Порекомендуйте систему электронного документооборота

[Maratik]

Сообщение от Перевалова

Поделитесь, у кого сколько по времени занял процесс полного внедрения ЭДО?

Всё зависит от многих факторов:
- организация коммерческая или государственная
- количество пользователей СЭД
- функционал ЭДО
- функционал, кроме ЭДО: архив, хранилище, совещания, заявки и пр.
- и другие факторы

А ещё очень многое зависит и от самой организации, от того, как быстро там согласуют и принимают работы - тех.задание, этапы работ и прочее.

Если говорить про СЭД ДЕЛО, то от 1 до 3 месяцев, если небольшой проект 20-100 пользователей.

Если про EOS for SharePoint, то от 1-4 месяцев по опыту, от 30 до 150 пользователей. И это от того, что система максимально настраиваемая под просьбы заказчика, и иногда заказчики слишком увлекаются )) хотя были проекты и за 3 недели сдавали, но это исключение из правил и очень мелкие проекты.

Напишите требования, могу посчитать стоимость проекта и сроки.

[Зайцева Альбина]

Здравствуйте, спасибо всем за ваш отклик!

за прошедший промежуток времени пересмотрели несколько систем для себя, в результате рабочая группа, куда входили и представители бизнеса, и специалисты ит-департамента, первоначально отобрали две системы на базе платформы Microsoft SharePoint.

Что можете сказать хорошего или плохого про WSS dox и Eos for sharepoint?

Марат, Вы как специалист по внедрению систем ЭДО, и в частности системы EOS, можете сравнить обе системы?

[Анастасия Английская]

Главное чтобы эти системы допиливались

[Maratik]

Сообщение от Зайцева Альбина

Здравствуйте, спасибо всем за ваш отклик!

за прошедший промежуток времени пересмотрели несколько систем для себя, в результате рабочая группа, куда входили и представители бизнеса, и специалисты ит-департамента, первоначально отобрали две системы на базе платформы Microsoft SharePoint.

Что можете сказать хорошего или плохого про WSS dox и Eos for sharepoint?

Марат, Вы как специалист по внедрению систем ЭДО, и в частности системы EOS, можете сравнить обе системы?

Выбор правильный. Система эл.документооборота на SharePoint, чтобы не говорили ни 1C, ни Dorectum и пр., во сто крат лучше обычной российской СЭД.

Давайте всё прокомментирую подробно. Начну с WSS Docs.

1) WSS DOCS, а не wss dox - это система электронного документооборота от российской компании WSS Consulting, специализация которой разработка корпоративных порталов на Microsoft SharePoint.

К преимуществам решения могу отнести:
- достаточно удобный интерфейс системы
- производительность системы

Это их два козыря, которыми обычно хвастаются по поводу и без повода.

Что касается красоты интерфейса и его удобства, то на первый взгляд всё здорово, если начать работать то восторг пропадает. Многих вещей, необходимых для ЭДО нет, не предусмотрено, т.к. компания молодая и опыта большого нет, все проекты в основном связаны с автоматизацией процессов согласования разных документов, эта часть достаточно функционально сделано, а вот поручения, канцелярия, отчёт и многое другое там достаточно слабы по функционалу.

Плюс что касается самого интерфейса WSS Docs, то не понятно что делать, если у заказчика уже есть корпоративный портал с настроенным дизайном, то переходя по ссылке с корп. портала он переходит в другую систему, а не часть корп. портала, т.е. дизайн системы не конфигурируемый, это только под заказ.

Ещё очень спорный тезис про удобство интерфейса, их концепция рабочего места хороша лишь для небольшого списка документов и задач, а вот если у вас находится по 100 документов на контроле, много документов и задач на согласовании, и т.д. то перед вами длинный длинный список, который необходимо прокручивать.

Фильтрация документов в папках достаточно слабая, что лишь усугубляет удобство работы с системой.

Поэтому такой интерфейс удобен или для небольших органзаций, или больших организаций, но с небольшим количеством документов и задач.

Теперь что касается производительности WSS Docs. Тут тоже ничего хорошего сказать не могу, систему сильно переделали, убрав очень много полезного функционала от платформы Microsoft SharePoint, получается формально система WSS Docs вроде как работает на SharePoint, но фактически эта закрытая и не поддающаяся доработкам и развитию система. Нет ни удобных настройков списков, ни возможностей работы с sharepoint workflow и прочее, что чревато последствиями по поддержке системы силами вашего сисадмина.

А значит придётся обращаться к разработчику по серьёзным доработкам, сами НИКАК.

