если чек выбили намного позже даты подписанного акта

[LuLukka]

Здравствуйте.
за оказанные услуги питания людям (заплатили свои деньги с условием последующего возмещения)оплата прошла наличкой. ответственный сотрудник взял с контрагента договор и акт об оказании услуги. услуги оказана ,например, в январе. договор заключен и акт подписан в январе. к авансовому отчету (чтобы возместить сотруднику потраченные деньги) бухгалтерия эти документы не принимает, тк нет кассового чека. при следующей командировке сотруднику контрагент выбил чек. мартом... нарушение?
как быть? что возможно сделать? как объясняться?