Электронные трудовые книжки: варианты действий

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2019.
Елена Завальнюк, старший специалист по кадрам отдела кадрового делопроизводства компании «ГЭНДАЛЬФ».

К переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК) нужно готовиться уже в 2020 г. Расскажем, что стало известно к данному моменту о всех планируемых изменениях.


Кто хранит сведения

В 2018 г. Министерство труда и социальной защиты проводило эксперимент по переводу кадрового документооборота в электронный формат, в том числе трудовых книжек. Эксперимент показал, что при исчезновении данных в информационной системе предприятия вновь восстановить данные сложно или даже невозможно. Поэтому при предложении законопроекта о переводе трудовых книжек в электронный формат, который при принятии вступит в силу 1 января 2020 г., добавили хранение сведений о трудовой деятельности в государственной информационной системе ПФР.

Сведения о приеме/переводе/увольнении сотрудника теперь должен передавать в ПФР работодатель. При принятии законопроекта передавать сведения работодатели начинают уже в 2020 г. ежемесячно – до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В 2021 г. срок передачи сведений ужесточится – не позднее одного рабочего дня, следующего за датой приказа на прием/перевод/увольнение (форма СЗВ-ТД).

Примеры использования ЭТК

По законопроекту № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» бумажная трудовая книга выдается на руки работнику, если до 31 декабря 2020 г. работодатель не получил письменного заявления на ведение бумажной трудовой (дополнительно к электронным данным). Однако это может продолжиться только до 2027 г., когда бумажные трудовые книжки планируется отменить совсем (об этом пишет Минтруд РФ).

В случае приема на работу впервые с 1 января 2021 г. бумажная трудовая книжка не заводится.

Рассмотрим несколько возможных ситуаций из практики.

Пример 1.
Работник устраивается на работу после вступления закона в силу (с 01.01.2020 по 01.01.2021).

Руководствоваться нужно прежними правилами: работнику без опыта работы должна быть заведена бумажная трудовая книжка, работнику, имеющему стаж работы и оформленную ранее трудовую книжку, должны быть внесены в нее все соответствующие записи о его трудовой деятельности.

Пример 2.
Работник, имеющий стаж работы и оформленную ранее трудовую книжку, устраивается на работу после переходного периода (после 01.01.2021).

С 2021 г. предоставление трудовой книжки для оформления на работу не является обязательным, но по заявлению работника соответствующая запись в трудовую книжку ему должна быть внесена, и книжка подлежит хранению у работодателя.

Пример 3.
Работник без опыта работы устраивается на работу после переходного периода (после 01.01.2021).

С 2021 г., согласно законопроекту, должен быть осуществлен полный переход на электронные трудовые книжки. Поэтому предполагаем, что оформление бумажной трудовой книжки не требуется. Однако в законопроекте на данный момент нет разъяснений относительно того, если работник оформил соответствующее заявление и настаивает на ведении бумажной трудовой книжки. Предположительно, в 2020 г. будут разъяснения от Министерства, которые внесут больше ясности для введения их в работу.

Пример 4.
Пришел работник с бумажной трудовой в 2021 г. Может ли он ее сохранить?

К этому моменту в локальных нормативных актах (в Правилах внутреннего трудового распорядка) уже должны будут указаны все нововведения по поводу электронного формата хранения данных о трудовой деятельности. Действовать нужно будет согласно этим правилам.

Рекомендуется с сотрудником поговорить при приеме на работу и тогда же принимать решение, писать заявление на ведение бумажной трудовой или нет. В 2020 г. еще принимаем бумажные трудовые в обязательном порядке.

Как подготовиться к изменениям кадровым работникам

Во-первых, приготовиться заранее к изменению локально-нормативных актов, подготовить проект изменения правил внутреннего трудового распорядка/коллективного договора/других внутренних нормативных актов организации.

Проект с изменениями в правилах внутреннего трудового распорядка, а также приказ о внесении изменений и листы ознакомлений с правилами трудового распорядка, мы планируем подготовить заранее, в октябре 2020 г., так как при внесении изменений в локально-нормативные акты компании требуется ознакомление с ними каждого сотрудника.

Во-вторых, подготовить до конца 2020 г. информационные письма/ проекты приказов/ уведомлений или другие способы донесения информации до сотрудников заблаговременно о том, что вводится электронный учет данных о трудовой деятельности. Сотрудникам нужно сообщить, что если они хотели бы сохранить трудовую книжку в бумажном виде – необходимо подать заявление в кадровую службу (или у ответственному за хранение трудовых книжек) до конца 2020 г.