К тому это хваставство про производительность ничем не подтверждено, т.е. Ребята просто нагло врут на всех сайтах, что система производительная, но ни результатов тестирования, ни какие документы и каким объёмом с какими форматами тестировали нет, ни на каком оборудовании. Просто маркетинговая пустышка - мы самые производительные и красивые, все что они говорят.

Плюс ко всему, тестировал их приложение для Ipad, функционально не удобная и малоспобная система, с проблемами по безопасности передачи данных и с проблемой обеспечения безопасности юр.значимого документооборота.

Что ещё могу сказать про них? Конкурентной пользовательской лицензии, windows приложений нет, партнёров кто может внедрять и в дальнейшем поддерживать тоже нет, только сам разработчик.

[Maratik]

По поводу EOS for sharepoint, отзыв самый положительный, хотя и тут не обошлось без недостатков.

Интерфейс построен на принципе единого рабочего стола, где по вкладкам разбиты задачи по документам: согласование, ознакомление, поручения и прочее всё разбито по своим вкладкам с гибкой филтрацией. Фильтры эти - это представления Sharepoint, кто работал с ними знает что это такое. Можно настроить под себя или администратор может создать новое рабочее место пользователя с другими вкладками и фильтрами и даже цветами и названиями и назначить его отдельной группе пользователей, например юристам свой рабочий стол со своей спецификой.

Интерфейс стандартный SharePoint 2010/2013, вполне удобен и даже симпотичный, хотя откровенно у WSS docs он сделан современней, именно по оформлению, но по функционалу как писал выше в сто раз слабее.

Что касается возможностей, то тут ЭОС переплюнул всех вендоров и SharePoint овских систем, и таких как 1С и прочие дирекутмы, что не удивительно, ЭОС 20 лет только документооборотом занимается, и всё что есть в СЭД Дело они перенесли сюда, система отвечает и требованиям ГОСТ, и ГСДОУ, и Moreq2, что опять же подтверждается масштабными внедрениями как у коммерсов, так и госников, которых нет ни одного у WSS Docs.

Из плюсов:
1. производительная, сделаная правильно система. Оптимизировали код, оптимизированы стандартные процессы, хранилище, свой поиск, использование нескольких БД.

2. есть два приложения для Ipad: от ЭОС и партнёров. Мы работали и с тем и с тем, удобнее всё таки от вендора.

3. windows приложения любят руководители, им в них работать привычнее и удобнее, их тоже 2 штуки

4. Приложение для Iphone есть. Для андроида нет, но обещают сделать к осени.

5. Для госов есть всё необходимое и МЭДО, и СМЭВ, и УРОГ

6. Есть конкурентная и неконкурентная пользовательские лицензии

7. Чаще всего после внедрения систему продолжают поддерживать и развивать своими силами местные сисадмины

8. Есть партнёрская сеть большая, вы как заказчик можете обратиться к разным партнёрам и выбрать с кем работать комфортнее, но скажу вам сразу у нас ("Юниксофт") одни из самых выгодных условий.

[Maratik]

Сообщение от wildnsk

Любые системы ЭДО необходимо допиливать и поддерживать разработчиком или своими программистами в процессе эксплуатации. Интересно по каким критериям вы делаете отбор поставщика. Коробочные продукты в лоб сравнивают только на самом начальном этапе.

Бред какой то. А если бухгалтерскую систему соберётесь внедрять, тоже будете на заказ делать? Видимо большинство людей: и бухгалтеров, и ген.директоров, и системных администраторов дураки судя по всему, что выбирают готовую 1Ску?

Сталкивался с такими проектами, когда людям мозги парили обещали сделать всё требования и пожелания, кормили так долго, два года, система была заказной лотусовой - к сведению.

[Зайцева Альбина]

Сообщение от wildnsk

Любые системы ЭДО необходимо допиливать и поддерживать разработчиком или своими программистами в процессе эксплуатации. Интересно по каким критериям вы делаете отбор поставщика. Коробочные продукты в лоб сравнивают только на самом начальном этапе.

Поясните, пожалуйста, Вашу мысль? Вы предлагаете не внедрять готовую систему электронного документооборота, а найти подрядчика, который сделает с нуля под нас на заказ?

Простите, но мне кажется это сомнительной идеей - изобритение велосипеда с нуля. Есля я не права, то попрошу Вас обосновать свою точку зрения.

