Авансовый, получено из кассы - 0, можно ли?

[Natalia km-trans]

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста.
(УСНо)
Директор ООО до открытия р/с платил за все услуги (аренда, охрана и т.д.) наличными через кассу все чеки сохранились. Можно ли вернуть эти деньки с расчетного счёта? И как правильно составить авансовый отчёт или другие документы

[Natalia km-trans]

Срок давности чека? За январь 2008г. можно снять со счетак и вернуть директору в октябре 2008 г.? А в затраты это было отнесено в первом полугодии.

[Larky]

Сообщение от Natalia km-trans

в затраты это было отнесено в первом полугодии.

Ну так с этого момента у вас и висит долг перед директором, чеки Вы должны были принять с его авансовым отчетом...

[disappointed]

Извините, немного не поняла...
Вы удалили все РКО?
Этого делать однозначно нельзя.
Вы по РКО делаете выдачу сотруднику денег на хоз.нужды.

Я сделал так, идёт авансовый с выдачей из кассы = 0, на некую сумму, образуется перерасход, после чего ещё один допустим идёт, также без выдачи денег (перерасход увеличивается). После чего идёт РКО на меня - выдача подотчётных денег (погашение перерасхода). Итд.
Схема неверна? Мне так максимально удобно.



Если не указать в этой форме контрагента и договор то сумма выданная по РКО не списывается с перерасхода по авансовым.
Выяснил опытным путём.

Подождите, и тут не пойму...
В РКО контрагент и договор не указывается.
В РКО вы указываете ФИО сотрудника, которому вы выдаете деньги на хоз.нужды.
Контрагент и Договор - это у вас непосредственно в авансовом отчете будет и в Поступлении материалов, но не в РКО!

Я где-то ошибаюсь?

[Innoch]

Сообщение от disappointed

Я сделал так, идёт авансовый с выдачей из кассы = 0, на некую сумму, образуется перерасход, после чего ещё один допустим идёт, также без выдачи денег (перерасход увеличивается). После чего идёт РКО на меня - выдача подотчётных денег (погашение перерасхода). Итд. Схема неверна? Мне так максимально удобно.

А, теперь поняла!
На самом деле, мы так делаем.

Сообщение от disappointed

Если не указать в этой форме контрагента и договор то сумма выданная по РКО не списывается с перерасхода по авансовым. Выяснил опытным путём.

Такого просто не может быть...
У вас есть возможность сюда выложить ваш РКО (удалите там наименование фирмы, контрагента, всю информацию важную), просто интересно почему у вас так получается. Или давайте я вам выложу свой РКО, вы сравните со своим!

Сообщение от disappointed

Я где-то ошибаюсь?

Как я уже написала, в РКО не нужно указывать контрагента и договор, там должен быть только ФИО сотрудника.

[disappointed]

Сообщение от Innoch

А
Такого просто не может быть...

Последний АО от 17.10.08
Смотрим перерасход.


Делаем РКО датой ранее, 16ым на 50,000р не указываю контрагента и договор.



Проводим, смотрим перерасход по авансовому, он не изменился.



Возвращаемся в РКО и ставим контрагента. Перепроводим. Идём в авансовый. Перерасход уменшился на 50,000р.



Чем это объяснить?

[Innoch]

disappointed, как странно... я про расходник.
Вы в какой программе работаете?
Видимо у нас с вами разные программы, поэтому у вас в РКО действительно нужны договор и контрагент...

[disappointed]

1C Предприятие 7.7
Конфигурация
Упрощенная система налогообложения ред.1.3 (7.70.147)

P/S Только что обновил конфигурацию УСН на самую последнюю (7,70,158). Всё точно также. Думаю это особенность УСН в 1С.

[Innoch]

disappointed,точно! Извините, что ввела в заблуждение, я тоже в 7.7 работаю, но не в УСН, потому и разница такая! Простите

[Копейка]

Сообщение от disappointed

Я сделал так, идёт авансовый с выдачей из кассы = 0, на некую сумму, образуется перерасход, после чего ещё один допустим идёт, также без выдачи денег (перерасход увеличивается). После чего идёт РКО на меня - выдача подотчётных денег (погашение перерасхода). Итд.
Схема неверна?