Мы планируем провести рассылку в корпоративной почте в виде информационного письма для общего ознакомления, и более формальные документы – уведомление каждому сотруднику не позднее, чем до 31.10.2020. Дополнительные соглашения к трудовым договорам оформлять не требуются, так как электронные данные о трудовой деятельности не влекут за собой изменений существенных и обязательных условий трудового договора.

В-третьих, в случае, если в форме трудового договора указывается перечень документов для приема на работу, то необходимо изменить эту форму и использовать с 2021 г.
Мы в трудовых договорах не прописываем данный перечень, а ссылаемся на правила внутреннего трудового распорядка.

В-четвертых, для тех, чьих заявлений не будет, нужно организовать выдачу трудовых в первый рабочий день 2021 г.: расписаться в журналах, составить реестр, чьи трудовые хранятся в бумажном виде по заявлениям.
В-пятых, позаботиться о техническом обеспечении передачи данных в ПФР.

При утверждении данного законопроекта в первые годы его существования возможны доработки и внесение существенных изменений. Мы рекомендовали бы на переходный период по его введению обеспечить хранение трудовых книжек работников у работодателя дабы не пришлось снова их собирать в случае каких-то правок закона.

Плюс и минусы электронных трудовых книжек

Плюсы:
• отсутствие затрат на трудовые книжки;
• решение проблемы дистанционного трудоустройства;
• снятие ответственности за хранение трудовых книжек (если вы не напишете соответствующего заявления, книжку вам выдадут на руки, и работодатель не будет обязан держать ее у себя);
• невозможность потери трудовой ни сотрудником, ни работодателем;
• отсутствие сотрудников с несколькими трудовыми, отсутствие необходимости восстановления трудовой;
• исключение ошибок в сведениях;
• скорость предоставления данных, скорость обмена информацией о трудовом стаже работодателя и ПФР;
• доступность данных в любое время для работника (можно получить прямо здесь и сейчас в личном кабинете ПФР и Госуслуг, в случае необходимости заверения – у работодателя, в МФЦ и в любом территориальном органе ПФР форму СЗИ-ТД).

Минусы:
• отсутствие уверенности у работодателя в том, что сотрудник устраивается по основному месту работы и его уже уволили с прошлого места (так как теперь трудовую книжку при увольнении забирать не нужно и «вещественного доказательства» факта ухода нет);
• необходимость вести реестры бумажных и электронных трудовых книжек, в зависимости от заявлений сотрудников, организовать хранение заявлений на бумажные трудовые;
• необходимость проведения масштабной дополнительной работы – уведомления работников о новом законодательстве и необходимости выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой, изменение локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, соглашений и коллективных договоров;
• работодатель хранит данные в электронном виде всего 3 года после увольнения сотрудника;
• в «электронной трудовой» не будет сведений о награждениях;
• в день увольнения работодатель вместо трудовой обязан выдать сведения о трудовой деятельности работника с печатью организации. Если в день увольнения невозможно выдать сведения о трудовой деятельности в связи с отсутствием работника или отказом от получения, работодатель обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом – то есть бумажная работа не отменяется.

Перевод других кадровых документов в электронный вид

28 октября 2019 г. на официальном сайте Минтруда РФ появилась новость об одобрении трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений законопроекта о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид. Эксперимент направлен на отработку механизмов ведения электронного кадрового документооборота. При этом юрлица, участвующие в эксперименте самостоятельно определяют виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, а также применяемый в работе вид электронной подписи (за исключением трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора, при заключении которых работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись), а работники организаций-участников экспериментов могут отказаться от ведения своих документов, касающихся трудовых отношений с работодателем, в электронном виде путем написания письменного отказа.

Расходы по электронному ведению документооборота (включая траты на электронные подписи) несет работодатель. Срок проведения эксперимента – с 1 января по 31 декабря 2020 г. По законопроекту в эксперименте должны принимать участие не более 10 юридических лиц, согласно новости Минтруда РФ свое желание изъявили уже 37 крупных компаний.

Также планируют ввести новые статьи в ТК РФ (законопроект № 736455-7), в которых говорится, что можно принимать заявления на прием, увольнение, отпуск в электронном виде. Сейчас такие заявления по трудовому законодательству можно принимать только от дистанционных работников (работников, с которыми заключен дистанционный трудовой договор), от остальных сотрудников нужны заявления с «живой» подписью, иначе заявление не считается действительным.