использование личного транспорта

[Наташка-ромашка]

В рабочии дни заполняйте путевки, где отмечается заправка и остаток на начало и на конец дня ГСМ в баке. Вам наверно с заправки дают какой-то отчет или распечатку о заливе топлива за месяц. Сложно конечно все проконтролировать. Но можно разработать дополнительно свой отчет-табличку в ЕХСЕL, где выбрав с распечатки от запрвки залив в рабочии дни , остаток на конец рабочего дня, остаток на начало следующего дня по путевкам , тем самым выявлять разницу залива ГСМ в личных целях в выходные дни . На свои затраты брать тот расход который приходится на раб дни , остальное вычесть из зарплаты , предупредив об этом работников заранее, или издать приказ , распоряжение руководителя о таких мерах.

[vsv-boss]

Сообщение от Ленчик Бухгалтер

Подскажите пожалуйста,можно ли в договоре аренды т.с. с экипажем прописать пункт: "Если сотрудник едет в командировку, то организация возмещает затраты на ГСМ согласна отчета." То получается что арендная плата у нас допустим 3000 в месяц,а проехали все 6000...

Если вы удосужитесь заглянуть в Гк РФ то вы там прочтёте вот это:

Сообщение от ГК РФ

Статья 636. Обязанность арендатора по оплате расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией транспортного средства
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

Так что, как сказала Наташка-ромашка, оформляйте путёвки приобретайте ГСМ и списывайте его на затраты на основании первички в соответствии с требования НК РФ и Закона о БУ.

[osovch]

Вот свеженькое к размышлению

Письмом от 26.05.09 № 03-03-07/13 Минфин напомнил, что существуют различные варианты использования личного автомобиля сотрудника и что оформив договор аренды автомобиля организацией у работника, арендные платежи можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ) без учета норм постановления Правительства РФ от 08.02.02 № 92.

[Nicol]

Здравствуйте, Уважаемые бухгалтера. Прочитала все странички этой темы. Но остался такой вопрос. У нас ООО на упрощенке, 6%. Деньги на бензин и непосредственно саму арендную платы буду выдвать через кассу. Надо ли нам вести путевые листы? Ведь обоснованность расходов никак не влияет на налогооблагаемую базу.

[vsv-boss]

Сообщение от Nicol

Надо ли нам вести путевые листы? Ведь обоснованность расходов никак не влияет на налогооблагаемую базу.

Ну, я так думаю, что вам надо иметь доказательство, что выплаты физлицу ввиде аренды - это не скрытая форма зарплаты и что автомобиль реально эксплуатируется для нужд предприятия. А как это сделать без путёвок? А вам сложно заполнять месячную форму? Водитель-то у вас на этой машине кто? Дир что-ли?

[Nicol]

Сообщение от vsv-boss

Ну, я так думаю, что вам надо иметь доказательство, что выплаты физлицу ввиде аренды - это не скрытая форма зарплаты и что автомобиль реально эксплуатируется для нужд предприятия. А как это сделать без путёвок? А вам сложно заполнять месячную форму? Водитель-то у вас на этой машине кто? Дир что-ли?

Водитель - рядовой сотрудник. Заполнять не сложно, правда я заполняю их ежедневно)). Ещё такой вопрос а если выбрать не договор аренды, а выплату компесации за использвание личного авто. Можно будет списывать кроме этих несчастные 1200р ещё и расходы на бензин. Бензин покупает сама организация и выдает водителю. Мы ведь на 6%.

[Надежда2]

Сообщение от Nicol

Водитель . Можно будет списывать кроме этих несчастные 1200р ещё и расходы на бензин. Бензин покупает сама организация и выдает водителю. .

Я сама этот вопрос штудировала на днях. Я думаю можно, только надо прописать в дополнительном соглашении, что организация берет эти расходы на себя. У меня есть на работе ссылка на документ про компенсацию, там сказано что в компенсации предусмотрены расходы на бензин, износ и пр. , но если выплачивать работникау за бензин нодо удерживать НДФЛ. У меня даже есть пример всех проводок на использование легкового авто, и какие % улдерживать и платить за сверхлимитку. Если надо вышлю.

[Александр Свяжин]

у меня вопрос: если директор он же учредитель официально в компании не трудоустроен, можно ли ему как то компенсировать расходы на бензин?

[vsv-boss]

Сообщение от Nicol

Ещё такой вопрос а если выбрать не договор аренды, а выплату компесации за использвание личного авто. Можно будет списывать кроме этих несчастные 1200р ещё и расходы на бензин.