Для УСН 7.7 только неверна. Там "При отражении в налоговом учете оплаты поставщику принято допущение, что подотчетное лицо использует средства организации. В этом случае при определении суммы принимаемых расходов состояние взаиморасчетов организации и подотчетного лица не учитывается."

В 1С:упрощенке важен порядок
1)РКО на подотчетника.

Т.е. тут "утром деньги - вечером стулья", а не наоборот.
2)АО (тот же подотчетник выбирается, а в Субконто 1 - конрагент.)
3)Документ о поступлении ОС или материалов.

[NЛилу]

Здравствуйте! помогите мне пожалуйста! как мне быть. значит моя ситуация такова с января 2008 года по сей день. подотчетное лицо -это директор. он часто все покупает за свой счет а потом берет из банка деньги вносим в кассу по ПКО и выдаем по РКО. Авасновые отчеты делаю каждый месяц в конце месяца. до сентября 2008 года был др. бухалтер. и значит тоже а/о делались каждый месяц .и в сентября я обнаружила кучу апрельских, майских даже январских чеков.как быть вносить мне их или не надо? и напрмер по а/о на 01.09 перерасход 17000р и он берет еще денег на 20000р приэтом за сентябрь тратит на 17000р и при этом опять перерасход 14000р и так постоянно т.е каждый месяц делаются отчеты и каждый месяц независимо перерасход или остаток он берет деньги! как быть в такой ситуации? я слышала то что можно сделать приказ там примерно на год что в конце года можно отчитаться! действительно ли так можно? и если да как примерно составить этот приказ? помогите пожалуйста никак не разберусь!!!!

[Innoch]

Сообщение от NЛилу

и в сентября я обнаружила кучу апрельских, майских даже январских чеков.как быть вносить мне их или не надо?

Я бы в виде исключения внесла. Сделала бы авансовый отчет от октября, например, и в нем были бы все эти старые чеки.

Сообщение от NЛилу

и напрмер по а/о на 01.09 перерасход 17000р и он берет еще денег на 20000р приэтом за сентябрь тратит на 17000р и при этом опять перерасход 14000р и так постоянно т.е каждый месяц делаются отчеты и каждый месяц независимо перерасход или остаток он берет деньги! как быть в такой ситуации? я слышала то что можно сделать приказ там примерно на год что в конце года можно отчитаться! действительно ли так можно? и если да как примерно составить этот приказ? помогите пожалуйста никак не разберусь!!!!

То что перерасход - это не страшно.

Главное - если у него на подотчете хотя бы рубль, а он хочет еще взять чего-нибудь, то в начале он должен рубль вернуть в кассу, а после выдать его себе снова, так сказать.

На год я бы делать не стала - слишком большой срок.
Я бы сделала на 3 месяца. Формулировку не помню честно говоря, но там нужно отразить, что отчитываться по подотчетным суммам подотчетное лицо может в течение 3-х месяцев со дня выдачи денежных средств, что-то в этом роде.

[NЛилу]

а если например на на конец 2007 ода висит остато в размере 29000 руб его надо внести и в тот же день выдать да ( так как лимит равен 0), а можно же и не внести да эти чеки старые или обязательно? и если я составлю приказ на 3 мес. значит по окончании трех месяцев 71 счет должен быть по нулям или как чет не пойму совсем никак подскажите пожалуйстаи всегда всегда если остатоек то нада сначала внсти а потом выдать да? а если перерасход вот так постоянно висит это нормально да?

[Innoch]

Сообщение от NЛилу

а если например на на конец 2007 ода висит остато в размере 29000 руб его надо внести и в тот же день выдать да ( так как лимит равен 0),

Лимит не может быть равен нулю.
Вы наверное про лимит кассы говорите?
Так он не влияет на выдачу подотчетных денежных средств, это разные вещи.

