не возвращают накладные

[Zelen]

Девочки, у меня одна фирма с того года документы не возвращает, ладно хоть акт сверки подписали, сама приехать и пропечатать их я не могу, т.к они находятся в 300 км от нащего города , в поселке. Помогите пожалуйста составить претензионное письмо на имя директора, т.к их глав.бух со мной разговаривать даже не желает, кидает трубки, мотивирует это тем, что у нее много дел, и подписать 5 !!! накладных она не в состоянии.
Договор подписанный только за 2011 год, но там есть пункт, что срок действия продлевается, если ни одна из сторон не заявила о расторжении. За 2012 год они нам так и не вернули. дело в том, что в договоре нет пункта о том что будет, если они не вернут документы. Помогите пожалуйста, спросить мне не у кого, бухгалтер у нас приходящая, посоветовала только написать претензию, как ее составлять не подсказала.
Не дай бог комеральная проверка, наложат штрафы, не расплачусь ведь из-за их начхательства.