Расчетные листки в 2-х экземплярах???

[Таинственная Незнакомка]

Обязан ли работодатель (бюджетное учреждение) при выплате работнику заработной платы оформлять расчетный листок в двух экземплярах?
Каков порядок хранения и подшивки таких документов?


Ответ:
Требование об извещении работника о выплате заработной платы посредством расчетного листка установлено в ст. 136 Трудового кодекса, согласно которой при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (смотрите также письмо Федеральной службы по труду и занятости от 18.03.2010 N 739-6-1).
Таким образом, работодатель обязан при выплате работнику заработной платы выдавать утвержденные учреждением расчетные листки.
В ст. 136 ТК РФ ничего не сказано о том, что расчетный листок должен быть оформлен в 2-х экземплярах. Однако второй экземпляр расчетного листка необходим работодателю при оформлении лицевого счета по форме N Т-54 (Т-54а). В соответствии с указаниями по заполнению этой формы, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, экземпляр распечатки расчетного листка вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе.
Отметим, что бюджетные учреждения не обязаны оформлять лицевые счета по форме N Т-54 (Т-54а) (п. 2 постановления Госкомстата РФ N 1).
Бухгалтерский учет осуществляется получателями бюджетных средств в соответствии с Бюджетным кодексом РФ, Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция 157н), и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими бухгалтерский учет.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы, которые принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным, согласно законодательству РФ, правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 7 Инструкции 157н.
Для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца, и суммы, причитающейся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда, и иных сумм удержаний в бюджетных учреждениях применяется расчетно-платежная ведомость (Код формы 0504401), на основании которой заполняется Карточка-справка (Код формы 0504417) (смотрите Приложение N 2 к приказу Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (далее - Инструкция N 148н) (документ утратил силу) и Приложение N 2 к приказу Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению" (данный приказ находится на регистрации в Минюсте РФ)).
Карточка-справка применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы (оплаты труда) по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
В силу положений п. 14 Инструкции 157н субъект учета обязан обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Унифицированная форма расчетного листка не утверждена. Поэтому, анализируя положения п. 7, п. 14 Инструкции 157н, приходим к выводу, что бюджетное учреждение не обязано распечатывать и хранить второй экземпляр расчетных листков на бумажных носителях.
Вместе с тем, поскольку оформление расчетных листков и извещение работников является обязательным, то не исключено, что в случае проверки контролирующий орган потребует подтвердить факт извещения работников (смотрите, например, Методические рекомендации по проведению проверок образовательных учреждений по соблюдению трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (утверждены письмом ЦК Профсоюза работников народного образования и науки РФ от 13.04.2005 N 21)).
На наш взгляд, для подтверждения получения расчетного листка работник может ставить подпись о его получении на втором экземпляре листка, остающемся у работодателя, а работодатель - хранить такие листки на случай проверки. Конкретный порядок хранения, подшивки таких документов учреждение вправе предусмотреть, например, в приказе об учетной политике (в частности, расчетные листки могут вкладываться (вклеиваться) в Карточки-справки).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Верхова Надежда



я в ауте.... кто нибудь делает 2 экземпляра расчетных листков???!