Сообщение от Анастасия Английская

Главное чтобы эти системы допиливались

Анастасия, что Вы имеете в виду? Индвидуальную настройку под наши бизнес-процессы? Если я права, тогда да, обе системы настариваемые под бизнес-процессы заказчика, как и большинство готовых систем.

Сообщение от Maratik

Выбор правильный. Система эл.документооборота на SharePoint, чтобы не говорили ни 1C, ни Dorectum и пр., во сто крат лучше обычной российской СЭД.

Марат, в свою очередь хотела бы поблагодарить Вас за комментарий. Я конечно понимаю, в какой то мере каждый кулик своё болото хвалит, но тем не менее, спасибо Вам, очень полезная и интересная информация. Мы её постараемся проверить конечно же.

Сегодня к нам приезжал мальчик с EOS for Sharepoint, измучали бедного до сиплости, но всё таки показал все наши процессы и возможности настройки в том числе. Некоторые моменты мне до конца не понятны всё равно, как например настройка ветвлений в маршрутах согласования договоров, но в целом система показалось очень функциональной и логически законченной. Наше мнение о EOS for sharepoint самое положительное.

Интерфейс понравился, рабочие столы пользователей, анимация, вкладочки, фильтры, нам показалось удобно, аналогично и с планшетными приложениями. Получили демо-версию системы будем изучать.

Но тем не менее, в ближайшие паны посмотреть и WSS docs, на видео кажется тоже достаточно простым.

И уже обстоятельно изучив весь материал рабочая группа будет принимать решение в пользу той или иной системы и объявлять конкурс.

[Анастасия Английская]

Альбина, это и имею в виду, не все системы реально допилить под все нужды компании.

[Татьяна-Калинина]

Марат, как связаться с Вами? Наша компания выбирает систему автоматизации электронного документооборота, и как оказалось наш внутренний сайт, с которым уже работаем несколько лет и есть sharepoint, что значительно упрощает как понимаю, саму работу по внедрению и соответственно стоимость. Если это возможно, то просим показать нам Вашу систему. Сможете помочь?

[Maratik]

Сообщение от Татьяна-Калинина

Марат, как связаться с Вами? Наша компания выбирает систему автоматизации электронного документооборота, и как оказалось наш внутренний сайт, с которым уже работаем несколько лет и есть sharepoint, что значительно упрощает как понимаю, саму работу по внедрению и соответственно стоимость. Если это возможно, то просим показать нам Вашу систему. Сможете помочь?

рад буду помочь отписался в личку!

если у кого то есть вопросы по внедрению электронного документооборота, архивам, или готовым системам "дело", edoclib или eos for sharepoint я всегда рад ответить на них!

[Перевалова]

Сообщение от Maratik

рад буду помочь отписался в личку!

если у кого то есть вопросы по внедрению электронного документооборота, архивам, или готовым системам "дело", edoclib или eos for sharepoint я всегда рад ответить на них!

А у вас есть сайт? Ну, чтобы почитать, чем вы вообще занимаетесь.

[Анастасия Английская]

У нас все-таки по-прежнему Файлер для ЭДО, пока что его вполне хватает.

[Maratik]

Сообщение от Перевалова

А у вас есть сайт? Ну, чтобы почитать, чем вы вообще занимаетесь.

Есть конечно, Занимаемся внедрением СЭД Дело, EOS fos sharepoint, eDocLib: Актив бизнес (СЭД, архив и CRM в одном флаконе для малого бизнеса), а также автоматизацией электронных архивов и архивных фондов организаций на базе также систем ЭОС - Архивное дело и eDoclib.

Кстати, готовы только для пользователей с данного форума сделать для примера пилотный проект с одним вашим бизнес-процессом БЕСПЛАТНО!

Если интересно, пишите в личку или лучше на сайт.

[Maratik]

Сообщение от Анастасия Английская

У нас все-таки по-прежнему Файлер для ЭДО, пока что его вполне хватает.

Анастасия,

Так это две разных системы обсуждаем, тут ж про СЭДы тут говорят, а файлер умеет, цитриую с их сайта:
"— Из любой точки мира отправить документ своему контрагенту;
— Мгновенно подписать его электронной подписью;
— Быть уверенным в защите и конфиденциальности передаваемой информации;
— Получить подтверждение c датой и временем отправки, уведомление о получении документов контрагентом;
—Сразу же получить от контрагента подписанные документы в электронном виде через Интернет;
— Легко найти необходимый документ в электронном архиве;
— Приглашать своих контрагентов к обмену электронными документами; "

Т.е. он используется ТОЛЬКО для ОБМЕНА между одним юр.лицом и другим для экономии времени, бумаги и курьеров.

