путевой лист легкового автомобиля

[olya]

Добрый вечер, подскажите пожалуйста, нужно ли заполнять в путевом листе ф№3 раздел "задание водителю"?

[Konsul]

ну да куда он едет, или чем будет заниматься.

[olya]

нет, в этом разделе адрес подачи, адрес подачи автомобиля, время выезда из гаража, роспись диспетчера при том что мы эти путевые листы составляем раз в две недели (автомобили у нас по договору аренды без экипажа)?

[Konsul]

olya, ну вот видите, надо немного подумать хорошо. Путевой лист, внутренний документ и его заполнение на усмотрениисамой организации.

[olya]

Konsul, скажите, маршрут в путевом листе-это перечисление улиц следования или торговых точек, которые посетил водитель?

[Innoch]

Сообщение от olya

Konsul, скажите, маршрут в путевом листе-это перечисление улиц следования или торговых точек, которые посетил водитель?

Вообще-то перечисление улиц никогда не пишется. Дается конкретное задание водителю.
В вашем случае - торговые точки.

[Konsul]

olya, это зависит как вы хотите их контролировать.

[Юлия Заб]

Сообщение от Innoch

Вообще-то перечисление улиц никогда не пишется. Дается конкретное задание водителю.
В вашем случае - торговые точки.

ВЫ думаете, что достаточно будет прописать - ООО "Ромашка" - ООО "Василек" - 20км. И все? А конкретный адрес не указывать? я правильно поняла?

[Konsul]

Сообщение от Юлия Заб

ВЫ думаете, что достаточно будет прописать - ООО "Ромашка" - ООО "Василек" - 20км. И все? А конкретный адрес не указывать? я правильно поняла?

Вы задайте себе вопрос: Для чего и кого вы это заполняете и какая нужна им информация в ПЛ?

[Innoch]

Сообщение от Юлия Заб

ВЫ думаете, что достаточно будет прописать - ООО "Ромашка" - ООО "Василек" - 20км. И все? А конкретный адрес не указывать? я правильно поняла?

Ну почему же? Можно указать, например:

ООО "Ромашка" ул.Ленина, 30 - ООО "Василек" бул.Шевченко, 18.

А уже на обратной стороне путевого листа написать сколько часов отработано, сколько потрачено на ремонт, время в простое и так далее.

[Nadia]

Сообщение от Konsul

olya, ну вот видите, надо немного подумать хорошо. Путевой лист, внутренний документ и его заполнение на усмотрениисамой организации.

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, оформленные в установленном порядке. Кроме того, путевые листы не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

[Nadia]

Вопрос: Организация не оказывает транспортные услуги. В штате организации должности водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт только в служебных целях.
Просим дать разъяснения по следующим вопросам разработки собственной формы путевого листа.
Можно ли выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на один месяц?
Можно ли не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Что касается вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля, сообщаем, что, как уже отмечалось, целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Таким образом, по нашему мнению, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
20.02.2006

[Qra]

Подскажите а на 1 листе формы 3
в полях
Расход: по норме
фактический
указывается колво использовного бензина в литрах
или расход в на 100 км ?

[mari661]

Сообщение от Qra

Подскажите а на 1 листе формы 3
в полях
Расход: по норме
фактический
указывается колво использовного бензина в литрах
или расход в на 100 км ?

Указывается кол-во использованного топлива в литрах
1)по норме- сколько топлива необходимо израсходовать по нормам исходя из пробега, указанного в путевом листе;
2)по факту- сколько фактически израсходовано топлива на этот же пробег.

[Qra]

Сообщение от mari661

Указывается кол-во использованного топлива в литрах
1)по норме- сколько топлива необходимо израсходовать по нормам исходя из пробега, указанного в путевом листе;
2)по факту- сколько фактически израсходовано топлива на этот же пробег.

Спасибо оргомное !!!

[ИРИНА С.]

А путевой лист заполняется на каждую поездку или как?
И надо ли заполнять все графы путевого листа?
Ответьте, пожалуйста, мне очень нужно .
Огромное спасибо.

