Командировочные расходы. Возмещение проживания без подстверждающих документов.

[Эрл]

Добрый день. Подскажите пожалуйста, в каком случае организация должна возмещать затраты на проживание без оправдательных документов. У нас сотрудники ездили в командировку на 3-е суток, документов на проживание нет, да и они и не просят оплачивать проживание. Гл бух настаивает, что нужно выплатить им компенсацию (по учетной политике предусмотрено 150 рублей за сутки).
1)На основании чего их выплатить? Должны ли командированные писать какую-нибудь служебную записку? Или должны просто прописать сумму компенсации в авансовом отчете?
2)Если командированные сотрудники не просят возмещения, будет считаться нарушением невыплата 150 рублей?