Индивидуальный предприниматель

[Аська]

Подскажите, я знаю, что можно включать в расходы затраты на пользование личным транспортом в служебных целях. Но как доказать, что такие расходы действительно оправданы? то же самое касается и личного телефона СДМА, который используется в служебных целях.

[*Ольга*]

Из КонсультантПлюс:
Согласно ст. 188 ТК РФ, Письмам Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" и МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта" для обоснования выплат необходимо иметь следующие документы:
1) отдельное письменное соглашение или указание в трудовом договоре, устанавливающее размер компенсации;
2) приказ руководителя организации;
3) копию паспорта транспортного средства, заверенную нотариально;
4) доверенность собственника автомобиля (если работник использует транспорт по доверенности);
5) должностные инструкции сотрудников, из которых понятно, что их работа связана с постоянными служебными разъездами.
Рекомендуется также составлять ежемесячный расчет суммы компенсации, свидетельствующий о том, что ее размер определялся применительно к каждому работнику исходя из марки автомобиля, цены топлива за литр (либо прилагать чеки с АЗС), расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля.
в целях избежания споров с налоговыми органами рекомендуется оформлять путевые листы в соответствии с Постановлением Госкомстата России N 78.
Путевой лист можно составлять ежемесячно в случае, если такая периодичность его составления позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
В сумме компенсации работнику учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Поэтому руководитель организации в приказе самостоятельно устанавливает конкретный размер компенсации в зависимости от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок. Дополнительно данные затраты не могут быть учтены в составе расходов.
Независимо от фактически скомпенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92. Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см компенсацию учитывают в пределах 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см, то сумма компенсации составит 1500 руб. в месяц.