Организация рабочего места, рабочего времени

[MarinaAnna]

«Организация своего труда»
Говорить буду больше о своем опыте организации рабочего места и сразу оговорюсь, что в глубокой молодости обучалась делопроизводству и целый год в наши головы «вдалбливали» много чего и в работе это оказывается очень даже пригодилось.
Идеальный конечно вариант иметь свой рабочий кабинет, но, к сожалению, как правило, наша жилая площадь, не позволяет его иметь, поэтому приходится, комнате выделять угол под рабочее место.
Правильно организованное рабочее место, правильная поза, минимизирует не только время на работу, но и сохраняет здоровье. Не экономьте на своем рабочем месте.
Начну, пожалуй, с самого главного предмета рабочего места – это стол. Конечно, стол должен быть отдельный «РАБОЧИЙ», не кухонный, ни любой другой, и постараться, чтобы его не пришлось с кем-то делить (с мужем, с детьми), это должен быть только ваш рабочий стол.
Особое внимание уделяю всегда своему рабочему креслу (стул я даже не рассматриваю), за многие годы, кресел перепробовала кучу и в офисе и дома, мы очень много времени проводим за компьютером, чем удобней кресло, тем меньше устает спина и место на котором мы сидим, а также иногда можно не ставая отъехать, чтобы дотянуться до какой-нибудь папки или до принтера, если он стоит вне зоны достигаемости вытянутой руки. Кресло, с высокой мягкой спинкой, на колесиках, с подлокотниками, регулировкой высоты. Кресел за время работы меняла несколько, пока не нашла свой вариант кресла.
Без папок не обойтись, а значит под папки нужны полки. Полки лучше установить в зоне достигаемости рук, у меня много документов, потому что всю «первичку» храню у себя, так как знаю, что в течение года у меня не потеряется ни один документ, который мне передали в руки, ни одна трудовая книжка (если мне передают на хранение). Количество документов все возрастает, так как прибывают клиенты, поэтому полки, которыми пользуюсь часто, находятся в зоне достигаемости рук.
Почему храню первичные документы у себя? да просто потому, что мне так удобней, что мало ли какая проверка, я сразу быстро могу подготовить документы и мне не надо будет ехать в офис, заниматься подборкой, сборкой документов, которые не всегда можно в офисе найти там, где им положено было бы лежать. Раньше хранила документы не меньше трех лет, сейчас фирм стало больше, поэтому храню 1 год, потом все аккуратно подшиваю, подписываю, запаковываю в коробки, коробки заклеиваю скотчем, чтобы в них никто не залезал, и отправляю в офис.
Освещение: освещение должно быть достаточным и рассеянным, потому что от работы за компьютером очень устают глаза, поэтому мне кроме обычной лампы комнатной, пришлось на рабочем месте установить лампу дневного света, но свет не должен попадать на экран монитора и не бить в глаза. Свет от окна тоже не должен попадать на монитор, так как при работе в дневное время, а особенно в солнечный день, создается сильный раздражитель, когда ничего не видно на мониторе.
Оргтехника. Немаловажное значение имеет оргтехника, которую вы используете в свой работе.
Компьютер, идеально конечно, было бы работать за стационарным компьютером и достаточно мощным, за 12 лет работы, я поменяла три компьютера и три монитора, если бы я знала об этом раньше, то сразу бы покупала компьютер помощей. Клавиатура должна быть удобной, как и мышь. Есть и клавиатуры беспроводные, есть и мыши, перепробовала это все и вернулась к проводной клавиатуре и мыши тоже.
Немаловажное значение имеет шумоизоляция, когда компьютер сильно шумит, то быстро наступает утомляемость. Если у вас шумит компьютер, то решите эту проблему, у каждого может быть своя проблема, почему шумит. У меня шумел из-за вентилятора, поменяли, перестал шуметь.
Я не знаю, как вы, но мне для полноценной работы, нужна полная тишина, выключаю телевизор, выключаю все, что издает шум, закрываю дверь, чтобы домашние обитатели не мешали работать, к сожалению, часто такая возможность появляется поздним вечером или ночью, когда все уже угомонятся.
Принтер – лучше, конечно, многофункциональный центр, чтобы был под рукой и сканер, и копир и принтер.
