Система внутреннего контроля при удаленном бухгалтерском обслуживании

[MarinaAnna]

Внутренний контроль.

При ведении бухучета удаленно, достаточно часто возникают проблемы при составлении отчетности, да и вообще при ведении учета, так как, часто бывает, что первичную документацию, либо вовремя не доставляют, либо часть или полностью первичную документацию ведут в офисе, а бухгалтер удаленный у себя дома, на основании либо данных, которые ей дали, либо на основании документов, которые ей передали, но они могут быть не полном объеме, поэтому из-за этого часто бывает, что допускаются ошибки в ведении учета, в неправильном составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, с дополнительной работой бухгалтера, на исправление ошибок и подачей корректировочных деклараций.

Для того, чтобы этого не происходило, взять себе за правило: «проверка во вторую руку», правда чаще вторая рука будет, это именно рука удаленного бухгалтера, но можно было бы и настроить так (если это нужно бухгалтеру), что и какие-то документы, которые делает бухгалтер, мог бы проверять кто-то в офисе.

Внутренняя проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.
Для проверки документа требуется значительно меньше времени, чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает, а соответственно и правильность исчисления налогов и составления деклараций и баланса, и исключения ошибок при составлении документов, и наверное все знают, что исправлять ошибки всегда бывает трудней, чем их допускать, поэтому уж лучше их не допускать, да и время на проверку тратится гораздо меньше, чем на исправление ошибок, которые во-время не были обнаружены и исправлены и повлекли за собой проблемы. А уж еще хуже, когда эти ошибки обнаруживают контролирующие органы в отчетных документах.

Удаленному бухгалтеру необходимо установить порядок, сроки документооборота, т.е. чтобы сотрудники фирмы четко знали, в какой срок документ должен быть передан бухгалтеру, какие и где должны стоять подписи на документах, это задача бухгалтера, либо все время «долбить» сотрудников, с которыми он в постоянной взаимосвязи, либо «долбить» директора, с которым он в основном контактирует. Писать «напоминалки», если не понимают на словах, инструкции, в конечно счете, если вы собираетесь работать в фирме долго, либо обслуживать эту фирму долго, то прежде всего вы это делаете для себя, рано или поздно, работники и директор научатся делать так, как надо вам, потому что вам надо, чтобы делалось правильно, в соответствии с законодательством. Инструкции могут быть коротенькие, в них же можно прописывать ссылки на статьи КАОП и суммы штрафов с объяснением, что штрафы платить будете не вы, а те, кто допускает ошибки. Инструкции, напоминалки лучше всего отправлять электронной почтой с пометкой числа, просить отписку, что письмо прочитал работник или директор, о том, что он письмо получил и прочитал, если не дожидаюсь ответа, то каждый день отправляю, мне не составляет труда скопировать предыдущее письмо и отправить его снова, а если это инструкция, то прикрепить файл, который сохранен у меня на компе.
Такие же напоминалки пишу при составлении документов исходящих контрагентам (накладные, с/ф, акты, которые нет возможности подписать сразу и они отправляются по почте) чтобы не забыли вернуть в срок подписанные, также и по эл.почте отправляю им напоминалки.

Распечатываю ежемесячно реестр н-р накладных или актов, и текстовыделителем выделяю, кто вернул подписанный документ, кто не вернул, те кто не вернул, либо по эл.почте, отправляю напоминалку, либо к следующему документу прикрепляю напоминалку о том, что не вернули такие-то и такие-то документы, для этого служат листочки клейкие.

Можно составить график с датами отчетности, пояснив, для подачи декларации по НДС, срок предоставления первичных документов от контрагентов должен быть не позднее н-р 5 числа следующего месяца. Ведь все документы выписываются контрагентами в срок, только забираются они от контрагентов не своевременно. С этим борюсь, но не всегда удаленный бухгалтер, обрабатывающий несколько фирм в состоянии это делать самостоятельно, и если директор фирмы не может навести порядок в своей фирме с помощью бухгалтера, да еще и сам систематически не выполняет требования и просьбы бухгалтера. Напоминать директору о том, что за все допущенные ошибки, выявленные контролирующими органами, ответственность в первую очередь несет директор и бухгалтер, но часто официально, когда нанимается удаленный бухгалтер, который по сути никто, так как часто бывает, что и без договора гражданско-правового работает, несет только директор, но ничего не мешает директору штрафовать работников, которые не исполняют требований для правильного и своевременного оформления документов и своевременной передаче их бухгалтеру.

Наведете порядок с документооборотом и правильным их формированием, вам будет гораздо легче работать, хотя для наведения порядка, изначально требуется время.