Вы же написали, что

Сообщение от Nicol

Прочитала все странички этой темы.

и должны были сделать вывод, что ГСМ при компенсации не списывается в расходы. Правительство чётко расписало что включается в компенсацию за использование авто: туда всё включено.

[Nicol]

Ну так у нас 6% и налоговую я так понимаю не наши расходы не волнуют, ведь начто может повлиять спишем мы в этом месяце 6000р на ГСМ или 60000?

[vsv-boss]

Сообщение от Nicol

Ну так у нас 6% и налоговую я так понимаю не наши расходы не волнуют, ведь начто может повлиять спишем мы в этом месяце 6000р на ГСМ или 60000?

А они и не будут смотреть на обоснованность. Они только проверят: не являются ли эти выплаты скрытой зарплатой.
А так-то конечно же при УСНО 6% вы можете тратить свои денежки как угодно, лишь бы функции налоговых агентов при этом не забывали выполнять. УСНО 6 % не освобождает от обязательств налогового агента при выплатах в пользу физлиц.

[Валерия]

http://www.pravcons.ru/publ01-07-2009-2.php

Публикация
01.07.09 Путевой лист автомобиляАвтор: Е. Капкова

Путевой лист является первичным документом, подтверждающим расходы. Правильное оформление путевых листов имеет большое значение для плательщиков сельхозналога, а также для "упрощенцев", которые применяют объект "доходы минус расходы". Для "упрощенцев" с объектом "доходы", а также для "вмененщиков" это не так важно. Но им тоже необходимо контролировать работу водителей.

Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, для списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Правила дорожного движения Российской Федерации, утвержденные Постановлением СМ - Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 (п. 2.1.1), и письмо МВД России от 25.11.2004 N 13/4-99 "О применении пункта 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации" определяют перечень документов, которые водитель обязан иметь при себе и показывать по требованию сотрудников милиции: путевой лист, лицензионная карточка и товарно-транспортные документы на перевозимый груз.

Если водитель перевозит крупногабаритный и очень тяжелый груз, то у него должны быть специальное разрешение и пропуск, а на путевом листе должна стоять отметка "Опасный груз".
В этой статье мы расскажем о формах путевых листов, которые следует применять различным организациям и индивидуальным предпринимателям, а также приведем примеры их заполнения.



ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ

Налоговые органы на местах, как правило, настаивают на том, что юридические лица всех форм собственности, использующие автотранспорт, должны применять только те унифицированные формы путевых листов, которые приведены в Постановлении Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (см. например, письмо УФНС России по г. Москве от 25.07.2005 N 20-12/53147). Это формы N 3 и N 3 спец. (для легковых автомобилей), форма N 4 (для легкового такси), формы N 4С и 4П (для грузовых автомобилей) и формы N 6 и N 6 спец. (для автобусов).

Однако Минфин России в письме от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 разъяснил, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 78, обязательны только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, а именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.

Эту форму путевого листа следует утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.
На многих предприятиях используются легковые служебные автомобили для обслуживания работников административно-управленческого аппарата (директора, замов и т.д.). Для учета работы этих автомобилей можно разработать свою форму путевого листа.

При разработке своей формы организация может взять за основу формы, утвержденные Госкомстатом России. Можно также руководствоваться общим порядком заполнения путевых листов грузового автотранспорта, изложенным в Приложении N 7 к инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР и Минтранса РСФСР от 30.11.1983 N 156/354/7 "Инструкция о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом". Но можно разработать форму, и совсем отличную от госкомстатовской.

Свою форму путевого листа могут разработать также торговые организации, имеющие на балансе транспортные средства для доставки товаров от поставщика (или покупателю). На таких коммерческих предприятиях часто используется повременная оплата труда водителей (основная заработная плата - месячный оклад).
В этом случае путевой лист может выглядеть так, как показано на с. 32.

Путевой лист выдается водителю под расписку только на один рабочий день (смену), если путевой лист за предыдущий день работы уже сдан. На более длительный срок при междугородных перевозках грузов путевой лист выдается только в случае, когда водитель выполняет перевозки в течение более суток.

Оформление путевого листа до выдачи его водителю обычно осуществляется диспетчером или иным специально назначенным сотрудником организации. При заполнении путевого листа диспетчер присваивает ему номер и записывает дату его выдачи, которая должна соответствовать дате его регистрации в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 78). В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, ФИО водителя и ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема путевого листа диспетчером от водителя.

