Примеры учета рабочего времени у сменщиков

[Helena]

Приведите в порядок учет рабочего времени у сменщиков
Закончилась череда новогодних праздников. Однако есть категории работников, которые трудятся по 12–24 часа в будни и выходные. На практике многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что вахтерам, диспетчерам, продавцам и охранникам достаточно сложно составить графики работы, не нарушая законодательства. В такой ситуации поможет суммированный учет рабочего времени.

График сменности
Суммированный учет применяется, когда в компании не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени для определенной категории сотрудников. При этом не должно превышаться нормальное число рабочих часов за учетный период, который определяют исходя из установленного для данных работников еженедельного количества трудовых часов (ст. 104 ТК).
Порядок введения суммированного учета надо определить в правилах внутреннего трудового распорядка и ознакомить с ними сотрудников предприятия. Необходимо установить продолжительность учетного периода (он не должен превышать один год), а также длительность смен, их количество, время начала и окончания работы, перерывы, чередование рабочих и выходных дней.
Типовой формы графика сменности законодательством не предусмотрено. Поэтому компании должны разработать его самостоятельно и отразить в нем отчетный период, продолжительность рабочего времени и перерывов для отдыха и питания, действия в случае неявки сменщика и т. д. Данный документ доводится до сведения работников не позднее чем за 1 месяц до введения его в действие (ст. 103 ТК).
При составлении графика нужно учесть: – продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов (ст. 110 ТК);
– длительность смены перед праздничным днем и в ночное время уменьшается на один час (ст. 95 и ст. 96 ТК);
– работа в течение двух смен подряд запрещена (ст. 103 ТК);
– труд в праздничные дни по графику входит в месячную норму рабочего времени (решение Верховного Суда от 30 ноября 2005 г. № ГКПИ05-1341; текст документа вы найдете в справочной правовой системе КонсультантПлюс. — Прим. ред.); – при вахтовом методе в учетный период входит время в пути до места выполнения работы, а также отдых, приходящийся на данный календарный отрезок времени (ст. 300 ТК).

Пример 1 УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Век»
_______________ Д. В. Борисов
9 января 2006 года ГРАФИК РАБОТЫ на август 2006 года
ФИО 1 2 3 4 5 31 Итого
час Подпись
Дата
Кожин Н. И.
8.15–19.00
Вых.
13.00–18.00
Вых.
...
13.00–18.00
176


Морозов В. Д.
Вых.
8.00–13.15
Вых.
8.15–19.00
...
Вых.
165


Сверхурочные

При суммированном учете трудового времени деятельность сверх нормального числа рабочих часов за учетный период является сверхурочной (ст. 99 ТК). Имейте в виду, что она не должна превышать четыре часа в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Принимая во внимание особенность рассматриваемого метода, выявить переработки можно только в конце учетного периода. При этом есть несколько вариантов, как их оплачивать:

1. Если работник трудился каждый рабочий день в учетном периоде не более двух часов сверхурочно, то это время оплачивают не менее чем в полуторном размере. Остальные переработки — не менее чем в двойном размере.

2. По окончании учетного периода определяют количество часов сверхурочной работы. Первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а остальные — не менее чем в двойном размере.

Пример 2
Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. В III квартале 2006 года работник трудился 530 часов. Часовая тарифная ставка составляет 40 руб.
Нормальное число рабочих часов — 520 ч (июль 168 ч + август 184 ч + сентябрь 168 ч).
Оплата за нормальное число рабочих часов — 20 800 руб.
(520 ч x 40 руб.).
Сверхурочно сотрудник отработал 10 часов (530 ч — 520 ч).
1 вариант
Оплата за сверхурочное время — 600 руб. (10 ч x 40 руб. x 1,5).
Всего начислено: 21 400 руб. (20 800 руб. + 600 руб.).
2 вариант
Оплата за сверхурочное время — 760 руб. (2 ч x 40 руб. x 1,5 + 8 ч x 40 руб. x 2).
Всего начислено: 21 560 руб. (20 800 руб. + 760 руб.).

