Что делать и как оформить неполные поставки товара на склад от поставщика?

[slv26]

Доброго времени суток! Работаю в банке стршим бухгалтером, осуществляю приход ТМЦ и ОС на склад. Часто встречаются случаи неполной поставки товара на склад, нарпимер:
В товарной накладной торг-12 указано:
стол 5 шт
тумба 3 шт
шкаф 3 шт
По факту получается, что отгрузили:
стол 3 шт
тумба 1 шт
шкаф 3 шт
Часто получаю после подобной ситуации накладные с подписями и печатями сторон, но тогда уже , получается, покупатель не может предъявить претензии поставщику о неполной поставке.
Вопрос в том, как правильно оформить эти расхождения? подписывать накладную или нет? делать какие-нибудь отметки в накладной о неполной поставке?