Покупка ПО в иностранном интернет магазине

[M@X]

Ситуация следующая:
Сотрудник организации купил иностранное программное обеспечение (ПО) для фирмы в которой работает, в on-line магазине компании разработчика данного ПО, оплатив покупку собственной картой Visa (в евро). Данное ПО с лицензионным ключом, зарегистрированное на нашу фирму, было направлено продавцом на наш корпоративный электронный адрес.
Теперь требуется возместить сотруднику потраченные на покупку средства и правильно провести бухгалтерскую документацию.
Т.к. ранее не имели опыта ВЭД, прошу помощи, как это сделать?
Какая документация должна быть предоставлена продавцом и в каком виде? Какие бухгалтерские действия?