ГСМ в пожертвование, как оформить в казенном учрежд.?

[broshka]

Все здравствуйте!!!
На этом сайте все отзывчивые, до декретного отпуска как-то сюда обращалась за помощью, огромное спасибо Таинственной незнакомке, она тогда помогла мне.
Сейчас обращаюсь снова за помощью. За время пока я была в декр.отпуске, учреждение по внутревед.расчетам получило газель. Выйдя из декр.отпуска в апреле я взялась за ГСМ: 1. приказа о норме расхода топлива в учреждении не было; 2. с января этого года ГСМ не списывалось, при наличии заполненных путевых листов. ГСМ приобретается по пластиковым картам, согласно заключенного договора. Основанием для списания ГСМ является путевой лист и нормы расхода топлива. Обрабатывая путевой лист, а именно показатели спидометра за месяц, обнаружила, что расход ГСМ по норме, не совпадает кол-ву заправленного бензина по пластиковым картам. Т.е. водитель и директор заправлялись за наличку, чеки имеются , но далеко не все. Как думаете, если я за прошлые месяца ГСМ спишу по фактическому расходу (т.е. литры, которые заправлялись по пластиковым картам), при этом у меня расход по норме из расчета по спидометру будет больше заправки ГСМ по картам. Большое ли это нарушение?
Также в мае водитель с учителями ездили на конкурс в др.город. ГСМ заправляли за наличные, я думаю оформить через пожертвование от физического лица. Правильно ли будет: 1. я возьму заявление от жертвователя;
2. оформлю договор пожертвования;
3. по приезду из командировки спишу.
Подскажите как более грамотнее оформить, в том числе приказ на принятие и списание этого ГСМ, чеки за эти дни в наличии. И проводки пожалуйста плиз
Написала много, надеюсь понятно.