у сотрудника постоянный перерасход по авансовым отчетам

[vertepa]

Доброго дня всем! В фирме, где я работаю уже давно, еще до меня сложилась очень странная практика ведения выдачи под отчет.

Наш заместитель заведует ремонтом фирменных автомобилей. Все автозапчасти он покупает сам. Но так сложилось, что он сначала покупает, т.е. тратит свои деньги, потом раз в месяц приносит мне чеки. Не знаю, какие у него отношения к генеральным, видимо дружеские, но возмещаем мы ему официально где-то половину от этих чеков. Т.е. генеральный просто берет сумму (которая его устраивает) на хоз.расходы в банке и выдает заму. Я это провожу как возмещение перерасхода по авансовым отчетам. И получается так, что у этого зама постоянно висит довольно крупная сумма перерасхода, которую он и не просит выдать. Его все устраивает.

Может кто посоветует, как мне прикрыть себя? Какие бумажки у меня должны быть, чтобы у налоговой не возникло вопросов в такой ситуации?

P.S. У нас УСН.