность установки временной лицензии. Установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать.

6. Не торопитесь вкладывать деньги

Если вы только начинаете процесс автоматизации документооборота, не нужно сразу инвестировать в дорогую платформу, которая может не окупиться. Автоматизируйте поэтапно, начните с решения самой насущной проблемы. Если вы видите, что в организации, например, отсутствует контроль местонахождения бумажных документов, начните с перевода бумажных документов в электронный вид и оцените результат. Лишь затем развивайте и масштабируйте выстроенную систему, добавляя к ней новые возможности.


Что важно учесть при внедрении системы автоматизации документооборота


Внедрение – это следующий этап после выбора системы. Многие внедренцы обещают установить и настроить систему в кратчайшие сроки, но быстро – не значит хорошо. Срок внедрения системы автоматизации документооборота зависит от нескольких факторов, которые вам важно учитывать:

Класс системы. Одно дело, когда нужно автоматизировать работу, например, главного бухгалтера, другое – это внедрить систему уровня ERP, которая затрагивает работу не всех подразделений. Сроки могут варьироваться от одной недели до года.

Масштаб системы. Посчитайте, сколько АРМ и серверов необходимо установить, учтите часы на установку и настройку программного обеспечения, а затем прибавьте к этому время на обучение персонала, который будет работать в новой системе.

Индивидуальные настройки. Любую систему необходимо не только установить, но и адаптировать под бизнес заказчика. Если у разработчика уже был опыт работы с подобными отраслями и типами бизнеса, значит процесс пойдет намного быстрее.

Материалы сайта «Скан-Архив».