Если вы говорите о том случае, когда работник в конце года хочет вернуть то, что ему было выдано (29000=), да, он возвращает через ПКО в кассу денежные средства.
Затем вы их в этот же день ему выдаете снова. В этом нет ничего страшного.

И не обязательно он должен в конце 2007 года возвращать подотчетные суммы, в общем-то.

Сообщение от NЛилу

а можно же и не внести да эти чеки старые или обязательно?

Можете вообще их выкинуть, только вы же себе сделаете хуже. Директор же отчитался чеками, а выходит, что вы эти деньги не учтете, и на нем будет висеть долг. Зачем это делать, если можно просто провести эти чеки? И уменьшить тем самым долг.

Сообщение от NЛилу

и если я составлю приказ на 3 мес. значит по окончании трех месяцев 71 счет должен быть по нулям или как чет не пойму совсем никак подскажите пожалуйста

Нет...
это вот взял директор 01 января 10000 рублей.
Вернуть он их должен до 01 апреля.
Просто делаете 31 марта ПКО, что директор внес 10000 рублей, и этим же днем выдайте эту сумму ему снова.
Тем самым вы продлите срок действия выдачи денежных средств.

Сообщение от NЛилу

и всегда всегда если остатоек то нада сначала внсти а потом выдать да?

Ну, вы знаете, я порой не соблюдаю это правило. Но стараюсь делать все правильно в этом смысле.
Даже когда не соблюдала - у меня банк проверял документы и ничего не сказал по этому поводу.
Вообще за это не наказывают.

Сообщение от NЛилу

а если перерасход вот так постоянно висит это нормально да?

Вообщем-то да, ничего страшного.

[NЛилу]

ой спасибо огромное! так помогли еще если сможете подскажите пожалуйста чтоб сомнения ушли ! вот у меня в яеваре , марте, мае остаток висит аж та под 80000 р потом сразу же в июне а/ о на сумму 50000р ? мне как исправит да переделать сделать приход в кассу и расход да? или оставить так как есть? еще а если за период с 01.08 по 01.04 выдавались деньги например 02- 20000р, 03- 10000 р т.е несколько раз за три месяца как в этом случае отчитаться?еще нашла февральскую командировку она не забита как мне быть забить ее или не надо? там тока проездные билеты больше ничего нет! а по чекам долга в принципе нет так как он в основном покупает бензин и на телефон деньги ложит тока такие чеки? (это старые которые) как быть звбить все равно да? а налоговики ниче не скажут что январьские вот чеки забиты в октябре? и еще можно гсм сразу списать на затраты без оприходования на 10 счет и без составления путевого листа? ой закидала вас вопросами! помогите если сможете

[Innoch]

Сообщение от NЛилу

вот у меня в яеваре , марте, мае остаток висит аж та под 80000 р потом сразу же в июне а/ о на сумму 50000р ?мне как исправит да переделать сделать приход в кассу и расход да? или оставить так как есть?

Если есть возможность, лучше переделать:
сделать ПКО возврат неиспользованной подотчетной суммы
А следом сделать РКО - выдача под отчет.

Сообщение от NЛилу

еще нашла февральскую командировку она не забита как мне быть забить ее или не надо? там тока проездные билеты больше ничего нет!

Ну а как же вы проездные билеты проведете, если не будете оформлять командировку?
Я бы оформила задним числом. То есть тогда, когда шеф непосредственно ездил в командировку.

Сообщение от NЛилу

а по чекам долга в принципе нет так как он в основном покупает бензин и на телефон деньги ложит тока такие чеки? (это старые которые) как быть звбить все равно да?

Конечно, да.
Бензин вам же списывать нужно будет, поставьте его на приход.
Деньги на телефон - документально же нужно подтверждение, чтобы оплатить это директору, без чеков никак, поэтому конечно - оформляйте все чеки!

Сообщение от NЛилу

а налоговики ниче не скажут что январьские вот чеки забиты в октябре?

а какая у вас система налогообложения?
Но вообще хочу сказать, что когда меня проверяли - по этому поводу ничего не говорили.

Сообщение от NЛилу

и еще можно гсм сразу списать на затраты без оприходования на 10 счет и без составления путевого листа?

