Организация рабочего места, рабочего времени

[MarinaAnna]

«Организация своего труда»
Говорить буду больше о своем опыте организации рабочего места и сразу оговорюсь, что в глубокой молодости обучалась делопроизводству и целый год в наши головы «вдалбливали» много чего и в работе это оказывается очень даже пригодилось.
Идеальный конечно вариант иметь свой рабочий кабинет, но, к сожалению, как правило, наша жилая площадь, не позволяет его иметь, поэтому приходится, комнате выделять угол под рабочее место.
Правильно организованное рабочее место, правильная поза, минимизирует не только время на работу, но и сохраняет здоровье. Не экономьте на своем рабочем месте.
Начну, пожалуй, с самого главного предмета рабочего места – это стол. Конечно, стол должен быть отдельный «РАБОЧИЙ», не кухонный, ни любой другой, и постараться, чтобы его не пришлось с кем-то делить (с мужем, с детьми), это должен быть только ваш рабочий стол.
Особое внимание уделяю всегда своему рабочему креслу (стул я даже не рассматриваю), за многие годы, кресел перепробовала кучу и в офисе и дома, мы очень много времени проводим за компьютером, чем удобней кресло, тем меньше устает спина и место на котором мы сидим, а также иногда можно не ставая отъехать, чтобы дотянуться до какой-нибудь папки или до принтера, если он стоит вне зоны достигаемости вытянутой руки. Кресло, с высокой мягкой спинкой, на колесиках, с подлокотниками, регулировкой высоты. Кресел за время работы меняла несколько, пока не нашла свой вариант кресла.
Без папок не обойтись, а значит под папки нужны полки. Полки лучше установить в зоне достигаемости рук, у меня много документов, потому что всю «первичку» храню у себя, так как знаю, что в течение года у меня не потеряется ни один документ, который мне передали в руки, ни одна трудовая книжка (если мне передают на хранение). Количество документов все возрастает, так как прибывают клиенты, поэтому полки, которыми пользуюсь часто, находятся в зоне достигаемости рук.
Почему храню первичные документы у себя? да просто потому, что мне так удобней, что мало ли какая проверка, я сразу быстро могу подготовить документы и мне не надо будет ехать в офис, заниматься подборкой, сборкой документов, которые не всегда можно в офисе найти там, где им положено было бы лежать. Раньше хранила документы не меньше трех лет, сейчас фирм стало больше, поэтому храню 1 год, потом все аккуратно подшиваю, подписываю, запаковываю в коробки, коробки заклеиваю скотчем, чтобы в них никто не залезал, и отправляю в офис.
Освещение: освещение должно быть достаточным и рассеянным, потому что от работы за компьютером очень устают глаза, поэтому мне кроме обычной лампы комнатной, пришлось на рабочем месте установить лампу дневного света, но свет не должен попадать на экран монитора и не бить в глаза. Свет от окна тоже не должен попадать на монитор, так как при работе в дневное время, а особенно в солнечный день, создается сильный раздражитель, когда ничего не видно на мониторе.
Оргтехника. Немаловажное значение имеет оргтехника, которую вы используете в свой работе.
Компьютер, идеально конечно, было бы работать за стационарным компьютером и достаточно мощным, за 12 лет работы, я поменяла три компьютера и три монитора, если бы я знала об этом раньше, то сразу бы покупала компьютер помощей. Клавиатура должна быть удобной, как и мышь. Есть и клавиатуры беспроводные, есть и мыши, перепробовала это все и вернулась к проводной клавиатуре и мыши тоже.
Немаловажное значение имеет шумоизоляция, когда компьютер сильно шумит, то быстро наступает утомляемость. Если у вас шумит компьютер, то решите эту проблему, у каждого может быть своя проблема, почему шумит. У меня шумел из-за вентилятора, поменяли, перестал шуметь.
Я не знаю, как вы, но мне для полноценной работы, нужна полная тишина, выключаю телевизор, выключаю все, что издает шум, закрываю дверь, чтобы домашние обитатели не мешали работать, к сожалению, часто такая возможность появляется поздним вечером или ночью, когда все уже угомонятся.
Принтер – лучше, конечно, многофункциональный центр, чтобы был под рукой и сканер, и копир и принтер.
