Командировочные / суточные

[Устинья]

Вот что нашла в Консультанте:

К авансовому отчету, кроме прочих документов, прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы, подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке.
Если отсутствует командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия и выбытия и отметки в загранпаспорте о датах пересечения границ каждого иностранного государства, то документами, служащими основанием для выплаты суточных, будут являться приказ о командировке, проездные билеты, счет за проживание в гостинице. Такие разъяснения даны в Письме Минфина России от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660.
При загранкомандировках могут быть дополнительно возмещены такие расходы, как:
- расходы на телефонные переговоры;
- расходы на оформление страховки, без которой виза в отдельные страны не оформляется;
- расходы по оформлению визы, загранпаспорта;
- расходы на услуги турфирм и пр.
Указанные расходы должны быть документально подтверждены, и их осуществление должно иметь производственный характер и относиться непосредственно к конкретной загранкомандировке. Например, оплата услуг турфирм может быть подтверждена счетами турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, а также актами выполненных работ, подписанными турфирмой.
Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык, что соответствует требованиям ст. 68 Конституции РФ, ст. 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (Письмо Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47). Для перевода документов не нужно привлекать профессиональных переводчиков; перевод может быть выполнен силами специалистов организации, о чем говорится в Письме Минфина России от 20 марта 2006 г. N 03-02-07/1-66.

По проживанию
Во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении, в этом случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу N А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись. Лучше, конечно, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности, так как на их основании можно принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.
В расчет налога на прибыль расходы по "потерянной" командировке не войдут.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того Инструкция о служебных командировках N 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.
Во-вторых, определить денежную "потерю" работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.
И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.