Оплата проезда

[Св. Мих.]

Я работаю бухгалтером в бюджетной организации, которая обслуживает военнослужащих. При убытии в очередной отпуск военнослужащему были выданы денежные средства в подотчет на проезд. По истечении 1,5 месяцев он их внес в кассу в полном объеме , аргументировав тем, что поездка не удалась.
Пожалуйста, ответьте на вопрос, должны ли мы удерживать с данной суммы подоходный налог или % за пользование денежными средствами и как это оформить в учете?
Заранее благодарна за присланные ответы.