Как правильно оформить протокол общего собрания в ООО

[Гэндальф]

В п. 3 Обзора указано, что требования о нотариальном удостоверении, распространяются и на решение одного участника, так как направлены на то, чтобы исключить подделку решений. Суд указал на то, что закон не содержит никаких исключений касаемо обществ с одним участником. Довольно спорный довод, учитывая, что в обществах с несколькими участниками возможны споры между участниками по поводу решений оформляемых протоколами общих собраний, а как должен оспаривать свою же подпись на решении единственный участник общества остается загадкой. Единственное, что хорошо в этой ситуации, так это то, что ВС РФ указал, что такое правило будет действовать, начиная с 26.12.2019 и, таким образом, признавая легитимными те протоколы общих собраний и решений единственных участников, которые были приняты до этой даты и нотариально не удостоверялись – так как удостоверить их задним числом не представляется возможным.
Сразу после новогодних праздников Федеральная нотариальная палата РФ дала разъяснения в Письме от 15.01.2020 № 121/03-16-3 о том, что в связи с вышеуказанным Обзором ранее принятые решения общих собраний об ином (альтернативном) способе подтверждения не удостоверенные нотариально нотариусами в расчет приниматься не будут. Из разъяснений можно сделать вывод о том, что если в вашей компании до 26.12.2019 было принято решение об ином (альтернативном) способе подтверждения решений общего собрания: принятые до этой даты решения, которые подтверждены альтернативным способом будут сохранять свою силу, но принятые начиная с 26.12.2019 решения можно подтверждать альтернативным способом, то есть без нотариального удостоверения только в том случае, если переход на его применение удостоверен нотариусом. Также Федеральная нотариальная палата разъяснила, что разъяснения данные ею в 2014 г. о том, что решения единственного участника не нужно подтверждать нотариально в связи с изменившейся позицией ВС РФ больше не действуют.

Что делать
Таким образом, компании, у которых в уставе не закреплен иной (альтернативный) способ подтверждения решений могут сейчас действовать следующими способами:
1. Внести соответствующие изменения в устав, где закрепить иной способ подтверждения решений. При этом необходимо удостоверить протокол, которым утверждаются эти изменения в устав нотариально. Это лишние расходы на нотариальное свидетельство о верности протокола, но зато последующие решения заверять нотариально не потребуется.
2. Принять решение об ином (альтернативном) способе подтверждения решений общего собрания и нотариально его заверить, но тогда необходимо иметь несколько нотариальных копий свидетельства и протокола, чтобы иметь возможность представить их при дальнейших регистрационных действиях, а также банкам и иным контрагентам, проверяющим действительность решений общего собрания участников.
3. Каждый раз, принимая какое-либо решение, удостоверять его нотариально, что влечет совсем немалые расходы.
При этом удостоверение решения нотариусом применяется только тогда, когда необходимо удостоверить решение коллегиального органа управления, потому что в этом случае требуется участие нотариуса в общем собрании участников. В этом случае нотариус выдает свидетельство об удостоверении факта принятия решения органом управления юрлица и о составе участников, которые присутствовали при вынесении решения. Нотариус должен проверить правоспособность ООО, определить компетенцию общего собрания, то есть удостовериться на основании устава, может ли данный орган управления обществом принимать такое решение, а также определить наличие кворума участников на собрании на основании подсчета голосов, и определить наличие количества голосов, необходимых для принятия решения в соответствии с уставом общества. Нотариус должен установить личность участников общего собрания, их право на участие в собрании и полномочия. Нотариус не проверяет соблюдение порядка созыва общего собрания.
Если участник единственный, нотариус проверяет личность, полномочия этого лица и свидетельствует верность его подписи.
Так что обществам с ограниченной ответственностью в сложившихся обстоятельствах надо принять меры по определению способа принятия решений, дабы избежать отказов в государственной регистрации или просто признания решений общих собраний ничтожными.