А СЭД - система электронного документооборота - призвана автоматизировать внутреннюю работу, на примере того же EOS for Sharepoint

Цитирую:

" - Согласование/Подписание

• Согласование любых типов документов: договоров, счетов, ОРД, исходящих писем, тех.документов, заявок и пр.
• Автоматизация процессов совместной подготовки, рецензирования, заверения, согласования и утверждения проектов документов в электронном виде
• Гибкий и удобный маршрутизатор процессов согласования

Регистрация документов

• Регистрация входящих/исходящих/внутренних документов
• Создание карточки документа и прикрепление любых файлов, заполнение реквизитов, автоматическое присвоение документу регистрационного номера и прав доступа, соответствующих группе, к которой он относится

Поручения

• Система поддерживает следующие виды поручений: резолюция, пункт, периодическое поручение, поручение без документа, подчинённое поручение, проекты поручений и подчинённых поручений
• Гибкие и удобные возможности контроля хода и результата работ

Электронный архив

• Поддержка принятой в организации номенклатуры дел
• Механизм списания документа в дело
• Просмотр перечня документов, списанных в дело
• Поддержка работы с многотомными делами
• Возможность закрыть дело и открыть его снова для поступления в него новых документов
• Интеграция с подсистемой «Архивное дело»

....
"
плюс он же используется и для автоматизации других бизнес-процессов: согласование заявок в ит-службу, в кадры, курьера, ТМЦ и пр., для управления совещаниями, как хранилище файлов и пр.

Файлер и EOS для шарепоинт - разные системы под разыне нужды.

[Зайцева Альбина]

Марат, Вы знаете, Вы были правы, говоря что WSS DOCS, что у них красивый интерфейс, но всё таки не до конца не продуманный, если в EOS for Sharepoint предусмотрено множество фильтров на рабочем месте сотрудника, то в WSS DOCS, есть только предсозданные папки, и можно ещё свои создать и поиск, опять же поиск везде один идёт, и папки всё таки не очень правильно. Что будет, если например через год или полотора у меня будет лежать в ней 500 документов и задач в каждой папке? как я искать там буду информацию, всё таки удобство работы там не самое лучшее, чтобы они не говорили в своей рекламе.

Также не понравилось ценообразование, есть дешёвое внедрение, но там идёт всё слишком стандартное, и под нас подходит не всё, а стандартное внедрение показалось слишком дорогим, и не будет на 100% настройки наших процессов, часть работ за допплату всё равно идёт.

И что будет, если мы вдруг поругаемся с WSS? ну мало ли, что то не устроит, резко повысят цены за обслуживание или придут на работу не адекватные сотрадники, и что тогда? оставлять систему не обслуживаемой или опять менять систему? ну уж нет...
Вот и получается, что по всем критериям выбора у нас победила EOS for Sharepoint.

Марат, Ваша организация оказывает услуги обследования наших потребностей и их анализа, в том числе с целью оптимизации?

Вы составляете инструкции по делопроизводству?

[Maratik]

Альбина, не сразу понял, что Вы имели в виду - система папок и поиск в WSS.

У каждой системы свои разработчики со своим представлениям об удобстве работы и опытом.

Что касается Ваших вопросов, наша организация оказывается услуги реинжиниринга бизнес-процессов и услуги по написанию инструкций по делопроизводству.

Также обычно для заказчиков делаем ролевые видео-уроки по работе с системой, т.е. есть готовая система, настроенная под вас, делаем видео-инструкцию, например, для делопроизводителя, для менеджера, для руководителя. Новый сотрудник пришёл, видео инструкцию даёте, он смотрит, сдаёт своему руководителю экзамен, приступает к работе.

Таким образом, ввод в работу новых сотрудников, особенно актуально при активной ротации кадров или при распределённой структуре организации, становится более простым.

[Перевалова]

Сообщение от Maratik

Файлер и EOS для шарепоинт - разные системы под разыне нужды.

Действительно, не сравнимые вещи получаются.

[АндрейСБиС]

кому интересно подключение со скидкой? звоните 89267903108, расскажу, покажу)

[Анастасия Английская]

Сообщение от АндрейСБиС

кому интересно подключение со скидкой? звоните 89267903108, расскажу, покажу)

Рассказывайте тут всем. Кому интересно, думаю, сразу на ус намотают. К чему эти секреты?

[АндрейСБиС]

никаких секретов!) просто я могу подключить к программе эл/отчетности с 50 % скидкой