Ошибка в поставке товаров

[Семирамида]

Сегодня смотрела ОСВ и вновь нашла свою же ошибку.
Суть в следующем. Руководитель покупал для компании различные вещи. Я внесла их на баланс, частично не правильно, но это другая история. Это в процессе исправления. Программа потребовала указать поставщика, он и был указан, зря, наверное. Сейчас ОСВ показывает, что перед ним есть задолженность. А деньги со счета компании ему были возвращены в качестве подотчетной суммы. У меня возникли следующие вопросы:
1. Каким образом сопоставить возвращение денег со счета в виде подотчетной суммы и поступление на его счет суммы?
2. Не все деньги из этой подотчетной суммы были потрачены на какие то материальные ценности. Часть денег была потрачена, например, на пересыл заказных писем. Он же не стол и не принетр, и даже не карандаш, пересыл на баланс не повесишь. Как отчитаться?
P.S. не кидайтесь тапками за очередной глупый вопрос. Я догадываюсь, что все всё знают, но все на своей работе иногда не знали простых вещей. Я работаю одна, единственный бухгалтер, подсказки спросить не у кого на работе.