Возврат нам денег из кассы

[Иринка]

Несколько месяцев назад мы перечислили на р/с ООО "Ромашка" 8000. Потом на 7000 набрали товара. Осталась наша переплата 1000р.

Пару дней назад взяли товара на 5000, директор товар получил, внес в кассу ООО "Ромашка" деньги. Сказал, что нашу переплату зачли.

Вношу поступление товаров в 1С и обнаруживаю, что чек наличными выдан на все 5000р. (я считала, что нам должны были пробить недостающие 4000, как было и приписано рукой в примечании у счету)

ООО "Ромашка" объясняет актом сверки, что в день внесения 5000р в кассу ими был выписан РКО, которым они нам из кассы выдали нашу переплату в 1000р. Но у меня нет никаких документов, подтверждающих это. Я же не могу просто сама внести, что нам эти деньги пришли?

Какие документы они должны предоставить для меня?
В этих документах отражается уплаченная в т.ч. НДС каким-то образом?