Акты сверки с контрагентами

[Marisya]

Подскажите пожауйста, кто сталкивался с большим кол-вом бумажного оборота. Мы выполняем акты выполненных работ по оценке имущества и транспортных средств для страховых компаний, страховые компании ознакамливаются с отчетами и если все нормально передают в бухгалтерию для оплаты, документы висят более месяца в неподписанном состоянии у страховых компаний, соответсвенно у меня в 1с акты проведенные, а подписанные акты не возвратились. Имею ли я право принять их к учету и как отследить какие акты вернулись, а какие нет, они нам приносят пачками, по идее они нам должны вернуть и неподписанные акты с указанием причин. Они этого не делают, соответственно по моим данным всегда реализация больше, чем по данным контрагента . Что с эти делать?

[Marisya]

И еще- могу ли я в 1с когда приходят деньги допустим 30000 по нескольким актам с перечислением номеров, разбить эту сумму на несколько суммм , допустим 700 по акту № 12 от 12.11.08 ,800 по акту № 13 от 13.11.08 и т.д.в выписке, заносимой в 1с

[Batanik]

Marisya, немного не понятно:Мы выполняем акты выполненных работ..... Вероятно Вы оказываете услуги такого характера? И подтверждением служит акт вып.работ? А вы работаете по договору с этими компаниями, я так полагаю? Разве там не прописаны сроки подписания актов обеими сторонами и порядок предоставления первички? И что в данном случае подразумевается под реализацией? Ваша Дт задолженность?Но она не может быть раньше даты реализации, а датой реализации является дата подписания акта вып.работ обеими сторонами. Вот вам и контроль)). Попробуйте упорядочить документооборот,тем.более, что как я понимаю у вас большой объем.
А по второму вопросу:Да это возможно,если в платежном поручении указаны номера актов по которым производиться оплата.

[Marisya]

Сообщение от Batanik

И что в данном случае подразумевается под реализацией? Ваша Дт задолженность?Но она не может быть раньше даты реализации, а датой реализации является дата подписания акта вып.работ обеими сторонами.

Получается я должна сделать акт выполненных работ, но не проводить (т.е. в 1 С не ставить галочку) в бухгалтерии до тех пор, пока не получу возвращенный акт, как получаю, нахожу этот документ в 1с и провожу-так я понимаю? А если они забудут вернуть акт- ну может вдруг затеряется у них где -нибудь у юристов, оценщиков и т.д., получается и в акте сверки не будет у меня отражена реализация, они обрадуются и тоже вычеркнут у себя?

[Batanik]

Marisya, а для этого документы надо отправлять сопроводительным письмом с номером и датой. Так мол, и так...прошу подписать, в случае отсутствия претензий, указать ссылку в договоре в течении какого времени должен вернуться акт, можете там еще пунктик по устрашению в случае задержки документов,включить.В случае задержки документов ставить в известность руководителя. Думаю только так...Если в вашей организации есть специалисты по делопроизводству, то надо согласовать с ними это дело. Будете приносить документы и говорить куда,кому, а уж они сами отправлять и контролировать, сообщать Вам пришло иль нет. По информации в исходящем письме и будете контролировать. Письмо нужно руководителем подписывать, а вы исполнитель.
И еще все таки уточните, что (по условиям договора) является датой оказания услуги? Т.е. когда у вас возникает Дт задолженность...Чисто логически, нет факта, подтверждающего оказание услуги-нет задолженности. Ведь задолженность-это просто неоплата контрагента.А факт подтверждающий, что он все таки заплатит-является акт с двустороней подписью. Типа согласен, сработано хорошо,ждите денюжжжку)). А если у вас таким образом будут в 1С все акты висеть, у вас же тогда какая-то просрочка дикая создасться....неправомерная причем....

[Свёкла]

И еще можно погрозить контрагенту, что не подписание акта является основанием в отказе от принятия НДС к вычету.
У нас в организации бухгалтер, который работает с покупателями в 1с проводит документы, когда они к ней возвращаются подписанные, а по итогам месяца делает реестр из непроведенных документов и обзванивает контрагентов, а по особо упрямым докладывает директору.

[Batanik]

Marisya, вот г-жа старший бухгалтер подтвердила такой порядок! А она знает, она главней!))) Удачи Вам в выбивании актов с подписями))))

[Marisya]

Сообщение от Свёкла

У нас в организации бухгалтер, который работает с покупателями в 1с проводит документы, когда они к ней возвращаются подписанные, а по итогам месяца делает реестр из непроведенных документов и обзванивает контрагентов, а по особо упрямым докладывает директору.

Это конечно -вариант, я тоже к нему склоняюсь, а если вдруг они подпишут акт, но мне не пришлют, т.е деньги перечислют, нужно ли в этом случае проводить документы по оплаченным , но не возвращенным актам и вообще в результате таких путешествий с разбросом во времени не будет ли путаницы с актами сверками?

есть конечно сознательные фирмы, которые все делают вовремя, но таких очень мало.

[Marisya]

Сообщение от Batanik

а для этого документы надо отправлять сопроводительным письмом с номером и датой.

Учитывая, что я бух, делопроизводитель, и т.д. в одном лице (вся первичка и отчетность на мне)-то это просто не выполнимая работа.

По-моему нужно ужесточить требования по срокам и требовать не подписанные акты возвравщать с указанием причин.

Но, учитывая, что наша фирма от них зависит, так как страховые компании-это главный источник доходов, то даже не знаю как не оттолкнуть своими претензиями, ведь в условиях конкуренции......

[Batanik]

[QUOTE=Marisya;144217]Это конечно -вариант, я тоже к нему склоняюсь, а если вдруг они подпишут акт, но мне не пришлют, т.е деньги перечислют, нужно ли в этом случае проводить документы по оплаченным , но не возвращенным актам и вообще в результате таких путешествий с разбросом во времени не будет ли путаницы с актами сверками?

Когда Вам поступят деньги от контрагентов, вы сразу увидите закрывает ли поступившая сумма Дт задолженность. Учитывая, что акты выполненных работ (оказанных услуг) формируете Вы сами и если в договоре четко прописан период в который подписывается акт заказчиком и исполнителем, то можно формировать задолженность в этот период и ждать документ с подписью. Но, если заказчик подпишет Ваш акт и сам от руки поставит дату, то период уже будет другой,соответственно и счет-фактура будет выставлен др.периодом....Вариант возможный,но опять же надо смотреть договор!
А документы все и со всеми подписями Вам все таки придется отслеживать и собирать. Иначе каким образом вы подтвердите факт оказания услуг перед проверяющими?