И снова о подписи в счет-фактуре

[Любoff]

Сообщение от Валерия

То что касается инициалов то мои поставщики сделали неправильно, а мои требования были правомерны.

Где именно написано, что расшифровка должна быть обязательно с инициалами? дайте, пожалуйста, ссылку на нормативный акт... может я что-то не знаю.

[Валерия]

Сообщение от Любoff

Где именно написано, что расшифровка должна быть обязательно с инициалами? дайте, пожалуйста, ссылку на нормативный акт... может я что-то не знаю.

После внесения изменений в Постановление Правительства РФ N 914 <*> (реализация этого постановления – 23 февраля, 02 марта 2004г) в рекомендованной форме счета-фактуры появился такой показатель, как расшифровка подписей руководителя и главного бухгалтера. В п. 6 ст. 169 НК РФ не сказано об обязательной расшифровке подписей, но об обязательности полной расшифровки соглашается не только Налоговая инспекия но и Минфин России (Письмо от 05.04.2005 N 04-03-1/54 и 16.06.2004 N 03-03-11/97 ).
Словами Налоговой инспекции и Минфина: В целях идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры - в установленной форме счета-фактуры надо указывать полностью фамилию, и инициалы имени и отчества главного бухгалтера и руководителя. При формировании доказательственной базы целесообразно пользоваться положениями ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В ГОСТе, в частности, указано, что в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи - инициалы, фамилия (см. Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). Так Налоговая инспекция в паре с Минфином делает вывод о том, что суммы НДС, указанные в счете-фактуре, в котором отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, к вычету приниматься не должны.

[Валерия]

Вопрос: В соответствии с изменениями от 16.02.2004, внесенными в Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, подписи руководителя и главного бухгалтера организации на счетах-фактурах должны быть расшифрованы. Учитывая то, что согласно п.6 ст.169 НК РФ счета-фактуры имеют право подписывать иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, просим разъяснить, следует ли в этом случае указывать в счете-фактуре фамилию и инициалы, а также должность этого уполномоченного лица.

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 16 июня 2004 г. N 03-03-11/97

В связи с письмом по вопросу оформления подписей на счетах-фактурах Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.
Как правомерно указано в письме, согласно п.6 ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
В соответствии с Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 (с изм. и доп.), подписи руководителя и главного бухгалтера организации на счетах-фактурах должны быть расшифрованы.
Учитывая, что вышеуказанные "иные" лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, по нашему мнению, указывать должности этих лиц в счете-фактуре не следует. В то же время в целях идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры, после подписи необходимо указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Н.А.КОМОВА
16.06.2004

[Валерия]

ПИСЬМО
от 5 апреля 2004 г. N 04-03-1/54

О ТРЕБОВАНИЯХ К ЗАПОЛНЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ СЧЕТОВ-ФАКТУР

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
По мнению автора, в состав реквизита "Подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается рядом нормативных и рекомендательных документов, в том числе Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н (зарегистрирован в Минюсте России 21.11.2003 N 5252) и разработанных на основе Федерального закона от 21.11.96 "О бухгалтерском учете", а также ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Таким образом, дополнение, внесенное в форму счета-фактуры Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 N 84 "О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914" о необходимости расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, по мнению автора, вышеуказанной норме пункта 6 статьи 169 Кодекса не противоречит.
Согласно пункту 2 статьи 169 Кодекса, счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного указанными пунктами 5 и 6 статьи 169 Кодекса, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю сумм НДС к вычету или возмещению.
Пунктом 6 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.96 N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" предусмотрено, что акты Правительства Российской Федерации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус федеральных органов исполнительной власти, а также организаций, вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении семи дней после дня их первого официального опубликования.
Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что указанное Постановление Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 N 84 официально опубликовано в Собрании законодательства Российской Федерации 23.02.2004, суммы НДС, указанные в счете-фактуре, выставленном после 01.03.2004 и в котором отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, к вычету приниматься не должны.

Руководитель департамента
налоговой политики
Министерства финансов РФ
А.И.ИВАНЕЕВ

[Валерия]

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 марта 2003 г. N 65-ст

О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии постановляет:
1. Принять ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2003 года.
Введен впервые.
2. Закрепить ГОСТ Р 6.30-2003 за Научно-техническим управлением.
3. Направить данное Постановление в Минюст России на заключение.

Председатель
Госстандарта России
Б.С.АЛЕШИН





ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Unified systems of documentation.
Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents

ГОСТ Р 6.30-2003
...................
...................
....................

3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров
ЗАО "Партнер"

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

[Валерия]

Любoff может быть я ошибаюсь, но руководствовалась этими документами.