Затем заполняется сам путевой лист.

В разделе "Задание водителю" указывают маршрут движения, наименование груза и работу водителя.

В разделе "Работа водителя и автомобиля" указываются сведения о выезде и возвращении автомобиля по графику, а также показания спидометра на эти моменты времени.
При возвращении автомобиля в гараж в конце рабочего дня водитель расписывается в путевом листе при сдаче автомобиля механику. Механик в строке "Автомобиль принял" подписывает путевой лист, подтверждая прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

Затем водитель сдает путевой лист диспетчеру, бухгалтеру или специально назначенному на то лицу.

После сдачи водителем путевого листа бухгалтер (расчетчик, таксировщик или иное уполномоченное на это лицо) в разделе "Работа водителя и автомобиля" рассчитывает общий пробег автомобиля и нормативный расход топлива. Расход горючего в нашем случае определяется по общему пробегу. Путевые листы следует хранить не менее пяти лет.

..................................
ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ ДЛЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

Путевые листы особенно важно вести предпринимателю, иначе он не сможет доказать факт использования автомобиля в предпринимательской деятельности и в результате не сможет учесть в расходах не только ГСМ, но и затраты на приобретение самих автомобилей. Не секрет, что налоговики частенько отказывают в принятии таких расходов, указывая, что автомобиль является личным имуществом предпринимателя и расходы по нему являются расходами собственника, а не предпринимателя.

Обязательные формы путевых листов для предпринимателей приведены в приказе Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте".

"Индивидуальный предприниматель будет вправе рассматривать свой автомобиль в качестве амортизируемого основного средства, а затраты на его содержание включать в состав расходов, учитываемых для целей налогообложения единым налогом, только при условии, что в свидетельстве о государственной регистрации предпринимателя будут указаны оба вида деятельности: торгово-закупочная и транспортные грузоперевозки" (письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 N 21-14/85240).

Обязательные формы путевых листов для предпринимателей приведены в приказе Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте".

Такие путевые листы нужно заполнять, когда осуществляют перевозки на коммерческой основе и для заказчиков, и для своих производственных целей. В приказе Минтранса N 68 определен порядок заполнения путевых листов, обязательный для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды и на других законных основаниях.
Для индивидуальных предпринимателей утверждены следующие формы путевых листов:
- ПГ-1 - для грузового автомобиля;
- ПА-1 - для автобуса;
- ПЛ-1 - для легкового автомобиля.

Если предприниматель нанимает к себе на работу водителей, то путевые листы каждому водителю оформляет сам индивидуальный предприниматель или специально назначенное им лицо. Обратить особое внимание на путевые листы следует индивидуальному предпринимателю, который не использует наемного водителя, а сам непосредственно управляет автомобилем. В этом случае он сам оформляет себе путевой лист.

Путевой лист оформляется только на один рабочий день. Путевой лист на более длительный срок действителен в случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автотранспорта.

В путевом листе проставляются его номер и дата выписки, реквизиты перевозчика, заказчика, автомобиля и водителя. Обязательны здесь и отметки об исправности автомобиля, показания спидометра, время выезда и приезда машины, а также другие необходимые показатели.

По окончанию работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя. Пример заполнения путевого листа для грузового автомобиля индивидуального предпринимателя представлен .............................

[osovch]

Сообщение от Валерия

Для "упрощенцев" с объектом "доходы"......... это не так важно.

Меня это радует :smile:
Правда у нас своего транспорта нет, только у сотрудников, компенсацию платим, но для порядка, путевые ведем (надо нам так!....)

[Putnik1981]

Письмо Минфина России от 01.06.2009 № 03-02-08-45 «О применении норм статьи 40 Налогового кодекса при определении доходов от оказания физическим лицом услуги по сдаче в аренду автомобиля юридическому лицу»

№1-2, 2009 | «Обзор антикризисных поправок в Налоговый кодекс»

Вопрос: Каков порядок применения положений ст. ст. 40 и 20 НК РФ при определении доходов, облагаемых НДФЛ, от оказания физическим лицом услуги по сдаче в аренду автомобиля юридическому лицу?



Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ



Письмо

от 01.06.2009 № 03-02-08-45



В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрены обращения по вопросу о применении норм ст. 40 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) при определении доходов от оказания физическим лицом услуги по сдаче в аренду автомобиля юридическому лицу и сообщается следующее.

