Как оформить займ в счет погашения подотчета

[Rebekka]

Сообщение от SenioritaBonita

Банк цепляется, возможно т.к. подотчет висит давно, а дополнительных документов не предоставлено. Но мало кто знает, что деньги на подотчет можно выдавать на длительный срок, который указан во внутреннем распоряжении. Если вы, к примеру выдали сотруднику деньги на 3 месяца, а он до сих пор не отчитался, можно формально "вернуть от него эти деньги в кассу", а затем выдать снова. А то что банк задает вопрос, это еще не повод вам как-то юлить и искажать фактическое положене дел. Ничего противозаконного нет, в том, что человек не отчитался. В соответствии с этим выдать этот внутренний документ и РКО с отметкой когда был выдан подотчет и на что.

Тут именно речь идет о проверке на легализацию. Деньги выведены за короткий срок (3 месяца), миллион.

Сообщение от SenioritaBonita

Работы были по договорам ГПХ? Тогда налог НДФЛ конечно будет + страховые пфр и медицина, но будет и расход, который тоже в принципе не помешает.

Это я рассказываю о фактическом расходе, договоров ГПХ нет и никто не будет их заключать уже.

Сообщение от SenioritaBonita

Для начала не дергайсь с займом, займ всегда можно оформить вернув подотчетные и заключив договор займа и выдав займ (при этом не ворочая деньги туда сюда). Но надо ли оно вам, определитесь сами как с ним в будущем планируете поступить.

Если не займ, и не ГПХ, то как по другому?

[MarinaAnna]

Rebekka, А деньги в подотчет перечислялись на карту директору ? или выдавались наличными из кассы, вернее, снимали наличные из банка, приходовали в кассу, потом выдавали наличные в подотчет директору ? Как ? Хотя наверное не важно, как выдавались через кассу или на карту.

1. Должен быть либо приказ о сроках. Образец приказа можно вот здесь почитать : https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=535781

2. Если деньги выдавались несколько раз, а по правилам, выдача следующей суммы может быть только если нет долга по предыдущей сумме, сделать прием выдачу . Т.е. 10 ноября выдали в подотчет 100 тыс руб, он еще за них не отчитался, датой когда выдана следующая сумма , сначала вернуть в кассу эти 100 тыс , и этой же датой выдать уже сумму большую.

Т.е. так :

10.11 - выдано в подотчет 100 тыс руб (документ приказ, п/п о переводе на карту или расходный ордер
15.11 - возврат неиспользованной подотчетной суммы 100 тыс руб (приходный ордер кассовый)
15.11 - выдача в подотчет 200 тыс руб (РКО, п\п о переводе на карту, приказ)

В общем на каждую сумму выданную в подотчет необходим приказ, либо заявление на выдачу в подтчет. Наверное лучше все же приказом это делать, в приказе указать срок в течение которого необходимо отчитаться за выданные подотчетные суммы, и никто не запрещает срок указать например 6 месяцев.

Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно. Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия.

Я думаю, что банк и требует предоставить подтверждающие документы именно копии приказов. Если есть какие-то уже документы , что какие-то суммы потрачены и за них есть авансовые отчеты, то предоставляйте копии авансовых отчетов, + приказы на выдачу и главное в приказах прописать сроки, в какой срок подотчетник должен отчитаться.

А дальше уже ждите, как на это банк прореагирует. Банк ведь не налоговая, штрафовать они не могут.

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от MarinaAnna

2. Если деньги выдавались несколько раз, а по правилам, выдача следующей суммы может быть только если нет долга по предыдущей сумме, сделать прием выдачу .

Разве не устарело правило?

[Rebekka]

Сообщение от MarinaAnna

Rebekka, А деньги в подотчет перечислялись на карту директору ? или выдавались наличными из кассы, вернее, снимали наличные из банка, приходовали в кассу, потом выдавали наличные в подотчет директору ? Как ? Хотя наверное не важно, как выдавались через кассу или на карту.

просто на карту директора. кассы нет, т.к нет розницы

[Rebekka]

Сообщение от MarinaAnna

1. Должен быть либо приказ о сроках. Образец приказа можно вот здесь почитать : https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=535781

не открывается ссылка

[Rebekka]

Таинственная Незнакомка,

1. А договор займа можно сразу сделать процентным?

2. А дату поставить к примеру начало квартала 1.10.19 например.

3. И как корректно и нейтрально описать ситуацию в пояснительной? Из серии, такими то датами (10.10.19, 20.11.19, 30.12.19 и проч.) были выданы подотчетные денежные средства, которые были предоставлены в качестве займа директору или учредителю по договору №.. от 1.10.19...
Или договор займа например сделать концом квартала, 30.12.19...

4. И что написать именно в объяснительной?

[MarinaAnna]

Сообщение от Rebekka

1. А договор займа можно сразу сделать процентным?

2. А дату поставить к примеру начало квартала 1.10.19 например.

3. И как корректно и нейтрально описать ситуацию в пояснительной? Из серии, такими то датами (10.10.19, 20.11.19, 30.12.19 и проч.) были выданы подотчетные денежные средства, которые были предоставлены в качестве займа директору или учредителю по договору №.. от 1.10.19...
Или договор займа например сделать концом квартала, 30.12.19...

4. И что написать именно в объяснительной?
Rebekka вне форума Добавить отзыв для Rebekka

Вот я бы не стала все же мудрить с договорами займа, в 4 квартале однозначно, уж лучше это сделать в 1 квартале, а еще бы лучше в 1 квартале какую-то сумму на дивиденды пустить, а частично на займ.