Как мы видим, во втором случае сотрудник получит больше. Поскольку сверхурочная работа предполагает превышение нормального числа рабочих часов за весь учетный период, следует применять второй вариант. Чтобы не спорить с налоговиками, рекомендуем в нормативных актах компании установить одинаковую плату за все переработки — и не менее чем в двойном размере по сравнению с обычными рабочими часами.

Обратите внимание, что новая редакция Трудового кодекса не требует согласия сотрудников на сверхурочные работы для выполнения неотложных дел в условиях чрезвычайных обстоятельств.

При увольнении работника до окончания учетного периода доплату за переработки начисляют исходя из фактически отработанного времени.

Пример 3
Работнику установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. Работник увольняется 5 сентября. В III квартале он отработал 381 час. Часовая тарифная ставка составляет 40 руб. Согласно коллективному договору, сверхурочные оплачиваются в двойном размере.
Нормальное число рабочих часов с 1 июля по 5 сентября 2006 года:
376 ч (июль 168 ч + август 184 + сентябрь 24).
Сверхурочно сотрудник отработал 5 часов (381 ч — 376).
Доплата за сверхурочное время — 200 руб. (5 ч x 40 руб.).

В бухгалтерском учете сверхурочные являются расходами по обычным видам деятельности и отражаются по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат. В целях налогообложения прибыли компенсацию за переработки относят к затратам на оплату труда. Сверхурочные учитывают в расходах, даже если они превышают 120 часов в год на одного работника (письма Минфина от 2 февраля 2006 г. № 03-03-04/4/22, от 7 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/724). Больничные для почасовиков

При суммированном учете пособие начисляют за рабочие часы, пропущенные вследствие нетрудоспособности, по графику сменности. Компенсацию выплачивают исходя из среднечасового заработка за 12 предшествующих месяцев. При этом следует помнить, что максимальный размер пособий по временной нетрудоспособности в 2007 году увеличен до 16 125 рублей (закон от 19 декабря 2006 г. № 234-ФЗ). Как определить период нетрудоспособности, оплачиваемый за счет средств работодателя, для сотрудников с почасовой платой? Фонд социального страхования разъяснил это в письме от 15 февраля 2005 г. № 02-18/07-1243. За счет фирмы подлежат оплате часы, предусмотренные графиком и пропущенные работником за первые два календарных дня болезни.

Пример 4
Работнику установлен суммированный учет рабочего времени. Стаж работника — 10 лет. С 23 августа по 5 сентября он болел. В соответствии с утвержденным графиком работы, трудовая смена начинается в 21.00 и заканчивается в 21.00 следующего дня. Сотрудник должен был заступить к дежурствам 24 августа, 29 августа, 2 сентября, 6 сентября и т. д.
Заработная плата за расчетный период составила 175 500 руб. Количество отработанных часов за период — 1952.
Среднечасовой заработок равен:
175 500 руб. : 1952 ч = 89,90 руб.
Пособие по временной нетрудоспособности:
89,90 руб. x 24 ч і 3 = 6472,80 руб.
За счет фирмы подлежат оплате часы, предусмотренные графиком работы и пропущенные сотрудником за первые два календарных дня нетрудоспособности, — это 23 и 24 августа. Согласно утвержденному графику, 23 августа у сотрудника был выходной. 24 августа было предусмотрено 3 часа рабочего времени (с 21.00 до 24.00).
В данном случае за счет средств работодателя будут оплачены пропущенные в периоде нетрудоспособности 3 часа рабочего времени:
89,90 руб. x 3 ч = 269,70 руб.
За счет средств ФСС:
89,90 руб. x (21 ч + 24 ч x 2) = 6203,10 руб.
В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:
Дебет 20, 23, 26, 29, 44 Кредит 70
– 269,70 руб. — начислено пособие за счет средств работодателя;
Дебет 69-1 Кредит 70
– 6203,10 руб. — начислено пособие за счет средств ФСС;
Дебет 70 Кредит 68
– 841,46 руб. — с суммы пособия удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
– 5631,34 руб. — выплачено пособие по временной нетрудоспособности.