Объектом налогообложения по налогу на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, признается доход, полученный от источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами Российской Федерации (п. 1 ст. 209 Кодекса).

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 Кодекса), в том числе доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в Российской Федерации (пп. 4 п. 1 ст. 208 Кодекса).

По общему правилу для целей налогообложения принимается цена товаров, работ или услуг, указанная сторонами сделки. Пока не доказано обратное, предполагается, что эта цена соответствует уровню рыночных цен (п. 1 ст. 40 Кодекса).

Налоговые органы вправе в пределах своей компетенции проверять правильность применения цен по сделкам в случаях, указанных в п. 2 ст. 40 Кодекса, в соответствии со ст. 40 Кодекса с учетом фактических обстоятельств совершения сделок.

Так, в частности, налоговые органы вправе проверять правильность применения цен по сделкам между взаимозависимыми лицами.

Взаимозависимыми лицами для целей налогообложения признаются физические лица и (или) организации, отношения между которыми могут оказывать влияние на условия или экономические результаты их деятельности или деятельности представляемых ими лиц (абз. 1 п. 1 ст. 20 Кодекса).

Пунктом 1 ст. 20 Кодекса предусмотрен перечень оснований признания организаций и (или) физических лиц взаимозависимыми в силу закона.

Кроме того, лица могут быть признаны взаимозависимыми по решению суда по иным основаниям, если отношения между этими лицами могут повлиять на результаты сделок по реализации товаров, работ, услуг (п. 2 ст. 20 Кодекса).

Установление факта взаимозависимости лиц по обстоятельствам иным, чем перечисленные в п. 1 ст. 20 Кодекса, осуществляется судом с участием налогового органа и налогоплательщика в ходе рассмотрения дела, касающегося обоснованности вынесения решения о доначислении налога и пеней (п. 1 Информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 17.03.2003 N 71).

Президиумом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (п. 2 Информационного письма от 17.03.2003 N 71) были признаны взаимозависимыми лицами в смысле ст. 20 Кодекса юридическое лицо и его руководитель, поскольку характер их взаимосвязи в качестве покупателя и продавца свидетельствовал о возможном влиянии этой связи на условия и результаты сделки.

В случаях, когда цены товаров, работ или услуг, примененные сторонами сделки, отклоняются в сторону повышения или в сторону понижения более чем на 20 процентов от рыночной цены идентичных (однородных) товаров (работ или услуг), налоговый орган вправе вынести мотивированное решение о доначислении налога и пени, рассчитанных таким образом, как если бы результаты этой сделки были оценены исходя из применения рыночных цен на соответствующие товары, работы или услуги.



Заместитель директора

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

С.В.РАЗГУЛИН

[Nicol]

Спасибо всем за отеты, полезную информацию.
Подскажите ещё, действительно ли водителю нужно проходить предрейсовый медосмотр? У нас в штате водителя нет.

[Shtu4ka]

Вопрос в следующем,торговая организация, оформлен с сотрудником договор аренды с экипажем (все расходы, гсм и пр. включены в аренду), необходимо и достаточно ли будет оформление 3-4 путевых листов в месяц, когда необходимо довести груз до транспортной компании (для этого только и оформляли).

[ULYANA]

А у меня такой вопрос: у нас 4 авто в аренде у физ. лиц (сотрудников организации), всем выплачиваем арендную плату по 2000 руб\мес. С нее удерживаем только НДФЛ. ГСМ берем в расходы весь согласно путевых листов, правильно ли это? И еще, когда проводим ремонт этих авто, какие нужны документы. Мне отчитываются только кассовыми чеками по авансовым отчета, говорят нужно какие-то дефектные ведомости сотавлять, подскажите пожалуйста

[Innoch]

Александр Свяжин, и у вас официально вообще директора нет? Такого быть не должно в любом случае.

[Александр Свяжин]

есть приказ о назначении директора.. я имел в виду з/п он не получает.., и трудового договора нет..

[vsv-boss]

Сообщение от Александр Свяжин

я имел в виду з/п он не получает.., и трудового договора нет..

Ну, и что, что не начисляется, ну, и что, что вы труддоговор не оформили в ПИСЬМЕННОЙ форме! Обязанности, судя по вашей фразе, он выполняет, так что оформляйте его бибику на фирму (договор аренды), и все доки, для списания ГСМа, чтоб были в порядке, и возмещайте ему затраты на ГСМ.