Канцелярии тоже уделяю большое внимание: удобный степлер со скрепковынимателем, а лучше два, один маленький удобный под рукой, второй для больших скрепок, когда нужно скрепить пачку документов по-толще. Дырокола у меня тоже два, дырокол лучше покупать не дешевый, так как от частого использования они ломаются, плохо дыроколят и начинают раздражать, дыроколов использовала в своей работе просто кучу, пока не пришла к выводу, что лучше купить подороже и на листов побольше, один у меня на 20 листов, второй сильно дорогой на 60 листов, так как в течение года много документов из программы не распечатываю, чтобы не занимать место в папках, а распечатываю в конце года, когда уже архивирую, вот тогда он, как нельзя кстати, время на сшивку документов уходит гораздо меньше. Ну и мелочь: ручки удобные, линейки, фломастеры, бумажки клейкие и подобное, все это сокращает время работы, все под рукой.
Особое внимание уделяю папкам для хранения документации: только жесткие, толщиной идеально самой большой 7 см, но есть и 5 см, для документов, объем которых не большой, папки все подписаны, папки разных цветов, но пришла к выводу, что цвет не имеет значения, раньше привыкала к цвету, чтобы могла не задумываясь брать папку определенной фирмы, теперь столько цветов нет, сколько фирм, да и в комнате не пестрило бы, главное, чтобы они были подписаны правильно. Как то решила сделать пересортицу в папках, соответственно подписывать нужно было снова, вовремя не подписала, где в какой папке лежат какие документы, искала по полчаса, пока не найду то, что надо. Надоело, выбрала день и распечатала на все папки ярлыки.
Телефон-факс, хотя сейчас он уже мне не требуется, так как пользуюсь эл.почтой, и приучаю всех потихоньку не звонить мне, а писать сообщение на эл.почту, и всех клиентов и всех конргагентов, которые есть у каждой обслуживаемой мной фирмы. Идеально было бы конечно, с контрагентами вообще не общаться, но иногда возникают вопросы или проблемы именно связанные с бухгалтерией.
Программные средства. Клиентов убеждаю всех, чтобы приобретали 1С, для того, чтобы часть работы делали сами, а не дергали меня для того, чтобы напечатать счет, накладную или что-то в этом роде. Так же убеждаю клиентов, что банк-клиент должен быть обязательно при этом с двумя доступами, один без права отправлять платежи, т.е. для меня, чтобы можно было выгрузку банка в 1С делать без участия клиента, в любое время зашла в банк и выгрузила, а также если клиенту нужно, чтобы я оформила платежку, ну и платежки по налогам и взносам, делаю и выгружаю в банк, либо делаю их сразу в банке-клиенте. Сама платежки делаю только там, где трудоустроена официально и там, где вся работа лежит только на мне.
Убеждаю клиентов, о том, чтобы заключали договоры с операторами по сдаче отчетности электронно. Я только помогаю это сделать, если клиент готов, т.е. веду переговоры с фирмой, подготавливаю все документы, совершаю поездку в фирму, чтобы это все подписать и получить ключи. В результате в налоговую не езжу никогда для сдачи отчетности, если клиент еще на заключил договор с оператором, то только на почту, налоговых в городе много, находятся они в разных местах, не наездишься, ну и ПФР тоже.
К клиентам в офис я не езжу. Документы привозят мне домой, но у меня такие клиенты, и работа так построена, что им достаточно документы мне передавать раз в месяц. Есть клиент, у которого первички не мало, но с ним мы работаем на удаленном компьютере, что на мой взгляд это идеальный вариант, и так как ему лень ездить ко мне и привозить документы, то приходы он вносит в программу сам, а я только проверяю, когда он мне всю эту пачку привозит, если бы ему не нужно было бы ехать и везти мне зарплату, то он бы и того реже приезжал, но даже если бы я ему сказала, что зарплату можно мне на карту кидать, то я все равно бы просила привозить документы хотя бы раз в месяц, чтобы потом перед составлением баланса и деклараций, не пришлось сидеть и проверять правильность ввода первички за три месяца.
Написала уже, что ни в налоговую, ни в фонды я не езжу, езжу, только если вызывают, но как-то не возникает проблем, которые нужно было бы решать с выездом, т.е. никогда меня туда не приглашают, один раз только для камеральной проверки, ну и на зарплатные комиссии, там где работаю официально. Если бывают проблемы по убытку фирмы, или зарплатная комиссия, то подготавливаю документы, провожу инструктаж директоров и отправляю их самих на эти комиссии, им полезно.

