авансовый отчет

[елена77777]

Здраствуйте, у нас фирма на УСНО (6%), мы ведем весь б.у. Я выдаю сотрудникам деньги под отчет (деньги подотчетом по приказу могут быть 3 мес), они отчитываются, приносят чеки....к примеру я выдала им в понедельник сумму 5.000, а в пятницу они принесли чеки на 2.000, деньги при этом в кассу не возвращают. через неделю еще приносят чеки....и так постоянно какая то сумма всегда на руках подотчетников есть. у меня вопрос когда на ранее выданную сумму люди приносят чеки, они должны в этот же день по кассе сдать неизрасходованную сумму, и опять получить ее Так правильно???, или только чек сдали АО заполнили и все...по кассе никакой сдачи и выдачи остатка можно не делать. Спасибо

[Мозг]

Вообще деньги под отчет дают на 1 месяц у нас (не упрощенка)!
и пока сотрудник не отчитался, никаких других денег ему нельзя выдавать! если он принес часть чеков, обязан вернуть оставшуюся часть денег в кассу и только тогда формуруется сам отчет!

[елена77777]

Сообщение от Мозг

если он принес часть чеков, обязан вернуть оставшуюся часть денег в кассу и только тогда формуруется сам отчет!

то есть получается, что принес чек, сдал остаток в кассу, и сразу получил его же опять...так
Спасибо

[Мозг]

Именно так! (Уточните по упрощенке срок выдачи ден.средств под отчет), я просто не сталкивался!
Например: Иванов взял под отчет 01.01.09 2000,00 руб.(отчетный период не позднее 31.01.09!)
20.01.09 несет чеки на 1300,00 и сдачу (700,00 руб).
Оформляете отчет, ПКО, и только потом РКО на новый подотчет!

[Частный бухгалтер]

В инструкции ЦБ: "нельзя выдавать в подотчет след. сумму, если не отчитались по предыдущей" - конечно же не точная цитата. В Вашем же случае по сути у Вас не выдача следующей, а как бы "недоотчет". НО: основанием для проведения операций Д. 60 К 71. должен быть именно авансовый отчет, а у Вас я так понимаю просто чеки приносят - в этом ошибка, если Вы в этот момент "вешаете" взаиморасчеты с поставщиками. По идее, если приносят чеки - все, авансовый закрываете, деньги сдают, потом снова выдаете, но по новому авансовому. Форма АО не предполагает возможности сдавать его в несколько "присестов".

[елена77777]

Сообщение от Частный бухгалтер

По идее, если приносят чеки - все, авансовый закрываете, деньги сдают, потом снова выдаете, но по новому авансовому. Форма АО не предполагает возможности сдавать его в несколько "присестов".

а можно чуть поточнее, я Вас не совсем поняла...Вы имеете ввиду что на одну сумму идет один авансовый отчет,так? У меня же получается подругому.
а бывает что сотрудник приносит в кассу остаток 2000, ии тут же получает еще 5000, получается другая сумма
а какое наказание может возникнуть, когда я на одну сумму делаю несколько авансовых отчетов с периодичностью месяца два

[aleh]

Сообщение от елена77777

Я выдаю сотрудникам деньги под отчет (деньги подотчетом по приказу могут быть 3 мес)

Сообщение от Мозг

Вообще деньги под отчет дают на 1 месяц у нас (не упрощенка)!

Срок может быть и 12 месяцев. Пропишите в учетной политетике и издайте приказ по предприятию.

елена77777, вот вы выдали в подотчет 10 000 руб.
Сотрудник отчитывается через 5 дней на 5 000 руб., остаток он может и не сдавать. Просто вы ему не можете дополнительно выдать деньги, если он не отчитался за всю предыдущую полученную сумму. Но он может вам еще, допустим, через 5 дней принести отчет на оставшиеся 5 000 руб. Все, остаток закрыт.
А вот если после сдачи первого авансового отчета он просит еще деньги в подотчет, то их вы можете выдать только после того, как он внесет в кассу оставшуюся у него в подотчете сумму.

[елена77777]

Сообщение от aleh

вот вы выдали в подотчет 10 000 руб.
Сотрудник отчитывается через 5 дней на 5 000 руб., остаток он может и не сдавать.
Но он может вам еще, допустим, через 5 дней принести отчет на оставшиеся 5 000 руб. Все, остаток закрыт..

а на эти 10.000 один будет авансовый отчет, или все таки 2, сначала на 5.000 а потом еще один

[Ягодка]

елена77777, я думаю, что может быть больше 1 а/о на выданную сумму (тем более в форме а/о даже есть "остаток").
Главное, не выдавать новую сумму, пока не отчитались по ранее выданной.

[Мозг]

НЕТ! На каждую выданную сумму один авансовый отчет!

[Ягодка]

Мозг, приведите свои доводы, пожалуйста (нормативный документ, например)

[Мозг]

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

[Veselenochka]

Сообщение от Мозг

Вообще деньги под отчет дают на 1 месяц у нас (не упрощенка)!

не правильно. срок возврата подотчетных денег прописывается в учетной политике, он может быть и 3 месяца.

Сообщение от Мозг

и пока сотрудник не отчитался, никаких других денег ему нельзя выдавать!

правильно

Сообщение от Мозг

если он принес часть чеков, обязан вернуть оставшуюся часть денег в кассу и только тогда формуруется сам отчет!

где такое написано, можно узнать?

