Командировка и расходы. Спорные вопросы.

[Warlock]

Добрый день!
Сотрудник вернулся из командировки. Сдал авансовый отчёт-проездные документы туда-обратно, командировочное удостоверение. Но вместе со всем остальным сдал ещё и другие документы, а именно: билеты с автобусов, троллейбусов, маршруток (т.к. находясь в командировке он доезжал до места работы и на объекты самостоятельно), так же предоставил кассовые чеки из терминалов (пополнял-телеф.связь).
Вопросы:
1) Могу ли я принять к учёту автобусные (тролл., маршруток)?
2)Могу ли я принять квитанции из терминалов на сотовую связь (или для этого нужен приказ, договор с ним на возмещение и т.д. и т.п.)?
3)Он проживал на квартире (так дешевле-распоряж.руководства).Как быть в таком случае, если нет гостиниц?

[Татьяна Луценко]

Добрый вечер! По поводу квитанций по оплате автобусов- можно написать служебную записку на имя ген. директора о возмещении таких расходов и тогда можно учесть как командировочные. По поводу сотовой связи- только если есть приказ о возмещении расходов на моб. связь с этим сотрудником. По поводу квартиры- если есть какой нибудь документ подтверждающие факт проживания и оплаты, то можно засчитать. Например: расписка о вручении денег и за что.

[Warlock]

Сообщение от Татьяна Луценко

.

1) Служеб.записка "прошу возместить мне расходы на проезд в обществ.транспорте, билеты прилагаю" - Этого будет достаточно?
2) "по поводу сотовой связи- только если есть приказ о возмещении расходов на моб. связь с этим сотрудником"=> Приказываю возместить (во время нахождения в командировке??)...ФИО (или возмещать постоянно в теч.года)-как надо? А на группу сотрудников можно сделать?
3)По поводу квартиры- если есть какой нибудь документ подтверждающий факт проживания и оплаты, то можно засчитать. Например: расписка о вручении денег и за что.. Всегда есть расписка, а как быть с бух.учётом в данном случае? Всё относится на 26сч., как обычно? А расписка ведь с физ.лицом-нужно будет каждый раз уплачивать НДФЛ??? Получается что мы приняли услуги от физ.лица.
:-( Я всё правильно поняла? Последнее особенно беспокоит.
Заранее спасибо.

[Татьяна Луценко]

Добрый день! По 1 вопросу- такая формулировка для служебки подойдет.
По 2 вопросу- можно возместить если есть приказ о возмещении расходов на сотовую связь по данному сотруднику во время нахождения его в командировках и к нему приложить список таких сотрудников и обязательно ограничить в приказе лимитом денежную сумму, которую сможете вернуть.
По 3 вопросу: правильно будет на будущее оформить доверенность от имени руководителя фирмы на заключение договора найма жилого помещения, так как сотрудник в командировке представляет интересы фирмы , а не личные. Также прилагать к расписке договор найма. Так как он проживал в квартире в период командировки, то конечно же относить на 26 счет и ндфл не возникает, так как ни какого личного дохода он не получал, и услуги приняла фирма , а не он лично!

[Warlock]

А договор по найму жил/помещения должен быть уже между ООО и физ.лицом???

[Татьяна Луценко]

Согласно статьи 671 ГК РФ договор найма жилого помещения заключается между физическими лицами: собственником и и нанимателем. Нанимателем выступает ваш сотрудник по доверенности от генерального директора. Т.е. например сотрудник Иванов И.И., а ген.директор Сидоров И.И. Договор будет между Мухиной (собственник) и Сидоровым, в лице Иванова, выступающего по доверенности № от ... числа.

[Warlock]

Спасибо, попытаемся применить на практике, что будет очень тяжело.
Таких людей много, постоянно кто-то уезжает в командировки, за всеми не проследишь, если только разработать договор и всем с собой в дорогу раздавать+доверенности на право заключения такого рода договоров.
А можно ещё вопрос???
Сегодня принесли счет из гостиницы БЕЗ кассового чека. Дело в том, что оригиналы утеряны, счет повторили, а вот кас.чек восстановить задним числом не могут естественно! Могу ли я принять к учёту? Необходимые реквизиты там есть. Или на 91/2-как непринимаемые??

[Татьяна Луценко]

Если счет изготовлен типографским способом и имеют все необходимые реквизиты, предусмотренные п.3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 тогда можете принять без ККМ

[Warlock]

Спасибо Вам огромное!
У меня ещё "нарисовался" один сложный момент.
Сегодня узнала что сотруднику были приобретены эл.билеты в Польшу (загран.командировка). Насколько я помню не всё так просто с ней. Т.к. должен был быть открыт валютный счёт и только с него всё это должно происходить. Или я ошибаюсь? Чем-то же она должна отличаться от обычной?!
Или мне новую тему нужно здесь создать?

[Татьяна Луценко]

Электронные билеты учитываются также как обычные, только без кассового чека и обязательно с посадочными талонами

[Warlock]

Сообщение от Татьяна Луценко

Электронные билеты учитываются также как обычные, только без кассового чека и обязательно с посадочными талонами

Это понятно. А ЗАГРАН командировка??? для неё нужно что-то особенное???? Она как оформляется? Не нужно открывать валютные счета?