[Youlia]

Сообщение от MarinaAnna

Я не знаю, как вы, но мне для полноценной работы, нужна полная тишина, выключаю телевизор, выключаю все, что издает шум, закрываю дверь, чтобы домашние обитатели не мешали работать, к сожалению, часто такая возможность появляется поздним вечером или ночью, когда все уже угомонятся.

У меня фон создает негромкое радио. Обычно это радио "релакс", "джаз" или "классик" - мне это помогает снять раздражение, которое достаточно часто возникает в ходе работы, настроится на спокойную работу.

Сообщение от MarinaAnna

Компьютер, идеально конечно, было бы работать за стационарным компьютером и достаточно мощным

Работаю на ноутбуке. Ноутбук выбрала из-за его мобильности, т.к. работаю не дома.

[MarinaAnna]

Сообщение от Youlia

Ноутбук выбрала из-за его мобильности, т.к. работаю не дома.

Я для себя ноутбук для работы даже не рассматриваю, в доме есть ноут, но я им не пользуюсь, потому что никуда не выезжаю в фирмы. Те кто работает не дома, то ноутбук это конечно вариант, только я конечно за хороший ноутбук, чтобы не тормозил, достаточно было памяти, и чтобы не выходил из строя..

[Youlia]

Сообщение от MarinaAnna

Я для себя ноутбук для работы даже не рассматриваю, в доме есть ноут, но я им не пользуюсь, потому что никуда не выезжаю в фирмы. Те кто работает не дома, то ноутбук это конечно вариант, только я конечно за хороший ноутбук, чтобы не тормозил, достаточно было памяти, и чтобы не выходил из строя..

Сейчас уже стараюсь, чтобы как можно меньше информации приходилось держать на этом ноутбуке. Если банк-клиент - то это интернет-банкинг, если сервис эл.отчетности - то тоже, так называемый "тонкий клиент" без установки специальных программ и их обновлений. Меня в этой связи заинтересовала работа через удаленный сервер в бух.программе, но пока я что-то не представляю себе возможности такой работы.

[WeBBer]

Сообщение от Youlia

Меня в этой связи заинтересовала работа через удаленный сервер в бух.программе, но пока я что-то не представляю себе возможности такой работы.

Работали в 1С на предприятии? Для пользователя работа через удаленный сервер строится таким же образом, единственное отличие - вы войти в программу сможете с устройства, имеющего доступ в интернет (на предприятии же этого не требовалось, все компьютеры были объединены в одну сеть - локальную). Вот как-то так.

Соответственно, и требований к рабочему месту нет. Ну как требований Требований инженеры по труду прописывают (если такие есть), а удаленщики 100% сами определяют своё раб. окружение. В мобильном случае, особенно если сканы присылают, кроме нотубука ничего и не надо. Можно лежать в тени пальм и работать)

[Youlia]

Сообщение от WeBBer

Работали в 1С на предприятии?

да, работаю на 1с

Сообщение от WeBBer

Можно лежать в тени пальм и работать

в тени пальм, как правило, беда с интернетом)))

[MarinaAnna]

Сообщение от WeBBer

В мобильном случае, особенно если сканы присылают, кроме нотубука ничего и не надо. Можно лежать в тени пальм и работать)

