чья обязанность восстаналивать бух.документы?

[express]

Вопрос может не совсем в тему форума, но где еще спросить не знаю. Крупная организация. Есть различные подразделения, которые работают с какими-то контрагентами, заказывают у них какие-то услуги на свои нужды (ну, к примеру там оборудование или рекламу).
Соответственно, по уже оказанным услугам бухгалтерии нужны документы (акты). Подразделение-заказчик просит у контрагента эти акты, либо те сами привозят. Акты 2 экз. отправляются в бухгалтерию, там их заводят, ставят печать, один экз. отправляется контрагенту.
И в общем стали возникать постоянные проблемы, когда бухгалтерия не может найти какие-то акты, причем акты за оочень давние периоды. При этом у самого контрагента есть свой экземпляр с подписью и печатью нашей организации. А бухгалтерия начинает требовать от подразделения-заказчика, что бы его сотрудники искали и требовали с контрагента дублировать эти акты (не просто заверенные копии а еще раз оригиналы). В результате возникают конфликты, т.к. бухгалтерия "наезжает" на ответственных лиц, уверяя, что это они потеряли акты, а сотрудники того подразделения вынуждены бросать свою работу и бегать за контрагентами, упрашивая вновь повторить акты.
К сожалению, нигде четко не прописано, кто занимается восстановлением таких документов. Мое мнение - что это работа бухгалтерии, так как закрытие периодов их работа.
Кроме того, имеются незакрытые документы периодов давности 2-3 года. В то время в подразделении-заказчике по этим контрагентам работали вообще другие сотрудники. Почему бухгалтерия именно тогда и именно с них не требовала документы - не ясно. Но теперь от новых сотрудников, которые были уже приняты на работу позже, требуют искать этих контрагентов и просить с них акты. Причем кто эти контрагенты, какие услуги они оказывали - новым сотрудникам это конечно неизвестно.
Разве сотрудник может нести ответственность за документы, которые относились к деятельности сотрудников, давно уволенных?
В общем вот хочу услышать объективное мнение - как правильно организовать работу.