Если я не права то пожайлуста поправьте меня с учетом правоприменительной практики. Я воробей не стрелянный и у меня еще не было ни одной проверки...

Я поняла так, что расшифровка подписи это фаимилия и два инициала.

[Любoff]

спасибо. очень познавательно.
Я-то, собственно, ориентировалась на Налоговый Кодекс, как на законодательный документ первого уровня. Но чтобы избежать препирательств с налоговой, наверное, лучше учесть информацию, которую Вы дали. Ещё раз спасибо.

[Nadia]

Сообщение от Любoff

Где именно написано, что расшифровка должна быть обязательно с инициалами? дайте, пожалуйста, ссылку на нормативный акт... может я что-то не знаю.

Вот еще письмо Минфина от 11.06.2006 г. № 03-04-09/1 по вопросу оформленя подписей на с/ф:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 11 января 2006 г. N 03-04-09/1

В связи с письмом по вопросу оформления подписей на счетах-фактурах Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.
Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
В соответствии с Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914, подписи руководителя и главного бухгалтера организации на счетах-фактурах должны быть расшифрованы.
Учитывая, что вышеуказанные "иные" лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в данном случае вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи необходимо указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
11.01.2006

[Любoff]

Сообщение от Валерия

Копии доверенностей у меня - есть.
Ссылки в счет фактуре на эти доверенности - нет.

Если рассматривать вот это Ваше замечание и последнее письмо, которое показала Nadia, то получается, что и не должно быть ссылки на доверенность. Т.е. Вы знаете, что директором и гл бухгалтером в организации-поставщике является Пупкин и Скамейкина соответственно, но вместо руководитель______ (Пупкин) стоит руководитель________(Иванова), гл бух_____(Иванова). И её подписи. Доверенность на Иванову у Вас есть, ВЫ видите, что это оператор (например). Тогда, на мой взгляд, ссылки на доверенность в с/ф не должно быть.

В нашей конторе мы ставим подпись уполномоченного лица с расшифровкой ФИО и должности, но за руководителя и гл бух этот человек не расписывается, только в отдельном месте за себя. Руководителя и гл бух стоят ФИО, а подписей нет.

[Nadia]

Ссылка на доверенность - это дополнительный реквизит в счет-фактуре. Он не обязателен.

[Валерия]

Сообщение от Любoff

Если рассматривать вот это Ваше замечание и последнее письмо, которое показала Nadia, то получается, что и не должно быть ссылки на доверенность. Т.е. Вы знаете, что директором и гл бухгалтером в организации-поставщике является Пупкин и Скамейкина соответственно, но вместо руководитель______ (Пупкин) стоит руководитель________(Иванова), гл бух_____(Иванова). И её подписи. Доверенность на Иванову у Вас есть, ВЫ видите, что это оператор (например). Тогда, на мой взгляд, ссылки на доверенность в с/ф не должно быть.

В нашей конторе мы ставим подпись уполномоченного лица с расшифровкой ФИО и должности, но за руководителя и гл бух этот человек не расписывается, только в отдельном месте за себя. Руководителя и гл бух стоят ФИО, а подписей нет.

Спасибо! А то я уже боюсь на форум заглядывать...

[Валерия]

Сообщение от Nadia

Ссылка на доверенность - это дополнительный реквизит в счет-фактуре. Он не обязателен.

Спасибо Надя. я поняла.

[Любoff]

Сообщение от Валерия

Спасибо! А то я уже боюсь на форум заглядывать...

не надо бояться человека с ружьём:D

[Nadia]

Сообщение от Helena

Продолжаем разговор:D . Есть два мнения по поводу, того кто должен расписываться за гл. буха если таковой отсутствует (ну или если вообще нет бухгалтера). Мнение первое: ставить отметку не предусмотрен; второе - расписывается руководитель органиации или предприниматель беря обязанности бухгалтера на себя. Какое правильное?

Вернемся к теме, которую обсуждали не так давно.
Елена! Я тут на досуге перечитывала ФЗ "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ, в котором в ст.7 указано:
"Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению".
Если руковоитель организации на основании ст.6 ФЗ "О бух. учете" возлагает обязанности по ведению бух.учета на себя, то фактически он является главным бухгалтером организации. Следовотельно на основании ст. 7 он должен подписывать все финансовые и др. документы. Поэтому отметка в финансовых и др. документах о том, что главный бухгалтер не предусмотрен, мне кажется, не имеет законодательную основу.

[Nastasia]

Может мне кто нибудь указать какой примерно текст должен содержать приказ, о том что сотрудник подписывает сч.ф. Хотелось бы сделать грамотно приказ. И еще вопросик, я подписывала несколько сч.ф. за директора и глав.буха, мне необходимо отправить клиентам копию приказа?