[Veselenochka]

Подотчет
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов «BKR-Интерком-Аудит» (посмотреть все статьи)

1. Выдача наличных денежных средств под отчет

Развитие коммерческих связей торговых организаций с российскими и иностранными партнерами приводит к неизбежности командировочных и представительских расходов. Ведь для ведения деловых переговоров, заключения контрактов, приобретения товара или какого-либо имущества, в иных целях представителям российских торговых фирм нередко приходится выезжать в командировки, как по России, так и за рубеж. Кроме того, для установления устойчивых экономических связей невозможно обойтись без представительских расходов. А командировочные и представительские расходы неизменно связаны с подотчетом.

Осуществляя хозяйственную деятельность, любая организация неизменно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств под отчет своим сотрудникам. Помимо командировок и представительских расходов, выдачи наличных денежных средств под отчет в организации торговли, как правило, связана с приобретением ГСМ, канцелярских или хозяйственных принадлежностей.

Рассмотрим основные правила выдачи подотчетных сумм, порядок их документирования, обоснованность включения расходов по подотчету в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, вопросы по налогу на добавленную стоимость.

Подотчетные лица (термин автора) – это физические лица, которым выданы наличные деньги, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие - «под отчет»).

Правила выдачи, и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее Порядок ведения кассовых операций) (Приложение №!), утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 (смотрите Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (Приложение №!)).

Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций (Приложение №!) организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций (Приложение №!) предусмотрено также следующее:

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Как видим, данный пункт содержит все основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам.

Обратите внимание, что Порядком ведения кассовых операций (Приложение №!) не устанавливает ограничений по поводу сумм, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются в подотчет, устанавливаются организацией самостоятельно, на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работников торговой организации, список которых утверждается руководителем. Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы, на хозяйственные расходы законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу. Поэтому наличные денег под отчет выдаются только через кассу торговой организации. По установленной форме торговая организация ведет кассовую книгу. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Получая наличные денежные средства из кассы торговой организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию данных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие).

[Мозг]

Сообщение от Veselenochka

Подотчет
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов «BKR-Интерком-Аудит» (посмотреть все статьи)

1. Выдача наличных денежных средств под отчет

Развитие коммерческих связей торговых организаций с российскими и иностранными партнерами приводит к неизбежности командировочных и представительских расходов. Ведь для ведения деловых переговоров, заключения контрактов, приобретения товара или какого-либо имущества, в иных целях представителям российских торговых фирм нередко приходится выезжать в командировки, как по России, так и за рубеж. Кроме того, для установления устойчивых экономических связей невозможно обойтись без представительских расходов. А командировочные и представительские расходы неизменно связаны с подотчетом.

Осуществляя хозяйственную деятельность, любая организация неизменно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств под отчет своим сотрудникам. Помимо командировок и представительских расходов, выдачи наличных денежных средств под отчет в организации торговли, как правило, связана с приобретением ГСМ, канцелярских или хозяйственных принадлежностей.

Рассмотрим основные правила выдачи подотчетных сумм, порядок их документирования, обоснованность включения расходов по подотчету в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, вопросы по налогу на добавленную стоимость.

Подотчетные лица (термин автора) – это физические лица, которым выданы наличные деньги, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие - «под отчет»).

Правила выдачи, и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее Порядок ведения кассовых операций) (Приложение №!), утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 (смотрите Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (Приложение №!)).

Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций (Приложение №!) организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций (Приложение №!) предусмотрено также следующее:

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, [COLOR="Black"]предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.[/COLOR]

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Как видим, данный пункт содержит все основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам.

Обратите внимание, что Порядком ведения кассовых операций (Приложение №!) не устанавливает ограничений по поводу сумм, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются в подотчет, устанавливаются организацией самостоятельно, на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работников торговой организации, список которых утверждается руководителем. Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы, на хозяйственные расходы законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу. Поэтому наличные денег под отчет выдаются только через кассу торговой организации. По установленной форме торговая организация ведет кассовую книгу. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Получая наличные денежные средства из кассы торговой организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию данных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие).

а разьве не понятно из написанного? ежегодня банки проверяют фирмы на предмет кассовых дисциплин, и всегда по кассе у нас было идеально!

[Veselenochka]

Мозг, вообще-то выделенная вам фраза - она про деньги выданные в подотчет на командировку, или про истечение срока подотчета

"выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним."

так что если это не командировка и если срок подотчета не закончился - всю сумму сдавать обратно нет необходимости

[Мозг]

а если логично мыслить? Существует срок отчетности по подотчетным средствам, по его окончании расчет должен быть произведен окончательно... то что там командировки я вижу и читал, но и каждую ситуевину не прописывают...мы сами домысливаем часто. еще раз повторюсь никогда не было замечаний по кассовым дисциплинам, а мы делаем именно так как я пишу!

[Veselenochka]

никто не спорит что если срок подотчета истек то деньги надо вернуть, просто вот из этой вашей фразы

Сообщение от Мозг

если он принес часть чеков, обязан вернуть оставшуюся часть денег в кассу и только тогда формуруется сам отчет!

этого не видно

[Мозг]

Вопрос был:
у меня вопрос когда на ранее выданную сумму люди приносят чеки, они должны в этот же день по кассе сдать неизрасходованную сумму, и опять получить ее Так правильно???, или только чек сдали АО заполнили и все...по кассе никакой сдачи и выдачи остатка можно не делать. Спасибо[/QUOTE]

и ответ был, что АО составляется по всей выданной сумме один раз, а не частями, и не выдаются вновь деньги пока не отчитался сотрудник за старые...

[Veselenochka]

ну и с чего вы это взяли - что АО составляется 1 раз? если я выдаю деньги в подотчет на 3 месяца и если сотрудник потратил бОльшую часть - почему бы ему не отчитаться за потраченные деньги через 1 месяц, а за оставшуюся часть - позже? чего ждать-то?