[Innoch]

Сообщение от ИРИНА С.

А путевой лист заполняется на каждую поездку или как?
И надо ли заполнять все графы путевого листа?
Ответьте, пожалуйста, мне очень нужно .
Огромное спасибо.

Мы путевой лист заполняем с утра каждого дня. Бывает такое, что машина собирается ехать куда-либо, но ломается. Тогда на обратной стороне просто пишем: ремонт - столько-то часов.

По поводу граф - заполнять нужно все графы. Но мы все не заполняем, но пытаемся заполнить максимум самых важных граф.

Самым важным в заполнении путевого листа является списание диз.топлива или бензина, маршрут водителя.

[Innoch]

Оформление путевого листа

Оформление путевого листа

В путевом листе обязательно должны быть указаны порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Необходимым условием оформления этого документа (впрочем, как и любого первичного документа) является заполнение всех применимых к деятельности организации строк формы, что позволяет отразить множество важных сведений. Например, время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Бюджетные учреждения часто совершают ошибку, записав на оборотной стороне не конкретные пункты назначения, а просто "Поездки по городу". Как полагают сотрудники статистического ведомства, в путевом листе необходимо отметить каждый пункт следования автомобиля.

Особое внимание следует обращать на оформление раздела "Движение горючего". Он заполняется только исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании заполненных путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Формы путевых листов различаются в зависимости от вида транспортных средств, и, несмотря на то, что учреждения физической культуры и спорта в своей деятельности используют в основном легковые автомобили, по мнению автора, будет нелишне отметить, какому виду транспорта соответствует определенный путевой лист. Так, для легкового автомобиля Постановлением Госкомстата N 78 утверждена форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", которая содержит все предусмотренные Законом N 129-ФЗ реквизиты и является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта, а также основанием для начисления заработной платы водителю.

Типовая межотраслевая форма N 3 специальная применяется для специального автотранспорта. Ее отличие в том, что в ней предусмотрен раздел по учету работы устройств и приспособлений специального автомобиля. К специальным устройствам, в частности, могут быть отнесены кран, манипулятор и другие, устанавливаемые преимущественно на грузовые автомобили. Предусмотрена форма путевого листа и для такси - N 4 "Путевой лист легкового такси", отличительная особенность которой - раздел, где фиксируются показания счетчиков и перечень выполняемых заказов. Для грузовиков предусмотрены две унифицированные формы - N 4-С и N 4-П.

Форма N 4-С применяется при перевозках грузов при условии оплаты работы водителя по сдельным расценкам. Форма N 4-П используется, когда работа водителя оплачивается по повременному тарифу и предусматривается одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены). Данной формой путевого листа предусмотрено наличие отрывного талона, который заполняется заказчиком и служит основанием для предъявления организацией-перевозчиком счета на оплату транспортных услуг.

[Innoch]

Периодичность составления путевого листа

Изменились требования контролирующих органов и по поводу периодичности составления путевых листов. Так, еще Письмом Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 отмечалось, что согласно Указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако ситуация изменилась. В Письме Минфина России от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 указано, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расхода ГСМ. Если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять раз в неделю, месяц (Письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77).

Таким образом, самостоятельно разработанная форма путевого листа (либо иного документа, подтверждающего расходы) организаций (не относящихся к организациям автомобильного транспорта) должна содержать все необходимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ), отражать сущность регистрируемой хозяйственной операции, позволять организовать надлежащий учет отработанного времени, расхода ГСМ и вместе с платежными документами подтверждать соответствующие затраты.

Напоминаем, что формы первичных документов, самостоятельно разрабатываемые организацией для оформления финансово-хозяйственных операций, должны быть отражены в учетной политике.

Следует обратить внимание, что отсутствие информации о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Можно сделать вывод, что записи в путевом листе вроде "поездки по городу" или "по заданию организации" по-прежнему недопустимы, а документы, в которых они содержатся, не подтвердят расходы организации (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Учитывая изложенное, по мнению автора, для документального подтверждения расходов на ГСМ достаточно применения путевого листа. Составление акта о списании бензина представляется излишним.