Напоминаем, что с 1 января 2007 года при расчете пособия по нетрудоспособности продолжительность непрерывного стажа работника не имеет значения (определение КС от 2 марта 2006 г. № 16-О). Теперь для указанных целей используется понятие «страховой стаж» — то есть период работы застрахованного лица, в течение которого гражданин подлежал обязательному социальному страхованию (закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Суммированный отдых

Верховный Суд решением от 13 июля 2006 г. за № ГКПИ06-637 признал незаконным особый порядок расчета отпускных для суммированного учета рабочего времени, установленный постановлением правительства от 11 апреля 2003 г. № 213. Теперь начислять такие суммы следует, используя показатель среднего дневного заработка.

Согласно новой редакции Трудового кодекса, данную величину рассчитывают за последние 12 календарных месяцев. При этом сумму начисленной оплаты труда нужно разделить на 12 и на 29,4 (ст. 139 ТК).

С какого же времени надо рассчитывать отпускные по-новому? Верховный Суд не указал определенного срока. В соответствии со статьей 253 Гражданско-правового кодекса, норма признается не действующей с момента вступления в силу постановления № 213, то есть с 24 апреля 2003 года. Что же делать с отпускными, начисленными до решения Верховного Суда? По нашему мнению, компания должна работникам, подавшим заявления о перерасчете, выплатить недостающие суммы.

В связи с заключением арбитров возник вопрос, как быть с не полностью отработанными месяцами. Дело в том, что в зависимости от графика непонятно, сколько рабочих дней в неделе. Так что до официальных разъяснений фирмам придется самим принять решение, как рассчитывать в этом случае отпускные.

В бухгалтерском учете отпускные являются расходами по обычным видам деятельности. Если дни отдыха приходятся на один календарный месяц, то такая сумма списывается на затраты в том же месяце:
Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 70

Если же отпуск начался в одном периоде, а закончился в другом, то начисленные суммы вместе с налогами и взносами, попадающие на следующий месяц, учитывают на счете 97:
Дебет 97 Кредит 70

В налоговом учете сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отдыха, попадающим на каждый отчетный период, и относится к затратам на оплату труда (письмо Минфина от 4 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/315). Ночная работа

Оплата труда за работу в ночь регламентируется статьей 154 Трудового кодекса. Так, каждый час такого труда оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в обычных условиях. Ночным признается время суток с 22 до 6 часов. Величина компенсации должна быть указана в коллективном или трудовом договоре с работником.

В такой ситуации довольно сложно определить, какими нормативными документами следует руководствоваться при исчислении размеров доплат за работу в ночное время, чтобы не ухудшить положения работника. Все дело в том, что единого акта, который регулирует данный вопрос, в законодательстве нет.

В каждой отрасли промышленности существуют свои нормативные документы. Так, в постановлении Совета Министров СССР и ВЦСПС от 12 февраля 1987 г. № 194 установлена доплата за каждый час работы в ночное время в размере 40 процентов часовой тарифной ставки оклада. Кроме того, для некоторых видов промышленности установлены более высокие размеры компенсаций за работу в ночное время. Определением Президиума Верховного Суда от 19 ноября 2003 г. № 48пв-03 данный документ признан соответствующим действующему законодательству.

Пример 5
В трудовом договоре ООО «Пирамида» определена доплата сотрудникам за ночную смену в размере 40 процентов. Романову А. установлен оклад в размере 15 000 рублей. Графиком сменности определено, что работник трудится каждую нечетную неделю 2 смены в ночь при сохранении 40-часовой рабочей недели, так как ему предоставляются дополнительные выходные. Ночная смена длится с 22.00 до 6.00. Романов трудился в октябре 4 ночные смены. В октябре 2006 года — 176 рабочих часов.
Заработная плата за октябрь 2006 года равна:
15 000 руб. : 176 = 85,23 руб. — среднечасовая оплата;
85,23 руб. x 40% і 8 x і 4 дн. = 1 090,94 руб. — компенсация за работу в ночное время;
15 000 руб. + 1 090,94 руб. = 16 090,94 руб. — зарплата за октябрь 2006 года.

В налоговом учете сумма отплаты труда сотрудников, а также компенсации за работу в ночное время являются обоснованным расходом и учитываются при налогообложении прибыли. При этом выплаты за такую деятельность подлежат обложению НДФЛ по ставке 13 процентов. Данные суммы следует включать в налоговую базу для расчета ЕСН.

М. Косульникова, главный бухгалтер

Источник материала: «Московский бухгалтер»