Учет расходов, связанных с автотранспортом

[siello]

Доброго времени суток!
Хочу посоветоваться и поделиться мнением в отношении вышеуказанной темы, ну и также спросить совета, если кто-то более подробно с подобными вещами сталкивался.

Итак. Предприятие частное, находимся на общей системе налогообложения. Предприятие владеет несколькими автомобилями. Деятельность предприятия не связана с оказанием услуг авто- или грузоперевозок по договорам. Автомобили приобретались для мобильности сотрудников, чья деятельность связана с частыми поездками по городу и региону.

Что касается службы ГИБДД там все предельно просто в такой ситуации и можно ссылаться на следующие НПА:
Отсутствие необходимости в путевом листе для поездок, которые не связаны с оказанием услуг предприятием:
- МинТранспорта РФ, ПРИКАЗ от 18 сентября 2008 г. N 152 (о перевозках людей)
- общие Правила перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденных Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971 (о перевозках грузов)

Отсутствие необходимости в доверенности на право управления транспортным средством:
- Постановление Правительства №1156 от 12 ноября 2012 г. «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»


Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" в ст. 20 возлагает на работодателей обязанность брать на себя организацию предрейсовых медосмотров водителей с привлечением медицинских работников. Как видим, именно к профессии водителя применимы требования о предрейсовом осмотре. К лицам иных профессий и должностей данное требование не установлено напрямую.


С бухгалтерским/налоговым учетом дело обстоит не так прозрачно. На одном бухгалтерском форуме я прочла, что можно издать приказ и локальный нормативный акт Положение «Об использовании служебного автотранспорта сотрудниками организации», в котором прописываются нормы о материальной ответственности сотрудника, описывается процедура допуска сотрудника к служебному автомобилю, обязанности и права и работников, порядок использования автотранспорта работодателя в служебных целях, а также расходы, которые берет на себя организация в отношении пользования автотранспортным средством:
проведение техосмотра и ремонта автотранспорта;
оплата бензина/дизеля;
оформление страховки ОСАГО, КАСКО;
приобретение запчастей к автомобилю; и т.д.
Чтобы у контролирующих органов не возникало сомнений в достоверности отнесения расходов на содержание данной машины к затратам предприятия, необходимо также прописать, что предприятие будет принимать к учету все затраты при условии наличия подтверждающих документов.

Логически получается, что при наличии подобного локального акта на предприятии, наши затраты на автомобиль могут быть списаны и по бухгалтерскому и по налоговому учету. Однако, при этом непонятно, что делать с учетом ГСМ. Необходимы ли в данном случае путевые листы? Либо мы просто имеем право списывать ГМС без учета километража? Как поведет себя налоговая при проверке, если мы таким образом избавимся от выписки путевых листов, а затраты все равно будем списывать?

С другой стороны, для предприятий, деятельность которых не связана с предоставлением транспортных услуг, наличие медсестры не обязательно. Кто тогда будет подписывать путевые листы? Или можно, например, составить определенный журнал учета ГСМ и записывать туда километраж автомобиля? Какой в таком случае он должен быть формы и каким образом вестись?

Есть еще один вопрос, на который я не нашла ответ. Если на автомобиле предприятия ездит сотрудник вне рабочего времени? Какими документами это должно быть подтверждено?


Заранее благодарю за всех, кто откликнится и поможет мне в решении этой непростой бухгалтерской задачи.