В моем случае, так не получается, потому что есть фирмы, так где делаю первичку, в офисе так называемом нет ни одного компа, в других случаях, приходится много документов распечатывать, н-р банк, касса, счета\фактуры, контролировать подписи возвратных документов. Но сейчас же начинаю приходить к выводу, что надо от этого всего избавляться, от документов, правда когда приходят клиенты, увидев рабочий кабинет, с кучей папок, им видимо внушает доверие это. Когда то был клиент, который принципиально хотел встретиться не на нейтральной территории, а именно у меня дома, чтобы посмотреть обстановку, не мебель конечно, а именно состояние квартиры, если в квартире порядок, то и с работой будет порядок (это мне потом приятельница сказала, которая меня ему рекомендовала). Правда поработать нам с ним не удалось, меня не устроило его условия, так как была необходимость в течение недели оперативно приезжать и забирать документы, т.е. утром позвонили, и в течение определенного времени мне нужно было бы подъехать в определенное место, и это могло быть 1-2 в неделю. Подскакивать и ехать, меня это совсем не устраивало, хотя оплату обещали не маленькую.

[Irrch]

Сообщение от MarinaAnna

В моем случае, так не получается, потому что есть фирмы, так где делаю первичку, в офисе так называемом нет ни одного компа, в других случаях, приходится много документов распечатывать, н-р банк, касса, счета\фактуры, контролировать подписи возвратных документов. Но сейчас же начинаю приходить к выводу, что надо от этого всего избавляться, от документов, правда когда приходят клиенты, увидев рабочий кабинет, с кучей папок, им видимо внушает доверие это. Когда то был клиент, который принципиально хотел встретиться не на нейтральной территории, а именно у меня дома, чтобы посмотреть обстановку, не мебель конечно, а именно состояние квартиры, если в квартире порядок, то и с работой будет порядок (это мне потом приятельница сказала, которая меня ему рекомендовала). Правда поработать нам с ним не удалось, меня не устроило его условия, так как была необходимость в течение недели оперативно приезжать и забирать документы, т.е. утром позвонили, и в течение определенного времени мне нужно было бы подъехать в определенное место, и это могло быть 1-2 в неделю. Подскакивать и ехать, меня это совсем не устраивало, хотя оплату обещали не маленькую.

Я клиентов домой пускаю только из самых близких друзей. С остальными встречаемся в кафе, нечего им у меня дома шастать

[Irrch]

Работаю дома, под кабинет выделена комната, она же детская игровая, т.к. от ребенка невозможно нигде укрыться, не запираем.

Бумаг дома храню мало, в основном первичку делают сами клиенты, у меня пока все помещается на одной полке, там же НК (обожаю бумажные книги).

Из оборудования недавно поставили офисный стол - небо и земля с любым домашним, это правда!

Компьютер шумит жутко, был один вентилятор, заменили, неделю тихо было, сейчас опять раскочегарился. Правда, ребенок в него регулярно напихивает бумажек, ручек и всего, что плохо лежит, но сейчас я как следует замуровала все щели, вроде бы совать запрещенку некуда. Все равно шумит ужас как... Надо, видимо, комп менять.

Вот чего мне в столе не хватает - так это ящиков! Где можно хранить скрепки-стикеры и прочую канцелярию. Но в связи с маленьким ребенком приходится хранить это все под замком высоко в шкафу, аж в другой комнате.

Очень хочется нормальную настольную лампу (или прищепку, которую можно прицепить на полку над столом). Пока не нашла подходящей.

Да, еще обязательно держу несколько тетрадей, блокнотов формата А5, в них удобно делать пометки, расчеты, записи. Раньше (в офисе) делали это на "черновиках" листах А4 с напечатанными с одной стороны данными, но не пригодившимися. Но я имею привычку записывать какие-то важные дела, телефоны в течение дня, поэтому пришлось перейти на тетрадки. Старые почти все храню, перелистываю на предмет ценных заметок.

[Youlia]

Сообщение от Irrch

Да, еще обязательно держу несколько тетрадей, блокнотов формата А5, в них удобно делать пометки, расчеты, записи

у меня для этих целей длинный ежедневник на столе (на неделю) - удобно планировать время, и всегда перед глазами что нужно сделать, что не забыть, кому позвонить и т.д.

[Irrch]

Сообщение от Youlia

у меня для этих целей длинный ежедневник на столе (на неделю) - удобно планировать время, и всегда перед глазами что нужно сделать, что не забыть, кому позвонить и т.д.