Нет, нельзя, совершенно точно.

В авансовом отчете у вас будет счет 60.1
Потом делаете поступление материалов - на счет 10.3 делаете приход гсм.
Путевой лист оформляется обязательно.
На основании норм производите списание гсм.

Сообщение от NЛилу

помогите если сможете

Обращайтесь, всегда рада помочь!

[NЛилу]

Подскажите а можно ли так оставить т.е остаток не вносить в кассу что за это будет? просто так не хочется все переделывыать. У нас общая система налогообложения! а если командировку сделать задним числом какой то налог нужно уточненку делать да? там даже командир. удостоверения нет просто чисто голые билеты и все! а почему бензин сразу нилязя списывать ?????? у нас просто машина взята в лизинг шеф сам ее себе взял и ездит куда хочет как мне при этом оформить путевые листы! ой так сложно все!! и еще скажите насчет того что в если приказ на 3 месяца как при этом отчитаться если за эти три месяца несколько раз выдавались деньги?????? т.е я так понимаю вот прошли 3 мес если остаток то внести в кассу а если перерасход ????сразу бежать и снимать деньги из банка?

[Innoch]

Сообщение от NЛилу

Подскажите а можно ли так оставить т.е остаток не вносить в кассу что за это будет? просто так не хочется все переделывыать

Ну и не переделывайте, просто после не повторяйте эту ошибку.
Вообще-то ничего за это не будет, банк при проверке может сказать, что так делать не рекомендуется, но никаких штрафов не будет.
И, повторюсь, когда меня проверяли, ничего не сказали по этому поводу.

Сообщение от NЛилу

а если командировку сделать задним числом какой то налог нужно уточненку делать да?

Сложно сказать, я не на ОСНО.
Вообще... вы же должны будете заплатить НДФЛ с командировочных, если я не ошибаюсь. По поводу всего остального, увы, не помогу, у меня УСНО.

Сообщение от NЛилу

там даже командир. удостоверения нет просто чисто голые билеты и все!

А почему же вы командировочное удостоверение не сделали? Сделать его задним числом можно, если согласятся печати на нем поставить в том городе, где был директор... если нет - то никак вам его задним числом не сделать... хотя с другой стороны: у вас есть на руках подтверждение того, что директор реально был в другом городе - это его билеты...
А может оформить его в отпуск на этот период и оплатить билеты как бы в честь отпуска?

Сообщение от NЛилу

а почему бензин сразу нилязя списывать ?????? у нас просто машина взята в лизинг шеф сам ее себе взял и ездит куда хочет как мне при этом оформить путевые листы! ой так сложно все!!

Почему нельзя? Потому что такие правила
Если ездит куда хочет - в путевом листе пишите "По городу".
Списывайте на него норму, и все.

Сообщение от NЛилу

и еще скажите насчет того что в если приказ на 3 месяца как при этом отчитаться если за эти три месяца несколько раз выдавались деньги??????

Выдавать деньги можете сколько угодно раз. Но если вы выдаете, то перед этим подотчетник должен вернуть остаток, который на нем висит.

Сообщение от NЛилу

т.е я так понимаю вот прошли 3 мес если остаток то внести в кассу а если перерасход ????сразу бежать и снимать деньги из банка?

Не нужно сразу бежать. Отдадите, когда посчитаете нужным.

[Innoch]

NЛилу,по поводу лизинга:

