Возврат в магазин по корпоративной карте

[Petbuh]

Добрый день,
У меня такой вопрос.
Сотрудник купил товар в магазине, работающем без НДС (ну видимо енвд или усн у них не суть). Оплату произвел корпоративной картой. Т.е. от магазина по карте пришла оплата за товар, они выписали чек кассовый тов чек (в них указан товар сумма и без НДС).
Например болт за 100 руб без ндс
Мы оприходуем его например 1 сентября как материал:
Д-т 10 К-т 60 - оприходовали болт - 100 р
Д-т 60 К-т 55 - оплата корпоративной картой - 100 р.
Теперь 5 сентября мы заметили что болт не подходит нам по длине (не важно по цвету и прочее).
Т.е. в данном случае, мы не говорим что он не качественный. Товар качественный просто не подошел по характеристикам.
Мы решили вернуть в магазин приходим 5 сентября, нам дают добро.
Нашего сотрудника попросили написать заявление на возврат 5 сентября он это сделал, там указано возврат болта сумма, кол-во (про ндс ничего не написано) и в этот же день чек выбили по возврату на корпоративную карту. Деньги пришли обратно.
В итоге у нас на руках только заявление на возврат и чек кассовый на оплату возврата на карту нашу. Оговорюсь заявление он писал так: Я ФИО прошу принять товар.....(слово про нашу компанию в заявлении нет).
Мы по нашему учету тоже должны провести возврат. Так как товар качественный тут идет обратная реализация.
Мы сделали так: 5 сентября выписали товарную на возврат и счет-фактуру. Мы на НДС они не на НДС. Мы выписали накладную на 100 руб + 18% ндс т.е. общая сумму 100+18 = 118 руб.
Документы они не хотят подписывать, 1-я причина была что они без ндс работают но это не меняет сути, а второе сказали что они нас учли как физиков, и подписывать ничего не будут.
Вопрос в чем мы не правы? Мы же правильно поступили что сделали обратную реализацию (ндс сверху) и просим их подписать? они же согласились взяли товар (по заявлению) а как нам теперь быть если они не хотят? Тут же товар качественный не брак. принят на учет.
Спасибо за ответ.