Выездной турнир. Документы.

[УРФМ]

Здравствуйте

Подскажите, пожалуйста, по ситуации.

Спортивный турнир, проводится в соседнем регионе совместными усилиями (кратко: они - зал, мы - призы).
Подскажите, пожалуйста, какие документы следует оформить в данном случае (и нужно ли?) - договор? соглашение? смета?

На наши целевые поступления и благотворительные взносы нами покупаются призы, медали и подарки и выдаются победителям турнира.
Как (какими документами) правильно оформить выдачу призов?
Может ли расписаться в получении 10-ти медалей один представитель команды или нужна подпись каждого, получающего медаль?
Может ли расписаться в получении всех призов(кубков и медалей) представитель принимающей стороны?
Кто (какая должность) может расписаться в получении, если это представитель принимающей стороны?

Спасибо.