Оплата за ремонт помещения своими силами

[rgs]

Добрый день, ООО, усн, доходы-расходы.
Арендуем офис, в договоре прописано, что раз в год должны делать косметический ремонт за свой счет.
Линолеум продырявился, на обоях - пятна, решили сделать ремонт своими силами.
Сфотографировали дефекты, составили дефектный акт, смету на материалы, приказ.
Ремонт будет делать сам директор (организация маленькая, лишних денег нет).
Хотим заплатить ему за ремонт.
Вопрос: цену можем взять с потолка (договорную) или нужно обязательно собрать инфу и приложить о расценках строительных фирм и заплатить согласно их таксе?
Как оформить документы на выдачу оплаты? В рамках трудового договора сделать приказ и соглашение или нужно оформить отдельный договор подряда?
Заранее большое спасибо.