Вопрос по «рисованию» путевых листов. В 2000001 раз.

[Зайчона]

Помогите новичку, пожалуйста!

НЕ автотранспортная организация.
Машины по договору лизинга.
Работа сотрудников имеет разъездной характер (и это в основном руководители отделов).

Путевые листы оформляются на месяц (рисует бухгалтер) на основании предоставленного пробега (сбор информации о пробегах вменён в обязанности одному из сотрудников). Информация зачастую приблизительная (типа, во время звонка сотрудник находится в какой-нибудь Барселоне, поэтому посмотреть не может, а наизусть показания одометра не помнит).

ВОПРОСЫ (хочу, понимаете ли, чтобы путевые листы выглядели правдоподобно):

1.Как определить количество километров из пункта А в пункт Б? (Я по яндекс-картам определяю).

2.Зависят ли показания одометра от пробок на дорогах: в смысле, не увеличивается ли при этом пробег? (Я просто ни разу не автомобилист, поэтому не в курсе)

3.Количество километров ведь может же различаться, если в один и тот же пункт назначения ехать разными путями?

4.Насколько «разнообразными» должны быть маршруты? По путевым листам, которые рисовали до меня, сотрудник мог тупо каждый день ездить в одну и ту же организацию. (Я уже молчу, что таких сотрудников 60 штук, а организаций в списке адресов чёй-то не слишком много, поэтому, если верить путевым листам, наши сотрудники чуть ли не вдесятером мотались каждый день в одно и то же место) Может, проявить креатив, и начать «отправлять» народ по самым разнобразным точкам?

5.Можно ли хоть сколько-нибудь проехать, если в баке 1 литр бензина?

6.Учитывается ли в 1С бензин в баке машины, взятой по договору лизинга? (Я не спрашиваю: списывается ли, мне интересно, вводится в программу эта цифра или нет)

7.Может ли считаться официальным оправдательным документом бумага из лизинговой компании с нормами расхода топлива на машины, взятые в лизинг? (Типа, мы рассчитываем норму расхода топлива по этим данным, потому что эти данные нам предоставил лизингодатель)

8.Я очень надеюсь, что если сотрудник ездил в другой город по делам компании, то затраченный бензин можно списать в расходы, да? А то что-то у меня какое-то подозрение закралось... Ведь если сотрудник съездил, положим, из Москвы в Тверь, причём в Твери не задерживался, а по-быстрому сделал дела и вернулся в Москву — это же не командировка, не?

9.Меня просят (требуют даже, я бы сказала), чтобы на конец года по данным программы бензина «на складах» было 0,000 л. Это нормальная ситуация? Так можно делать?

10.Допустима ли ситуация, когда объём ФАКТИЧЕСКИ затраченного бензина на 50 — 60% МЕНЬШЕ объёма, рассчитанного, исходя из норм расхода топлива? 50 — 60% экономии — это как-то подозрительно, нет?

Дальше можно не читать. Дальше - крик души, так сказать.

Сотрудники заправляются по топливным картам. Раз в месяц приходят счёт, счёт-фактура и детализация к счёту. На основании этих документов бензин приходуется.

На основании «нарисованных» путевых листов бензин раз в месяц списывается. И вот здесь-то и начинается засада.

Я работаю месяц (это в принципе мой дебют в бухгалтерии). И застала участок в весьма плачевном, на мой взгляд, состоянии. Так как данные бухгалтерской программы вообще ни разу не совпадают с данными путевых листов (ну и в принципе: нормы расхода топлива приказом не утверждены, берутся «с потолка», допустим, в июне списывали по норме 10.2, в июле — бац! - и по норме 14,0, а в августе — снова по норме 10,2, да много всякого такого).

Мне объяснили, что учёт ГСМ «поехал» из-за того, что сотрудники иногда заправлялись за свой счёт, а потом хотели, чтобы им возместили деньги (типа, подотчётные лица). Но авансовые отчёты предоставляли не вовремя (по-моему, если в течение оговорённого в учётной политике срока не отчитался, то свободен — считай, что за свой счёт заправился, нет?). Бухгалтер, занимающийся авансовыми отчётами, приходовал бензин задним числом, и, короче, теперь ужас-ужас-ужас.

Понятия не имею, как всё это хозяйство привести в божеский вид. Прошу ответить хотя бы на вопросы, приведённые в начале топика.