Поставщик хранит молчание - ни товара, ни денег

[Яло]

Уважаемые форумчане.
Прошу Вашей помощи вот по такому вопросу:
В августа 2009 (!) были перечисленны деньги поставщику за товар. После продолжительного достаточно вежливого "компасирования" нам мозгов и передвижки сроков поставки (более 90 суток), Поставщик все-таки признал, что не в состоянии выполнить своих обязательств и заверил, что в ближайшее время (до наступления 2010) года вернет нам денежные средства на р/сч, но с момента обещания прошло больше месяца, а от них ни слуху ни духу. Сложность заключается в том, что мы находимся в разных региона страны, и все наше общение сводиться в телефонным переговорам и переписке. Подскажите, то можно предпринять в сложившейся ситуации? Директор намерен обратиться в суд, но я так понимаю: 1 шаг это все-таки официальная Претензия. Как правильно сделать это правильно?