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Разве не устарело правило?

Почитала, вроде как устарело.

Можно ли выдать деньги без заявления
До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник писал заявление. Теперь организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма - произвольная. Но в приказе должны быть записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата (пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

То есть с 19 августа 2017 года после получения заявления работника или приказа руководителя о выдаче денег в подотчет бухгалтер формирует расходный кассовый ордер. Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы (форма № КО-2 в одном экземпляре).

В подотчет можно выдать при наличии задолженности
До 19 августа нельзя было выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. Был штраф до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но теперь компании и ИП могут выдавать сотруднику новую сумму под отчет без подобного ограничения.

С 19 августа 2017 утратил силу абзац 3 подпункта 6.3 Указания № 3210-У. Тем самым отменен запрет выдавать подотчетные суммы при наличии задолженности у подотчетного даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Срок возврата сумм подотчета никто не отменял. Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги. Этот срок никто не отменял.

Напомню, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Хотя и есть противоречия :

Противоречие между законами
Как указывалось выше, чтобы выдать деньги под отчет, не обязательно требовать от сотрудника заявление и отчет по предыдущему авансу, если закончился его срок. Но в соответствии с Инструкции № 157н по бухгалтерскому учету подотчет выдают по распоряжению руководителя и заявлению сотрудника. Также подотчетник должен отчитаться в срок по ранее полученным суммам. Как же поступить, чтобы избежать претензий контролеров? Закрепите в положении о расчетах с подотчетными лицами такие положения два пункта:
Во-первых, выдавать деньги по заявлению сотрудника с визой руководителя «Выдать в подотчет».

Во-вторых, выдавать новый подотчет сотруднику, только если за ним не числится задолженность по предыдущему авансу, по которому наступил срок предоставления авансового отчета.

Кроме того, направьте запрос о разъяснении порядка ведения выдачи денег в подотчет в связи со сложившейся ситуацией вышестоящий орган (учредителю). После поступления ответа ведите кассовые операции согласно разъяснению.

Сообщение от Rebekka

не открывается ссылка

Погуглите , полно образцов приказов на эту тему . Просто напишите в поисковике : Образец приказа о подотчетных суммах или Образец приказа о подотчете.

[MarinaAnna]

Rebekka,
В общем то видимо у вас есть два варианта :
1. Договор займа
2. В подотчет с соответсвующими документами (приказ и т.д.)

Сообщение от Rebekka

1. А договор займа можно сразу сделать процентным?

Договор займа, можно хоть процентный, хоть беспроцентный, если процентный, то проценты как будете начислять ? во-первых вы не сразу всю сумму выдаете, ну и запара по начислению процентов (ну это на мой взгляд)

Сообщение от Rebekka

2. А дату поставить к примеру начало квартала 1.10.19 например.

Если вы дату поставите 01.10.2019, то банк задаст вопрос : у вас был оформлен договор займа, почему вы в п/п сразу не прописывали, что эти денежные средства перечислялись по договору займа ? если вы уже изначально знали, что эти деньги не в подотчет, а по договору займа.
К тому же в договоре займа нужно прописать, что сумма займа общая млн рублей, и выдаваться он будет на протяжении месяца, двух, трех ...
Как будете считать проценты ? ведь суммы выдавались на одной суммой а несколькими, в договоре должно быть прописано, в какой срок проценты начисляются , н-р ежемесячно, или раз в квартал или по истечению срока .

В общем то вам решать, как прикрывать задницу директора. Дальше уже смотрите, как на ваше пояснение отреагирует банк, но думаю, что любое ваше пояснение и ответ банка на проверку, банк отправит в налоговую, во всяком случае, когда в далекие времена у меня банк проверял кассовую дисциплину, то копию протокола о проведенной проверке, банк отправлял в налоговую.
У директоров аппетиты растут, берут в подотчет, ничем этот подотчет не подтверждая документально, вот время от времени их нужно ставить в рамки. Пусть берет дивиденды, оплачивает 13% с дивидендом и спит спокойно.

[Rebekka]

Сообщение от MarinaAnna

В общем то вам решать, как прикрывать задницу директора. Дальше уже смотрите, как на ваше пояснение отреагирует банк, но думаю, что любое ваше пояснение и ответ банка на проверку, банк отправит в налоговую, во всяком случае, когда в далекие времена у меня банк проверял кассовую дисциплину, то копию протокола о проведенной проверке, банк отправлял в налоговую.

И какие последствия могут быть?

[Rebekka]

Сообщение от MarinaAnna

Если вы дату поставите 01.10.2019

если последний подотчет был в конце декабря, то дату какую поставить?

И что написать именно в объяснительной?

[MarinaAnna]

В приказе пропишите, что подотчетное лицо за выданные подотчетные суммы обязано отчитаться не позднее 6 м-цев, вот и по каждой выдаче , срок предоставления авансового отчета не должен превышать 6 м-цев.
После каждой выдачи и отсчитывайте, когда он должен отчитаться.
1 окт выдали - не позднее 1 апр должен отчитатьс
10 окт выдали - не позднее 10 апр должен отчитаться
и т.д.

Я бы вообще на каждую выдачу приказ составляла с указанием на какую цель выдается, например на закупку материала, на закупку канцелярки и т.д.