Списание долгов с неистекшим сроком давности

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2018.
Надежда Игнатьева, старший бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ».

Ситуация, когда нам должны, но точно не вернут, одинаково неприятна как простым обывателям, так и бизнесу. Но если обычным людям не так просто решить этот вопрос, то компании могут зачесть невозвратный долг себе в расходы. Рассмотрим процесс списания таких долгов.


Причины возникновения безнадежного долга

Списание дебиторской задолженности, учитываемой в целях налогообложения относится только к компаниям на ОСНО. К большому сожалению «упрощенцы» не вправе принять ее к расходам, которые строго зафиксированы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Обязательное условие списания долга – безнадежность его возврата.

Причин, по которым долг может быть признан безнадежным, три:

• окончание исполнительного производства потому, что приставы не смогли установить местонахождения должника или же его имущества недостаточно для погашения долга;
• организация ликвидирована;
• прекращение обязательства в связи с невозможностью исполнения.

Первое: вы выиграли суд, он постановил взыскать долг, приставы получили исполнительный лист, но или должник скрылся и найти его нельзя, или же просто нет имущества, которое может хоть как-то покрыть сумму. Долг можете списывать. Но бывает всякое, вдруг должник объявился и готов ответить по своим обязательствам, выплатив вам все, что положено. Но вы сумму уже списали у себя в учете, поэтому требуется включить полученный долг в прочие доходы (п. 7 ПБУ 9/99).

Второе: организация-дебитор обанкротилась, ликвидирована, об этом появилась запись в ЕГРЮЛ, спросить свое не с кого, именно этот день считается датой возникновения безнадежной задолженности. Но может быть и так, что организация просто перестала подавать «признаки жизни»: в течение года не сдавалась никакая отчетность, операций по счетам в банках не было, и налоговая принудительно вычеркнула ее из ЕГРЮЛ. Хоть решения суда и не было, но вы можете признать долг безнадежным ссылаясь на п. 2 ст. 64.2 ГК РФ и судебную практику (Постановление ФАС ВСО от 27.09.2012 № А19-8821/2011).

Если банкротом признан индивидуальный предприниматель, то датой возникновения долга считается день вынесения судом такого решения. Если вы увидели в выписке ЕГРЮЛ, что ИП снят с регистрации, то это не значит, что вы не можете взыскать с него положенную сумму, так как согласно гл. 26 ГК РФ, предприниматель отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом, поэтому и нужно именно подтверждение его банкротства.

Третье: событие печальное, но ИП умер. Согласно законодательству, его родственники отвечают по его долгам, но только в пределах унаследованного имущества. Например, если в наследство получили они 1000 руб., то взыскать с них 5000 руб. не удастся.

Возможны, конечно, и всякие махинации, которые приводят к тому, что признать долг нет юридической возможности, но это регулирует другой кодекс.


Документы, подтверждающие наличие задолженности

Основное условие для учета задолженности в целях налога на прибыль – это возможность подтвердить ее документально. Нет документов, заверенных покупателем, нет и долга.

Что мы должны иметь для того, чтобы подтвердить реальность долга? Это товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг, акты на передачу прав, платежный поручения, выписка из ЕГРЮЛ с подтверждение исключения организации. Акт сверки расчетов, подписанный контрагентом для подтверждения долга, не подойдет, так как для этого нужны только первичные документы (п. 1 ст. 525 НК РФ, Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, Письмо ФНС РФ от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955). Если у вас нет первички, но есть расписка от дебитора, что он подтверждает наличие долга, и грамотные пояснения, почему нет первичных документов, то вы можете попытаться обратиться в суд с этими бумагами.


Списание задолженности в «1С»

У нас есть первичка, подтверждающая наличие долга, платежные поручения, заверенные банком (живой печатью), мы получили выписку из ЕГРЮЛ, возможно, исполнительный лист, можем приступать к формированию пакета документов по списанию дебиторской задолженности.

Первоначально нам нужно выпустить приказ о проведении инвентаризации расчетов. Его можно распечатать из базы, но для этого нужно в меню «Все функции» в пункте «Документы» выбрать «Акт инвентаризации расчетов». Создаем документ, в нем заполняем вкладки: «Дебиторская задолженность», оставляем там только нашего должника, других удаляем; вкладка «Счета расчетов» должна заполниться автоматически, но если это не так, то выберите все счета, по которым у вас имелась задолженность; во вкладку «Проведение инвентаризации» вносим дату, выбираем тип документа, на основании которого проводится это мероприятие, в поле «Причина» сведения вносим от руки вносим; далее заполняем вкладку «Инвентаризационная комиссия», в ней указываем членов комиссии, обязательно галочкой отмечаем председателя. Внимание, если члены комиссии не являются сотрудниками организации, то они должны иметь доверенность на участие в инвентаризации. Форма доверенности свободная, но в ней должно быть охвачены все мероприятия по проведению инвентаризации задолженности и ее последующего списания.

Форму заполнили и провели, и теперь мы можем распечатать прямо из нее Приказ о проведении инвентаризации, следом мы печатаем Акт инвентаризации расчетов.

После этого нужно скачать бланк Справки инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к форме № ИНВ-17). Заполняем ее, в поле «к акту» указываем номер и дату нашего акта инвентаризации расчетов.

Все основные документы заполнены, заверены и можно выпускать Приказ «О списании дебиторской задолженности» – он делается в свободной форме. В нем указываются основные данные дебитора, после слова «Приказываю», пишется что именно списывается и в какой сумме, сумма прописью и цифрами, далее идет пояснение, почему задолженность может быть списана. Ну и следует его завершить словами: «Приказ вступает в силу с момента подписания».

Теперь убираем долг из ОСВ. Во вкладке «Продажи» выбираем «Расчеты с контрагентами», пункт «Корректировка долга». Создав документ в графе «Вид операции» выбираем «Списание задолженности», ниже «Списать» – задолженность покупателя или поставщика, если был аванс, заполняем, из выпавших сделок выбираем нужные, остальные удаляем. После этого переходим ко вкладке «Счет списания», в поле «Счет» указываем 91.02, в «Прочие доходы и расходы» «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности», и в «Реализуемые активы» вносим нашего контрагента.

На этом процесс списания закончен. Но после сдачи декларации по налогу на прибыль вам обязательно поступит требование о подтверждении правомерности списания задолженности. К пояснительному письму вам будет необходимо приложить Приказ о проведении инвентаризации, Акт инвентаризации расчетов, Справку, Приказ о списании долга, и, самое главное, первичную документацию, обязательно заверенную контрагентом, платежные поручения, заверенные банком, договор, выписку из ЕГРЮЛ или исполнительный лист.