Канцелярии тоже уделяю большое внимание: удобный степлер со скрепковынимателем, а лучше два, один маленький удобный под рукой, второй для больших скрепок, когда нужно скрепить пачку документов по-толще. Дырокола у меня тоже два, дырокол лучше покупать не дешевый, так как от частого использования они ломаются, плохо дыроколят и начинают раздражать, дыроколов использовала в своей работе просто кучу, пока не пришла к выводу, что лучше купить подороже и на листов побольше, один у меня на 20 листов, второй сильно дорогой на 60 листов, так как в течение года много документов из программы не распечатываю, чтобы не занимать место в папках, а распечатываю в конце года, когда уже архивирую, вот тогда он, как нельзя кстати, время на сшивку документов уходит гораздо меньше. Ну и мелочь: ручки удобные, линейки, фломастеры, бумажки клейкие и подобное, все это сокращает время работы, все под рукой.
Особое внимание уделяю папкам для хранения документации: только жесткие, толщиной идеально самой большой 7 см, но есть и 5 см, для документов, объем которых не большой, папки все подписаны, папки разных цветов, но пришла к выводу, что цвет не имеет значения, раньше привыкала к цвету, чтобы могла не задумываясь брать папку определенной фирмы, теперь столько цветов нет, сколько фирм, да и в комнате не пестрило бы, главное, чтобы они были подписаны правильно. Как то решила сделать пересортицу в папках, соответственно подписывать нужно было снова, вовремя не подписала, где в какой папке лежат какие документы, искала по полчаса, пока не найду то, что надо. Надоело, выбрала день и распечатала на все папки ярлыки.
Телефон-факс, хотя сейчас он уже мне не требуется, так как пользуюсь эл.почтой, и приучаю всех потихоньку не звонить мне, а писать сообщение на эл.почту, и всех клиентов и всех конргагентов, которые есть у каждой обслуживаемой мной фирмы. Идеально было бы конечно, с контрагентами вообще не общаться, но иногда возникают вопросы или проблемы именно связанные с бухгалтерией.
Программные средства. Клиентов убеждаю всех, чтобы приобретали 1С, для того, чтобы часть работы делали сами, а не дергали меня для того, чтобы напечатать счет, накладную или что-то в этом роде. Так же убеждаю клиентов, что банк-клиент должен быть обязательно при этом с двумя доступами, один без права отправлять платежи, т.е. для меня, чтобы можно было выгрузку банка в 1С делать без участия клиента, в любое время зашла в банк и выгрузила, а также если клиенту нужно, чтобы я оформила платежку, ну и платежки по налогам и взносам, делаю и выгружаю в банк, либо делаю их сразу в банке-клиенте. Сама платежки делаю только там, где трудоустроена официально и там, где вся работа лежит только на мне.
Убеждаю клиентов, о том, чтобы заключали договоры с операторами по сдаче отчетности электронно. Я только помогаю это сделать, если клиент готов, т.е. веду переговоры с фирмой, подготавливаю все документы, совершаю поездку в фирму, чтобы это все подписать и получить ключи. В результате в налоговую не езжу никогда для сдачи отчетности, если клиент еще на заключил договор с оператором, то только на почту, налоговых в городе много, находятся они в разных местах, не наездишься, ну и ПФР тоже.
К клиентам в офис я не езжу. Документы привозят мне домой, но у меня такие клиенты, и работа так построена, что им достаточно документы мне передавать раз в месяц. Есть клиент, у которого первички не мало, но с ним мы работаем на удаленном компьютере, что на мой взгляд это идеальный вариант, и так как ему лень ездить ко мне и привозить документы, то приходы он вносит в программу сам, а я только проверяю, когда он мне всю эту пачку привозит, если бы ему не нужно было бы ехать и везти мне зарплату, то он бы и того реже приезжал, но даже если бы я ему сказала, что зарплату можно мне на карту кидать, то я все равно бы просила привозить документы хотя бы раз в месяц, чтобы потом перед составлением баланса и деклараций, не пришлось сидеть и проверять правильность ввода первички за три месяца.
Написала уже, что ни в налоговую, ни в фонды я не езжу, езжу, только если вызывают, но как-то не возникает проблем, которые нужно было бы решать с выездом, т.е. никогда меня туда не приглашают, один раз только для камеральной проверки, ну и на зарплатные комиссии, там где работаю официально. Если бывают проблемы по убытку фирмы, или зарплатная комиссия, то подготавливаю документы, провожу инструктаж директоров и отправляю их самих на эти комиссии, им полезно.