[Алиса Томск]

Сообщение от Warlock

Спасибо Вам огромное!
У меня ещё "нарисовался" один сложный момент.
Сегодня узнала что сотруднику были приобретены эл.билеты в Польшу (загран.командировка). Насколько я помню не всё так просто с ней. Т.к. должен был быть открыт валютный счёт и только с него всё это должно происходить. Или я ошибаюсь? Чем-то же она должна отличаться от обычной?!
Или мне новую тему нужно здесь создать?

Зачем валютный счет?Вы же билеты приобрели,как я понимаю, в РФ за рубли.Учет обычный-эл.билет и посадочные талоны (обязательно!).Другое дело с суточными:по России -не больше 700 руб, выше-пожалуйста,но будет облагаться НДФЛ.За пределами России не больше 2500руб, выше -НДФЛ.И,в любом случае,
по предприятию должен быть приказ на утвержденные суточные.Делить суточные россия-зарубеж надо будет по отметке о пересечении границы в загранпаспорте. Да, еще-командировочное удостоверение не нужено,если он едет только в Польшу, не заежая по пути еще куда-нибудь в России.Но нужно оформить внутренний приказ на командировку в Польшу, и по приезду ему неоходимо написать отчет о проделанной работе,чтобы подтвердить,что командировка была служебной.Желательно подтвердить какими-нибудь док-тами-Договор намерения, договор поставки,каталоги с продукцией любые бумажки,свидетельствующие,что он не просто катался.

[Dolly]

Счет насколько я помню,по-любому нужен для визы. Дайте ему денег подотчет,пусть откроет на личное имя счет,а по приезду - снимет и вернет в кассу.Документы-приказ о направлении в загран.командировку,служебное задание обязательно. Ну и коман.удостоверение естественно.

[Алиса Томск]

Сообщение от Dolly

Счет насколько я помню,по-любому нужен для визы. Дайте ему денег подотчет,пусть откроет на личное имя счет,а по приезду - снимет и вернет в кассу.Документы-приказ о направлении в загран.командировку,служебное задание обязательно. Ну и коман.удостоверение естественно.

С выдачей денег согласна,можно и валютой выдать, если есть вал.счет.Но меньше проблем,если выдать в рублях, только нужно,чтобы обязательно были приложены док-ты из обменника!
По поводу командировочного удостоверения не согласна-кто вам за границей будет ставить на нем печать "прибыл" "убыл"?Иностранцам на фиг не надо вникать в наши требования законодательства.Ладно,если это Украина или Беларусь-это свои ребята,шлепнут печать.Привожу ссылки:
Командировочное удостоверение (проставляется отметка о времени выбытия из организации) (форма № Т‑10)
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Этот документ выписывает уполномоченный сотрудник на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. На оборотной стороне этого документа проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.
Отметку о времени выбытия в командировку проставляет уполномоченный сотрудник и заверяет своей подписью и печатью организации. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью уполномоченного сотрудника принимающей организации и ее печатью.
Оформлять командировочное удостоверение нужно только при поездках по России и в страны СНГ (в т. ч. при однодневных командировках). В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформлять, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы.
При командировках за рубеж время прибытия будут удостоверять отметки пограничной службы в загранпаспорте сотрудника

[Dolly]

Не возражаю..Писала из личного опыта. Направляли сотрудника в Италию и Китай. Нигде проблем с отметками "прибыл-убыл" не было. Ездил человек в конкретные фирмы, с представителями которых заранее договорились...Так, с удостоверением спокойнее,да и привычнее...

[NatalyaRanneva]

Всем доброго времени суток,вот такой вопрос о проживании в загранкомандировке...
Какой документ должен предоставить работник о проживании в гостинице?Командировка в Германию...

[Dolly]

а гостиница разве обычный свой счет не выставляет? только в евро...

[NatalyaRanneva]

Выставляет...просто вопрос в том,нужны ли там отметки какие-то?печать,штамп или роспись?

[Warlock]

Сообщение от Татьяна Луценко

Добрый день!
По 3 вопросу: правильно будет на будущее оформить доверенность от имени руководителя фирмы на заключение договора найма жилого помещения, так как сотрудник в командировке представляет интересы фирмы , а не личные. Также прилагать к расписке договор найма. Так как он проживал в квартире в период командировки, то конечно же относить на 26 счет и ндфл не возникает, так как ни какого личного дохода он не получал, и услуги приняла фирма , а не он лично!

Можно Вас ещё помучить немного???? Оооч надо.
У меня большие сомнения в том, что заключая договор аренды с физ.лицом, я не должна учесть это как доход сотрудника и следовательно удержать НДФЛ. Помогите пож-ста. Они часто и много мне отчитываются, постоянно приносят расписки, т.к. это дешевле чем гостиницы. А снабдить ВСЕХ доверенностями, в общем не всем доверяют . Я правильно поняла в договоре будут две стороны: 1=>Фирма в лице сотрудника Иванова И.И., 2=>ФИО владельца квартиры????