Учтем расходы на бензин

Т.А. Коваль, налоговый консультант
Купив или взяв в аренду автомобиль, фирма должна быть готова платить за его содержание. Прежде всего, конечно же, оплачивать бензин. Поговорим о том, как учесть расходы на ГСМ. Разберем наиболее интересные и актуальные вопросы, с которыми может столкнуться организация, списывая «топливные» затраты.
Обойдемся без Норм?
Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса разрешает включить стоимость бензина в состав прочих расходов. При этом глава 25 кодекса не относит «топливные» издержки к нормируемым затратам. Однако инспекторы зачастую требуют нормировать стоимость бензина. Например, списывать его в пределах Норм расхода топлива (Р3112194-0366-03), утвержденных Минтрансом России 29.04.2003. А по автомобилям, для которых нет нормативов, – исходя из данных техдокументации на транспорт (письмо Минфина России от 04.05.2005 № 03-03-01-04/1/223). Но использовать эти нормы лишь право, а не обязанность фирмы, ведь они не имеют юридической силы. Документ не регистрировался Минюстом и не публиковался. Но если фактический расход топлива значительно отличается от этих норм, чтобы избежать споров с инспекторами, фирма может провести контрольные замеры. Полученные значения следует утвердить приказом директора в качестве нормативов. Тогда для целей налогообложения могут приниматься именно эти показатели.
Если автомобиль арендованный
Рассмотрим, как нужно учитывать расходы на приобретение топлива, если автомобиль взят компанией напрокат. По статье 646 Гражданского кодекса, если иное не предусмотрено договором аренды, затраты на машину (в т. ч. на ее заправку) должен оплачивать арендатор. И как отмечается в письме Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, они могут быть учтены при исчислении «прибыльного» налога. Аналогичным образом обстоит дело и для тех фирм, которые применяют упрощенный режим налогообложения. Если организация-арендатор покупает бензин за свой счет, то она вправе включить стоимость топлива в расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 01.02.2006 № 03-11-04/2/24).
Документы – всему голова
Следующим немаловажным моментом при списании затрат на ГСМ является их документальное подтверждение.
В зависимости от формы расчетов при покупке бензина потребуются такие документы:

• кассовый чек – при наличных платежах. Отметим, что в чеке кроме информации о дате и сумме покупки должны быть, в частности, сведения о марке и количестве отпущенных ГСМ. Если в документе таких данных нет, то к нему следует приложить товарный чек, в котором эта информация будет;
• талоны или топливные карты на бензин – при безналичных расчетах. Фирма выдает талоны и карты водителям, по которым они и заправляют автомобили. Выдачу карт нужно регистрировать в книге (журнале) учета приема и выдачи топливных карт. Учитывают затраты на бензин в конце месяца, после поступления актов (накладных) от поставщика с данными об отпущенном количестве топлива.

Обратите внимание: чтобы принять к вычету входной НДС со стоимости бензина, купленного за наличные, потребуется еще и счет-фактура. Поскольку, по мнению налоговых инспекторов, при отсутствии счета с выделенной в нем суммой НДС налог к вычету не принимают. Выделен он в чеке ККТ или нет, неважно. Однако зачастую судьи с выводами инспекторов не соглашаются (постановления ФАС Уральского округа от 29.04.2002 № Ф09-843/02-АК, от 08.07.2003 № Ф09-1961/03-АК, от 10.07.2003 № Ф09-1990/03-АК, ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.05.2004 № А19-3123/03-43-Ф02-1631/04-С1).
Главным оправдательным документом для списания «топливных» расходов при любых вариантах их оплаты служит путевой лист. Формы листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако они обязательны только для автотранспортных компаний. Остальные фирмы вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты первичного документа, предусмотренные статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете». Так разъяснил Минфин России в письме от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327. А в письме от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 финансовое ведомство разрешило составлять путевой лист раз в месяц при условии, что на его основании можно будет судить об обоснованности расхода бензина. Поэтому Минфин рекомендует указывать в путевом листе маршрут передвижения машины. Эти данные позволят судить о факте использования автомобиля сотрудниками в служебных целях. Иначе расходы на бензин считать обоснованными будет нельзя.

Источник: Нормативные акты

[Innoch]

Про командировку:

Сверхнормативные суточные облагаются НДФЛ, если по России они больше 700 р

http://mvf.klerk.ru/zakon/mf62.htm

Командировка без документов

Рубрика: Командировочные, отпуск, больничные

Р. Ярошенко, налоговый юрист

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках...», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.
Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.
Простое решение
Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.
Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.
Где вы были, где вы жили?
Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.
Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.
Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.
Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.
Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.
Универсальный вариант
Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.
Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.
Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.
И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.
Докажи, что проживал
Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.
Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).
На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.
В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.
Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.