я не только это там записываю дела и телефоны, но и, например, когда проверяю зарплаты за программой, или делаю персучет, ну или когда надо что-то обдумать, схему рисую. в общем это как свалка мусора, но не простого, а отходов, содержащих драгметаллы

[Youlia]

Сообщение от Irrch

я не только это там записываю дела и телефоны, но и, например, когда проверяю зарплаты за программой, или делаю персучет, ну или когда надо что-то обдумать, схему рисую.

да, у меня тоже под столом есть коробка с черновиками, у меня привычка если разговариваю по телефону - параллельно писать, а еще формулы рисовать, планы, схемы и т.д., вот для этого черновики и использую, потом выбрасываю

[Irrch]

Сообщение от Youlia

да, у меня тоже под столом есть коробка с черновиками, у меня привычка если разговариваю по телефону - параллельно писать, а еще формулы рисовать, планы, схемы и т.д., вот для этого черновики и использую, потом выбрасываю

я что-то не решаюсь выбрасывать ))) вдруг когда-то придется вернуться к какому-то вопросу. у меня параллельно 3-4 тетрадки ведутся. наверное я барахольщица ))

[Youlia]

Сообщение от Irrch

я что-то не решаюсь выбрасывать )))

если что-то важное и может пригодится в будущем, то я в комп заношу, а так обычно у меня эти бумажки только для моментального пользования

[MarinaAnna]

У меня под столом мусорная корзина, все ненужное рву на мелкие части, многолетняя привычка, когда обучалась делопроизводству, так учили, чтобы информация не попадала в чужие руки, на работе когда в офисе работала, делала всегда так же, и в корзина мелкими бумажками наполняется медленнее. На стол кладу бумажку половина формата А4, которые остаются у меня как обрезки, на них пишу, часто когда составляю декларации по НДС или прибыли, проверяю вручную, вот цифры пишу, и.д. потом выбрасываю, порядка на столе хочется побольше, но не всегда это получается. Идеально хотелось бы, чтобы вообще стол был чистый.

[MarinaAnna]

Еще один из необходимых считаю атрибутов, на стене висит календарь, на котором видны три месяца, т.е. текущий, предыдущий и следующий.

[MarinaAnna]

Сообщение от Irrch

Из оборудования недавно поставили офисный стол - небо и земля с любым домашним, это правда!

И это действительно так, работа на дому, это как маленький офис, поэтому чем удобней стол и кресло, тем удобней работать, у меня стол офисный угловой с ящиками, но сейчас хочу уже другой стол, хочу переоборудовать место, потому что на столе места стало недостаточно, хочу с выдвижной полкой для клавиатуры, чтобы место на столе не занимала клавиатура, а выдвигалась, хочу сам стол подлинней, поэтому хочу делать индивидуальный проект и делать на заказ.

[Марко]

Сообщение от MarinaAnna

хочу с выдвижной полкой для клавиатуры

надо выбирать понадёжнее, уже два стола таких сменили- эти выдвижные полочки со временем начинают выпадать. И ещё, может стоит в этой тебе разместить пару фото или схему организации рабочего места? Мне кажется это было бы тоже полезно.

[MarinaAnna]

Сообщение от Марко

может стоит в этой тебе разместить пару фото или схему организации рабочего места? Мне кажется это было бы тоже полезно.

О, да, я свое фото рабочего места выкладывала в другой теме, могу сюда выложить, но только после того, как кто-нибудь выложит свое, потому что лично мне интересно как у других устроено рабочее место, я свое рабочее место хочу менять, пока еще только в голове пытаюсь его нарисовать.

[ali]

а кто-нибудь вместо настольного блокнота или огранайзера пользуется программным? У меня с бумажкими и блокнотами незадача, т.к ребенку везде нужно рисовать Скачала на днях essentialpim, пока тестирую, вроде неплохой органайзер, особенно если забивать сроки по отчетности на длит. период, сроки по перечислению налогов (например каждое 10 число месяца), выплате зп и прочие бух. дела. всякие записки - настроила на автозагрузку, вроде удобно.
Пока не купила, цена вопроса менее 1300 руб
Может кто еще какими еще пользуется? поделитесь мнениями