Когда нужно оформлять правила трудового распорядка дня?

[Среда]

Это скорее будет не приказ, а локальный нормативный акт. Ну и соответственно приказом его можно утвердить.
Обычно он называется "Правила внутреннего трудового распорядка".
Ответа на вопрос "когда?" - нет.
Можете никогда не делать.
В таком случае ничего не удастся и спросить с работников )))

По новым правилам можно вообще никаких таких актов не делать, а все положения включать не посредственно в трудовой договор с работником.